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E-procurement é uma solução digital que automatiza o processo de aquisição de bens e contratação de serviços de uma empresa. Trata-se de um sistema que permite controlar desde a cotação até o pagamento ao fornecedor, o qual promove economia, segurança e eficiência para a gestão de suprimentos de uma companhia.
Entender como funciona o processo de procurement e descobrir meios de otimizá-lo deve estar na lista de prioridades de todo gestor dessa área. Afinal, a atuação desse setor impacta diretamente o poder competitivo da organização. Assim, quanto mais preciso for, mais resultados traz para a companhia.
Por meio de uma conduta estrategicamente planejada e de uma gestão de compras corporativas eficiente, gera-se mais valor e aumenta-se a qualidade dos produtos e/ou serviços que a empresa oferece aos clientes finais.
Contudo, para alcançar resultados como esses, é fundamental usar a tecnologia a favor. As ferramentas certas eliminam tarefas manuais, reduzem erros e a necessidade de retrabalho, aumentam a produtividade das equipes e liberam os profissionais para outras atividades tão importantes quanto, como criar uma boa relação com fornecedores estratégicos.
Neste artigo, explicaremos em detalhes o que é e-procurement, quais tipos existem, como esse sistema funciona e tudo o que é necessário para promover a automação no setor de compras da sua empresa.
Siga a leitura e confira!
Principais aprendizados:
Procurement é um conjunto de atividades estratégicas que conecta compras à geração de valor para o negócio.
Essa dinâmica vai além do ato de comprar e inclui planejamento, ESG, compliance e gestão de riscos.
Um sistema de e-procurement automatiza e integra o processo de aquisição de ponta a ponta.
O uso da tecnologia reduz falhas, melhora a tomada de decisão e fortalece o controle das tarefas.
Ferramentas tecnológicas, como o SRM da Linkana, otimizam tempo e ampliam a eficiência do setor.
O que é procurement?
Procurement refere-se à gestão completa das aquisições corporativas. Vai além da compra de bens e contratação de serviços e inclui análise de mercado, seleção de fornecedores, contratos e entregas. O objetivo é garantir que a empresa receba o melhor em cada transação, com transparência, economia e eficiência.
Portanto, essa prática não se limita a comprar algo que o negócio precisa para manter o seu fluxo operacional. O procurement visa também a otimização de custos, a garantia da qualidade dos produtos ou serviços e a construção de relações com fornecedores estratégicos.
Neste ponto, percebe-se que procurement e compras não são a mesma atividade. Compras é uma etapa no processo de procurement que envolve ações operacionais, como emissão de pedidos, pagamento e recebimento de mercadorias.
Já o procurement tem uma finalidade mais ampla e estratégica, pois inclui outras questões, como planejamento da demanda, avaliação de riscos e negociação de contratos.
Assim, é certo dizer que compras executa, enquanto procurement planeja, negocia e gera valor.
Dica! Entenda tudo sobre esse tema no artigo: “Procurement: guia para aprimorar sua cadeia de suprimentos”
Qual a diferença entre procurement e compras operacionais?
A principal diferença entre procurement e compras operacionais é que o primeiro conceito tem foco estratégico, enquanto o segundo concentra-se na execução das aquisições do dia a dia. Embora ambos lidem com processos de aquisição, seus papéis, objetivos e níveis de responsabilidade são distintos.
O procurement envolve planejamento de longo prazo, gestão de riscos, relacionamento com fornecedores, políticas de compliance e alinhamento com práticas de ESG (ambientais, sociais e de governança).
Além de negociar preços e identificar a melhor fonte de abastecimento, também constrói parcerias sustentáveis, analisa dados de desempenho e garante que os contratos estejam em conformidade com normas internas e externas.
O objetivo do procurement é gerar valor para o negócio, fortalecer a cadeia de suprimentos e antecipar cenários.
Por outro lado, as compras operacionais concentram-se na parte tática e na execução das requisições de materiais e serviços que já passaram pelo planejamento estratégico. Essa dinâmica inclui emissão de pedidos, conferência de prazos e comunicação direta com os fornecedores. Seu papel é garantir o abastecimento contínuo da empresa, com agilidade e precisão.
Entenda mais detalhes no artigo: “Compras e procurement: quais são as diferenças entre essas áreas?”
Como funciona o processo de procurement?
O processo de procurement funciona como uma sequência estratégica de etapas que garantem a aquisição eficiente de bens e serviços para a empresa. Cada fase deve alinhar o fluxo de abastecimento às metas da empresa, promover controle de custos, garantir a qualidade e a sustentabilidade nas operações.
Além disso, o procurement envolve o monitoramento constante para garantir o cumprimento dos acordos que a companhia fez com os fornecedores, bem como para identificar oportunidades de melhoria contínua na supply chain.
Cada empresa pode ter a sua própria dinâmica. Porém, em linhas gerais, estas são as principais etapas do processo de procurement:
Mapeamento de necessidade;
Pesquisa e homologação;
Negociação;
Contratação;
Avaliação de desempenho.
Entenda!
1. Mapeamento de necessidade
Os setores de maneira individual ou o time de compras identificam o que precisa adquirir a partir de diferentes fatores, como volume, prazo, orçamento e impacto no negócio. Essa fase garante o alinhamento entre demanda e objetivos estratégicos.
2. Pesquisa e homologação
Os profissionais responsáveis pela aquisição analisam o mercado, comparam fornecedores e selecionam aqueles que atendem aos critérios técnicos, financeiros e legais. Em seguida, homologam os aprovados para iniciar o processo de compra.
3. Negociação
A equipe negocia preços, prazos de entrega, condições de pagamento e cláusulas contratuais. O objetivo é alcançar o melhor custo-benefício, sem comprometer a qualidade e o fluxo operacional.
4. Contratação
Formaliza-se o acordo com o fornecedor por meio de contrato ou pedido de compra. Essa etapa define direitos, deveres e penalidades e garante segurança para ambas as partes.
5. Avaliação de desempenho
Após a entrega dos produtos e serviços, é fundamental verificar se o fornecedor cumpriu os prazos, especificações e padrões acordados. Esse monitoramento serve como base para decisões futuras de recompra ou substituição de parceiros de abastecimento.
Aproveite e leia também: “Como melhorar o desempenho de fornecedores? Guia!”
Quais tipos de procurement existem?
A divisão entre os tipos de procurement parte de duas classificações principais: direto versus indireto e estratégico versus tático. Cada uma dessas categorias define o papel do processo de aquisição na operação e no posicionamento da empresa.
Procurement direto vs. indireto
O procurement direto refere-se à aquisição de insumos, matérias-primas e componentes que integram o produto final ou serviço que a empresa oferece aos clientes finais.
Em uma fábrica de calçados, por exemplo, inclui couro, solados, cadarços e embalagens. Isto é, todos os itens que compõem o produto que a marca comercializa.
Esse tipo de procurement impacta diretamente a produção, exige mais controle de qualidade, prazos rigorosos e alinhamento com a cadeia produtiva.
Procurement indireto, por outro lado, envolve a compra de itens que não fazem parte da solução final, mas, ainda assim, são essenciais para o funcionamento do negócio, como serviços de limpeza, equipamentos de TI, mobiliário e papelaria.
Embora não afete diretamente a produção, influencia a eficiência operacional do negócio e pode elevar os custos gerais da empresa se houver falhas na gestão de compras corporativas, como contratos mal negociados, aquisições fora do padrão e falta de controle sobre os pedidos.
Procurement estratégico vs. tático
O procurement estratégico concentra-se em decisões de longo prazo. Esse tipo busca construir relações com fornecedores estratégicos e parcerias duradouras, reduzir riscos, garantir vantagem competitiva e gerar valor.
Inclui ainda análise de dados, gestão de contratos complexos e planejamento estruturado de suprimentos.
Por sua vez, o procurement tático tem por objetivo ações operacionais e de curto prazo. Atua na execução do processo de compra e atendimento de demandas específicas do dia a dia.
Esse tipo abrange outras atividades rotineiras, como emissão de pedidos, controle de estoque, acompanhamento de entregas e resolução de problemas imediatos.
Quais são os principais desafios que as equipes de procurement enfrentam?
As equipes de procurement lidam com pressões constantes para reduzir custos, aumentar a eficiência e garantir a qualidade das aquisições. No entanto, alguns obstáculos comprometem o desempenho do setor e exigem atenção estratégica. Entre os principais desafios, destacam-se:
Falta de dados confiáveis: sem acesso a dados precisos e atualizados, as decisões de compra tornam-se arriscadas. A ausência de indicadores claros dificulta a análise de desempenho dos fornecedores, o controle de gastos e a identificação de oportunidades de melhoria na cadeia de suprimentos;
Fornecedores de baixo desempenho: parcerias com fornecedores que não cumprem prazos, ou que ignoram especificações e padrões de qualidade, comprometem todo o fluxo de abastecimento. A falta de um processo estruturado de avaliação e homologação expõe a empresa a falhas e a prejuízos operacionais, financeiros e reputacionais;
Processos manuais: realizar tarefas manualmente aumenta a chance de erros, atrasos e retrabalho. Além disso, compromete a padronização e a rastreabilidade das compras, limita a capacidade da equipe de atuar estrategicamente e de impedir desperdícios e fraudes;
Risco de compliance: a gestão de procurement precisa seguir políticas internas, legislações e normas específicas do setor. Quando não há controle sobre contratos, por exemplo, há mais risco de não conformidades, recebimento de multas e, por consequência, danos à imagem da companhia.
A melhor maneira de superar esses desafios é com ajuda da tecnologia. Plataformas digitais de e-procurement centralizam dados, automatizam processos, padronizam rotinas e aprimoram o controle sobre fornecedores e contratos.
Além disso, esse tipo de solução promove a automação no setor de compras e deixa o time de procurement muito mais eficiente e produtivo, bem como gera dados confiáveis para embasar decisões.
Como a tecnologia transforma o procurement?
A tecnologia transforma o procurement porque integra dados, automatiza processos e fortalece o controle sobre toda a cadeia de suprimentos. Dessa forma, promove decisões mais rápidas, estratégicas e fundamentadas.
As ferramentas certas eliminam falhas operacionais, melhoram a eficiência das compras e posicionam o setor como um dos pilares de crescimento do negócio. Os softwares de e-procurement, por exemplo, centralizam todo o ciclo de compras em um único ambiente digital.
Solicitações, cotações, aprovações, contratos e pagamentos ocorrem de forma integrada, o que reduz falhas operacionais e melhora a rastreabilidade e o relacionamento com as empresas fornecedoras.
Já o SRM (Supplier Relationship Management) é uma plataforma que automatiza a gestão de fornecedores.
O sistema reúne dados sobre desempenho, prazos, conformidade e histórico de entregas. A centralização de informações facilita o acompanhamento de indicadores, a identificação de riscos, o fortalecimento de parcerias e a criação de relacionamentos estratégicos e de longo prazo.
Um dos motivos é que esse tipo de solução entrega uma visão completa dos fornecedores que compõem a rede de abastecimento da empresa, por meio de dashboards (painéis interativos) que consolidam dados de diferentes fontes e apresentam métricas essenciais em tempo real.
Dessa forma, os gestores e seus times visualizam gargalos nos processos, monitoram KPIs e tomam decisões com mais rapidez, embasadas em fatos e não em achismos.
Dica! Veja o que você encontra no SRM da Linkana!
O que é e-procurement e como funciona?
E-procurement é um sistema ou ambiente digital para contato, negociação e compra de suprimentos ou serviços. O objetivo dessa solução é integrar diferentes atividades da área de compras e procurement e, assim, gerar mais praticidade e eficiência nas interações entre empresas e fornecedores.
Também é possível enxergar esse tipo de sistema como um catálogo online para contratantes e fornecedores se encontrarem. Dessa forma, fica mais fácil localizar companhias que comercializam produtos necessários para as operações da sua companhia.
A recíproca também é verdadeira, pois os fornecedores ampliam seu alcance e têm a oportunidade de realizar negócios com uma variedade de clientes e parceiros comerciais.
Algumas aplicações de um e-procurement
Outro ponto que vale a pena mencionar sobre o e-procurement é a otimização de uma tarefa que costumava ser extremamente burocrática, repetitiva e ineficiente: o processo de qualificação de fornecedores.
De modo geral, ao pensar sobre o que é o e-procurement, ligamos principalmente às negociações entre empresas (B2B). Contudo, essa dinâmica também pode ocorrer com o setor público ou mesmo com o consumidor final, embora seja uma situação mais esporádica.
Usuários qualificados para utilização do sistema de e-procurement — os quais podem ser tanto compradores quanto fornecedores — registram-se no software conforme a sua posição e disponibilizam informações sobre a organização na qual atuam, tipo de produtos e serviços que comercializam ou precisam comprar, conforme a necessidade.
É possível, então, consultar potenciais empresas fornecedoras, elaborar ordens de compra para receber propostas ou negociar diretamente com os parceiros que apresentam estrutura para atender sua demanda.
Neste ponto, é importante lembrar que as boas práticas de compliance e os riscos que envolvem a contratação de fornecedores também são aplicáveis ao ambiente virtual.
Por esse motivo, em uma negociação pela internet, é essencial conduzir a checagem de reputação, verificar a capacidade produtiva e avaliar a conformidade dos terceiros.
Extra! Como automatizar esses processos?
Muitas etapas da análise de compliance de potenciais parceiros podem ser automatizadas e geridas por meio de software de e-procurement e plataformas online e, assim, diminuir a complexidade dessa atividade e obter a máxima dedicação à execução estratégica da gestão de compras.
Essa é uma das ofertas da Linkana, plataforma de e-procurement voltada para a automação da consulta pública de compliance e gestão de fornecedores com praticidade, eficiência e segurança.
Em um único lugar, você tem a oportunidade de gerenciar e interagir com parceiros homologados, além de contar com diversas funcionalidades, como cadastro integrado e monitoramento automático de vencimento de documentos.
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Qual a diferença entre e-procurement e e-commerce?
Ainda que e-commerce seja uma plataforma para compra e venda pela internet, que também pode envolver transações comerciais business-to-business (B2B), trata-se de uma base tecnológica diferente do e-procurement.
O sistema voltado para procurement liga-se à aplicação do pensamento corporativo ao ambiente online. Significa, portanto, que as negociações e interações comerciais seguem o padrão de ética e comprometimento necessário para acordos empresariais entre contratante e fornecedor.
Além disso, o e-procurement integra diferentes etapas do processo de compras, como requisição, cotação, aprovação e contratação, enquanto o e-commerce se concentra na experiência de compra direta, com agilidade na aquisição e facilidade de pagamento, principalmente para o consumidor final.
Quais são os tipos de e-procurement? 3 categorias!
Em geral, classificam-se os sistemas de e-procurement em três categorias principais, que são:
ERPs;
e-sourcing;
e-informing.
Veja um pouco mais sobre cada um deles a seguir!
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning, cuja tradução é planejamento de recursos empresariais. É um sistema abrangente voltado para a gestão geral dos fluxos e atividades de uma organização.
Comumente, um software ERP engloba informações de vários setores internos, para tornar o acesso aos dados uma prática ágil e segura.
Com esse recurso, os gestores e seus times têm a chance de elaborar estratégias mais assertivas para o setor de compras, gerenciamento de riscos e gestão de fornecedores.
E-sourcing
O sistema de e-sourcing digitaliza e automatiza processos estratégicos de aquisição, como seleção, qualificação e negociação com fornecedores. O recurso centraliza dados, aumenta a transparência e reduz o tempo e os custos das etapas de compras e contratação de parceiros de abastecimento.
A plataforma funciona como leilão reverso. Após uma primeira interação, o fornecedor pode participar de processos licitatórios ou enviar ofertas para atender uma proposta de demanda da empresa, que avaliará os custos de cada uma, a fim de escolher a mais vantajosa para fechar negócio.
E-informing
Esse tipo de sistema é uma variante mais simples do e-procurement e, basicamente, serve como um banco de dados de fornecedores.
Nessa solução, o departamento de compras obtém dados iniciais e utiliza ferramentas externas, como e-mail e telefone, para conduzir o restante da negociação.
Quais os benefícios do e-procurement para gestão de compras?
Agora que você sabe o que é e-procurement, possivelmente já tenha uma ideia das vantagens dessa solução. A lista é bastante extensa, mas podemos nos concentrar em cinco benefícios principais:
mais agilidade na gestão de compras: ao substituir processos manuais, repetitivos e estressantes, o e-procurement reduz o tempo de execução das tarefas sem gerar riscos pela rapidez na realização;
custos reduzidos: ao automatizar etapas, como a qualificação de fornecedores, e conduzir todos os processos em ambiente digital, o sistema ajuda a empresa a diminuir o gasto de tempo e de recursos financeiros, desde a verba do setor até o custo das horas trabalhadas do comprador;
foco total na estratégia: eliminar atividades de baixa importância permite foco total no planejamento estratégico. Além disso, torna a operação da área de compras uma prática com mais capacidade de agregar valor à organização;
aumento da concorrência: o ganho de tempo permite analisar um número maior de candidatos antes de escolher os fornecedores ideais, o que também ajuda a resolver diversos impasses, como dependência de uma única fonte de fornecimento e dificuldade de abastecimento;
consolidação da cadeia de suprimentos: o e-procurement contribui para a criação de uma cadeia de suprimentos mais forte, resiliente e otimizada, capaz de suportar a evolução das metas de uma companhia e as mudanças de mercado ao longo do tempo.
Não deixe de ler: “Resiliência da cadeia de suprimentos: 8 maneiras de alcançar”
[formulário aqui]
Qual o melhor e-procurement do mercado?
O melhor e-procurement do mercado é aquele que oferece funcionalidades robustas, seguras, fáceis de serem usadas, e que tornam seu dia a dia e dos seus colaboradores muito mais prático, rápido e eficiente.
A solução da Linkana, por exemplo, entrega todos os benefícios do e-procurement que citamos, pois é uma plataforma completa para análise automatizada de compliance, homologação e gestão de fornecedores.
Com o sistema da Linkana você economiza tempo ao realizar consultas públicas com o auxílio das tecnologias de Robot Process Automation (RPA) e Machine Learning.
Além disso, cadastra fornecedores com apenas um clique, gerencia documentos sem burocracia e monitora a base ativa em uma única plataforma.
Conheça um pouco mais da Linkana!
Como a Linkana contribui para um procurement mais eficiente?
A Linkana contribui para um procurement mais eficiente ao entregar funcionalidades que automatizam diversas atividades de compras e gestão de fornecedores, como:
ESG Rating: ferramenta que classifica fornecedores com base em critérios ambientais, sociais e de governança, atribui notas de 0 a 10, o que gera escolhas responsáveis e mitigação de riscos;
automação de onboarding: cadastro integrado com ERPs e homologação com ajuda da IA para aprovações automáticas, o que elimina tarefas manuais e acelera o processo de entrada de novos fornecedores;
compliance contínuo: por meio de monitoramento automático de informações públicas, certidões e listas restritivas, e alertas de vencimentos e pendências em tempo real;
Linkana Network: entrega uma base compartilhada de perfis completos e padronizados de fornecedores. Assim, reduz o esforço de homologação e otimiza a busca pelos parceiros ideais.
Aprimore hoje mesmo os processos de procurement da sua empresa. Preencha o formulário abaixo e conheça, na prática, tudo o que a Linkana oferece para o seu negócio!
FAQ
O que é procurement?
Procurement é o processo estratégico de aquisição de bens e contratação de serviços para empresas. Envolve planejamento, negociação, gestão de fornecedores, compliance e sustentabilidade. Tem por objetivo gerar mais valor para a companhia por meio da garantia de abastecimento.
Como funciona o processo de procurement?
O processo de procurement funciona por meio de etapas estratégicas que alinham as compras às metas da organização. Inclui mapeamento de necessidades de aquisição, homologação, negociação, contratação e avaliação de desempenho dos fornecedores.
O que é e-procurement?
E-procurement é uma plataforma digital para gerenciar todas as etapas do processo de compras, como requisição, cotação, aprovação e controle de fornecedores, com mais agilidade, rastreabilidade e conformidade.
Quais são os três tipos de e-procurement?
ERPs (sistema que integra e automatiza atividades de compras e de outros setores da empresa), e-sourcing (ferramenta para busca, qualificação e negociação com fornecedores) e e-informing (plataforma que centraliza e analisa dados para apoiar decisões estratégicas) são os três tipos mais comuns de e-procurement.
Quais as vantagens de usar um e-procurement?
O e-procurement reduz erros manuais, melhora o controle de gastos, acelera processos, aumenta a transparência nas negociações e fortalece a gestão de compliance e desempenho dos fornecedores.
