Gestão de Fornecedores
Como melhorar o desempenho de fornecedores? Guia!
Acompanhar o desempenho de fornecedores — de perto e periodicamente — é fundamental para o sucesso do seu negócio. Um dos principais motivos é que a atuação desses parceiros comerciais reflete na qualidade dos produtos/serviços que a sua empresa vende aos clientes finais.
Fornecedores que atrasam o fluxo de abastecimento, têm problemas financeiros durante a validade do contrato ou apresentam queda na performance operacional, por exemplo, comprometem o planejamento estratégico da sua companhia e, por consequência, os resultados.
Entretanto, ao utilizar os indicadores de desempenho de fornecedores certos, você e seu time evitam imprevistos, diminuem prejuízos e constroem uma rede de prestadores realmente capazes de suprir as demandas do seu negócio.
Quer conhecer os critérios para avaliação de fornecedores e aprender como medir o desempenho das empresas de fornecimento que compõem a sua supply chain? Então, siga a leitura deste artigo!
Entenda a importância do desempenho de fornecedores
Acompanhar o desempenho de fornecedores que abastecem a sua companhia é importante porque afeta diretamente o relacionamento com os seus clientes, a imagem da sua empresa no mercado, o potencial de crescimento e o faturamento.
Quando uma empresa tem um alto volume de compras ou precisa adquirir produtos apenas de fornecedores com certificação ISO 9001, por exemplo, a avaliação periódica das performances desses parceiros é uma atividade essencial para tornar o processo de aquisição confiável e eficiente.
Por meio do monitoramento do desempenho de fornecedores, os gestores de compras e procurement e seus times diminuem riscos para a empresa e elevam critérios essenciais para o bom funcionamento das operações, como:
qualidade dos serviços terceirizados, matérias-primas e insumos: reduz gastos extras, necessidade de retrabalho e aumenta a satisfação dos clientes finais;
cumprimento de prazos: assegura a continuidade do fluxo operacional e evita interrupções, ainda que temporárias;
conformidade regulatória: permite identificar rapidamente o descumprimento de leis e normas.
Dica! Confira o vídeo do Conselho Regional de Administração do Estado do Rio de Janeiro sobre a importância da avaliação de fornecedores:
O que são indicadores de desempenho de fornecedores?
Os indicadores de desempenho de fornecedores (KPIs) são métricas para avaliação da performance de empresas de abastecimento. O objetivo é comparar o que o contratado entrega ao que o contratante espera receber em relação a fatores como qualidade, conformidade e cumprimento de prazos.
Na hora de definir os KPIs de fornecedores para a sua empresa, não deixe de considerar as regras da ISO 9001, pois se relacionam diretamente aos critérios de avaliação de performance.
Para ajudar você a escolher os melhores indicadores de desempenho de fornecedores, explicaremos os cinco mais importantes. Veja!
Desempenho operacional
O KPI desempenho operacional avalia fatores como a eficiência nas entregas, pontualidade, conformidade com os requisitos que a empresa contratante estabeleceu e a flexibilidade perante mudanças e adequações.
Se o resultado for abaixo do esperado, uma forma de melhorá-lo é:
alinhar as metas e expectativas com o fornecedor;
apresentar o método de coleta de informações e a forma de análise dos KPIs;
passar feedbacks periódicos ao fornecedor sobre seu desempenho;
monitorar continuamente os resultados para resolver impasses no menor tempo possível e evitar problemas maiores tanto para quem contrata quanto para quem é contratado.
Saúde financeira
Este indicador mensura a estabilidade financeira do fornecedor e sua capacidade de honrar compromissos monetários que afetam o fluxo produtivo e o cumprimento de contratos.
Por melhor que uma empresa fornecedora seja no início da contratação, ela não está imune a dificuldades de caixa, as quais atrapalham facilmente o cumprimento de entregas ou a qualidade dos materiais que entrega.
Incidentes e dificuldades pontuais acontecem em qualquer negócio; o problema está na recorrência. Pagar o salário dos funcionários em atraso, todos os meses, é um bom exemplo de situação que afeta os contratantes.
A sugestão aqui é monitorar com frequência o CNPJ do fornecedor para conferir se há restrições ou processos em andamento relacionados a questões financeiras, como as trabalhistas ou, até mesmo, pedidos de falência.
Performance
O KPI de performance inclui diferentes critérios, como taxa de erro e percentual de devolução de produtos.
Antes mesmo de fechar a parceria, você consegue mensurar a capacidade da empresa fornecedora que pretende contratar.
Por meio do histórico, o fornecedor comprova que trabalha eficientemente com empresas do mesmo porte que a sua há anos e que consegue atender às suas demandas.
Porém, ao se tratar de uma nova parceria que oferece um serviço inovador, por exemplo, é recomendado iniciar a experiência com a devida cautela.
Duas maneiras de diminuir os riscos em situações assim são fechar um pedido menor e aplicar um questionário com pontos que você considera relevantes.
Alguns dos tópicos que valem a pena abordar são:
certificação ISO 9001;
assistências técnicas;
garantia para defeitos de fabricação;
tempo de ativação do CNPJ do fornecedor;
tipos e prazos de entrega.
Com as respostas, consegue-se avaliar o fornecedor e decidir se a pontuação dele o classifica como apto a realizar os serviços combinados na parceria.
Processos de gestão
De todos os indicadores de desempenho de fornecedores, este é um dos mais importantes.
O motivo é que somente uma empresa com processos de gestão eficientes tem a capacidade de entregar, de forma consistente, todos os produtos solicitados no prazo e com a qualidade esperada.
Neste ponto, também é válido observar se os catálogos de vendas e pedidos de compra do fornecedor são padronizados e especificados — pois isso indica organização e coerência da instituição.
Analise também como funciona o fluxo logístico, essencial para diminuir o número de gargalos e inconsistências que impactam negativamente a rotina da sua empresa.
Cotação de valores
O preço de um produto ou serviço, muitas vezes, é o fator que convence uma pessoa a comprar ou contratar algo. Porém, esse pensamento não é o ideal quando o assunto é a formação de uma cadeia de suprimentos de qualidade.
Mais importante do que iniciar ou manter uma parceria baseada apenas em valores, analise o custo-benefício que a contratação gera. Inclusive, uma das responsabilidades do setor de compras é a redução de gastos, mas sem comprometer a qualidade dos itens que adquire ou serviços que contrata.
O KPI voltado para a cotação de valores compara os preços que o fornecedor pratica com os do mercado e ajuda você e seu time a tomarem a melhor decisão.
Esta é uma prova de que, com os indicadores certos, sua empresa constrói uma rede de abastecimento que potencializa o crescimento e ajuda a equilibrar a parte financeira.
Contudo, sabemos que a gestão de fornecedores é uma atividade complexa, principalmente em empresas com uma base numerosa de contratados, e que inclui várias etapas.
Portanto, para evitar problemas no fornecimento, é fundamental, por exemplo, realizar um processo de homologação robusto e completo.
Veja, no vídeo abaixo, como a Linkana ajuda você!
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Como medir o desempenho de fornecedores?
O passo a passo de como medir o desempenho de fornecedores tende a variar entre as empresas. Porém, no geral, inclui:
definir o propósito da análise;
determinar a periodicidade do monitoramento;
estabelecer metas claras, realistas, alcançáveis e alinhadas às necessidades do negócio;
escolher KPIs compatíveis com os objetivos da análise;
coletar os dados a partir de fontes confiáveis, como um SRM;
aplicar as informações a cada indicador e analisar os resultados;
alinhar pontos de discordância com os fornecedores.
9 critérios para avaliação de fornecedores, com foco no desempenho
Estes são os principais critérios para avaliação de fornecedores, com foco no desempenho, que merecem a sua atenção:
qualidade dos produtos/serviços;
pontualidade nas entregas;
custo-benefício ao longo do contrato;
flexibilidade e capacidade de adaptação a mudanças inesperadas;
conformidade contratual e perante alterações de leis e normas;
capacidade de inovação;
saúde financeira;
comunicação e suporte ao cliente;
sustentabilidade, responsabilidade social e práticas éticas.
Todos, em maior ou menor grau, impactam o funcionamento do seu negócio, a imagem da sua marca e a capacidade de atender aos clientes finais com precisão, eficiência e qualidade.
Leia também: “Critérios de qualificação de fornecedores: quais analisar?”
Uso do Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF) e KPIs para fornecedores
O Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF) é uma métrica para avaliar a performance das empresas fornecedoras, de forma quantitativa, em relação a critérios que o contratante previamente estabeleceu, como qualidade, pontualidade, custo e conformidade contratual.
Por meio do IDF, os gestores e seus times identificam os parceiros de abastecimento mais confiáveis de acordo com o resultado de seus desempenhos e, assim, tomam decisões mais estratégicas para melhorar a cadeia de suprimentos da empresa.
Este é um exemplo da fórmula para calcular o Índice de Desempenho de Fornecedores:
IDF = (P \ WP) + (Q \ WQ) + (C \* WC)
Neste caso, as siglas se referem a:
pontualidade: por exemplo, percentual de entregas no prazo;
qualidade: quantidade de produtos sem defeitos ou conforme as especificações;
custo: relacionado ao orçamento ou custo-benefício da contratação;
WP, WQ, WC: são pesos que se atribuem a cada critério a partir da importância para o negócio. Devem somar entre um ou 100%.
Todavia, o Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF) é flexível. Logo, os responsáveis pelo monitoramento têm a chance de trocar por outros critérios, por exemplo, flexibilidade e comunicação.
O peso de cada um também varia conforme o modelo de negócio, necessidades e valores. Portanto, não há uma base que todos devem, obrigatoriamente, seguir.
Pense no IDF como um complemento aos KPIs para fornecedores que escolheu para o seu negócio. Uma ferramenta para comparar os indicadores e aprimorar a avaliação dos parceiros de abastecimento.
Monitoramento de fornecedores: uma necessidade contínua
O monitoramento de fornecedores precisa ser uma atividade contínua na sua empresa. Somente dessa forma você mitiga riscos, garante a qualidade dos insumos e serviços terceirizados e constrói uma cadeia de suprimentos realmente eficiente.
Ao acompanhar periodicamente o desempenho dos fornecedores, você tem a chance de identificar rapidamente qualquer mudança na atuação dos parceiros que afete o seu negócio. Assim, resolve o impasse em menos tempo e evita transtornos maiores.
Inclusive, o SRM da Linkana conta com funcionalidades que ajudam você e seu time a acompanhar de perto a performance dos parceiros que compõem a sua cadeia de suprimentos.
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Como a Linkana ajuda a acompanhar o desempenho de fornecedores?
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Ao adicionar um fornecedor, você tem acesso instantâneo a diversas informações públicas, como da Receita Federal, certidões negativas, listas restritivas e ao nosso ESG Rating, ferramenta de análise de riscos dos indicadores socioambientais e de governança.
Conte também com outros recursos, por exemplo: avaliação de performance configurável, fluxos de aprovação customizáveis e relatórios em PDF com diversos dados que ajudam nas suas tomadas de decisão.
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