Compras 4.0: o que são e como implementar na sua empresa?
Compras 4.0 consiste no uso de tecnologias inovadoras no setor de procurement, com o objetivo de aprimorar, otimizar, desburocratizar e aumentar a segurança das atividades relacionadas a essa área.
Para falarmos mais sobre esse conceito, vale voltarmos um pouco no tempo e relembrar todas as revoluções industriais pelas quais o mundo já passou.
A Primeira Revolução Industrial, por exemplo, foi marcada pela máquina a vapor. A Segunda teve como principal conquista a energia elétrica e, a Terceira, a informática e a robótica.
Todos esses fatos, que aconteceram entre os séculos XVIII e XX, estudamos nas escolas e aprendemos detalhes em variados livros que falam sobre o tema. Mas o que muitas pessoas ainda não sabem é que estamos vivendo a Quarta Revolução Industrial.
Desde meados de 2010, é possível dizer que entramos na era da automação, a qual trouxe tecnologias como Cloud Computing e Internet das Coisas, que abriram espaço para novos conceitos, a exemplo das compras 4.0.
Mas quanto esse cenário pode afetar o dia a dia da sua empresa, principalmente a área de compras e procurement? Siga a leitura deste artigo e descubra!
O que são as compras 4.0?
Compras 4.0 pode ser definida como a implementação de tecnologias no setor de procurement para garantir que transações comerciais sejam mais eficientes e seguras.
Dentre as inovações usadas nas compras 4.0, estão:
Big Data;
cloud computing (computação em nuvem);
Inteligência artificial;
robótica;
Internet das coisas;
realidade aumentada;
impressoras 3D;
Machine Learning.
Dica de leitura! Aproveite e confira este artigo: "Conheça 4 vantagens do uso do big data em Compliance"
Como as compras 4.0 impactam o setor de procurement?
Com a chegada de novas tecnologias na área de procurement, como as que acabamos de citar, é certo afirmar que esse setor passou por um importante processo de inovação.
Ao trazer o conceito de compras 4.0 para uma empresa, é possível alcançar benefícios como:
mais agilidade nas operações;
aumento da produtividade da equipe;
redução de erros operacionais;
diminuição de gastos.
Mais agilidade nas operações
Imagine o tempo que você levaria para ler uma planilha de 500 linhas para encontrar um valor específico. Agora, suponha que consiga comandar o Excel a realizar a busca para você. Muito mais rápido, não é mesmo?
Esse exemplo pode ser bastante simples, mas ele demonstra com eficiência a relevância que a inovação pode ter no dia a dia de trabalho de uma equipe.
Com as compras 4.0, o setor de procurement ganha mais segurança e agilidade, já que processos como ordens de compras, homologação de fornecedores e recebimentos acontecem quase que automaticamente.
Aumento da produtividade da equipe
Você precisa lidar com alguma burocracia que consome parte do seu tempo? É bem provável que sim. Mas, se você pudesse automatizá-la, não seria muito melhor para sua rotina?
Com a automatização que citamos, que levam mais agilidade à rotina de procurement, a equipe terá outro benefício como resultado: mais tempo.
Com ele, é possível se dedicar a diversas atividades estratégicas que podem aprimorar a dinâmica do departamento e o alcance de resultados mais significativos para a empresa.
Redução de erros operacionais
“Errar é humano”, já dizia o ditado. Apesar de haver a probabilidade de máquinas quebrarem ou pararem de funcionar, é possível afirmar que as chances são baixas.
O que estamos querendo dizer com isso é que, nas compras 4.0 os erros são reduzidos drasticamente, evitando retrabalho e diminuindo as chances de ocorrerem equívocos que podem prejudicar as parcerias com os fornecedores.
Diminuição de gastos
Quando o setor de procurement se torna mais ágil, eficaz e comete menos erros, o resultado tende a ser um só: impacto positivo na parte financeira da empresa.
Isso acontece porque, com a implementação de tecnologias das compras 4.0, é possível atingir pontos, como:
aquisições de matérias-primas feita com antecedência, com maior possibilidade de negociar descontos;
melhor controle de estoque, reduzindo perdas, especialmente de produtos com uma baixa duração (validade);
compras mais precisas, visto que é possível saber em tempo real a quantidade de insumos disponíveis para a cadeia de suprimentos;
possibilidade de renovar contratos com mais facilidade e antecedência.
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Como implementar as compras 4.0 no setor de procurement?
Para implementar as compras 4.0 no setor de procurement, é importante:
compreender os processos atualmente realizados na companhia;
identificar gargalos e falhas nesses processos;
capacitar adequadamente a equipe à nova realidade.
Compreender os processos atualmente realizados na companhia
O primeiro passo para a implementação de qualquer procedimento de inovação em uma empresa é ter uma compreensão macro e micro de todos os processos adotados no momento pelo setor em questão.
Quando falamos de procurement, por exemplo, isso pode incluir:
compras estratégicas;
gerenciamento de contratos;
homologação de novos fornecedores;
É claro que as responsabilidades podem mudar de acordo com a companhia, mas esse é um panorama que faz parte de grande parte das corporações.
Identificar gargalos e falhas nesses processos
Com todos os processos listados, o passo seguinte consiste em conversar com gestores e equipes de cada departamento relacionado à procurement, a fim de identificar quais gargalos estão afetando a produtividade dos times e as dinâmicas desse setor.
Essa etapa é necessária porque a implementação de novas tecnologias é um investimento considerável para a empresa. Por conta disso, é imprescindível entender quais das inovações possíveis de serem adotadas gerarão mais impacto para a corporação.
Como identificar gargalos
Uma ferramenta que pode ajudar nesse processo é a matriz de probabilidade e impacto. Como você pode imaginar, nela são analisadas a probabilidade de um risco de tornar realidade e o impacto que ele teria na empresa.
Cada um desses parâmetros é disposto nos eixos x e y de um gráfico. Em um deles, é analisado o nível de criticidade para probabilidade, que pode ser:
improvável;
pouco provável;
possível;
muito possível.
No outro eixo, será analisada a criticidade do impacto, que pode ser:
impacto nulo ou inexistente;
impacto baixo;
impacto médio;
impacto alto.
Quanto mais baixos forem a probabilidade e o impacto, menor a atenção que deve ser dada ao risco em questão. Por outro lado, à medida que um risco é classificado em um nível acima em um ou ambos os eixos, maior sua necessidade de atenção e importância.
Se for notado que grande parte dos problemas estão relacionados aos fornecedores, por exemplo, pode ser válido investir em uma solução que proporcione mais controle e segurança para essas relações.
No caso, a Linkana é a ferramenta ideal para esse trabalho, já que é uma plataforma de e-procurement especializada na homologação de fornecedores.
Para isso, a ferramenta utiliza tecnologias como o RPA e o Machine Learning para realizar consultas públicas e emissão de certidões corporativas, garantindo que eles não ofereçam ameaças à imagem e à operação da sua empresa.
Capacitar adequadamente a equipe à nova realidade
Além de convidar os colaboradores a participarem da escolha das novas tecnologias, também é importante oferecer a capacitação adequada a eles.
Isso não só aumenta a percepção de importância dos colaboradores para o sucesso da empresa, como também os ajuda a deixar de lado processos e práticas antigas.
Se a meta é deixar a equipe mais eficiente, ofereça todas as ferramentas que forem possíveis para ajudá-los a alcançar esse objetivo.
Como melhorar a implementação do conceito de compras 4.0?
Definitivamente, as compras 4.0 são o futuro. Se sua empresa quer fazer parte dele, este é o momento certo para investir em soluções inovadoras que impactarão positivamente todos os departamentos e trarão benefícios significativos para a rotina de trabalho dos profissionais de procurement.
Para isso, a gestão estratégica de fornecedores e a digitalização dos processos para identificar os mais adequados para compor a rede de abastecimento do seu negócio são primordiais.
A pergunta que fica quanto a isso é: como realizar esses processos de uma maneira dinâmica, otimizada, segura e precisa? Um dos segredos é contar com uma base de dados de fornecedores compartilhada. Porém, essa é uma das principais lacunas deixadas pelos sistemas de compras e procurement disponíveis no mercado.
O que é uma base de dados de fornecedores compartilhados?
Uma fundação de dados compartilhados de fornecedores, como também pode ser chamada essa base, consiste em um sistema que permite o compartilhamento de informações validadas de fornecedores.
Na prática, isso quer dizer que, a partir do momento que uma empresa tem o cadastro e os dados de um fornecedor verificados e aprovados, os demais usuários do mesmo software têm acesso a essas informações, diminuindo muito o tempo necessário nesse processo.
Para quem fornece matéria-prima e serviços, uma das principais vantagens está em não precisar preencher diversos formulários, com solicitações de informações distintas que tornam essa etapa extremamente trabalhosa e burocrática.
Já para os profissionais de compras e procurement, entre os benefícios de contar com uma base de dados de fornecedores compartilhados estão:
redução do tempo necessário para encontrar empresas aptas a compor a cadeia de abastecimento da empresa;
aumento da produtividade dos times de compras e procurement, já que grande parte do processo de análise de fornecedores já estará realizado;
possibilidade de dedicar atenção a abordagens estratégicas que ajudam a alcançar mais e melhores resultados;
redução dos riscos de contratar fornecedores com documentações vencidas, problemas cadastrais ou que não estão em compliance empresarial.
Como a Linkana pode ajudar sua empresa com todos esses pontos?
A Linkana pode ajudar sua empresa com todas as questões que acabamos de citar e, também, com a implementação do conceito compras 4.0, pois é o único sistema de gestão de fornecedores do mercado que conta com uma fundação de dados compartilhados.
Somos a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.
Como funciona a fundação de dados compartilhados da Linkana?
O compartilhamento de dados de fornecedores na solução da Linkana é inspirado no conceito Open Finance, que faz parte do sistema financeiro e bancário brasileiro.
Disso, nasce o Supplier Open Profile, que permite aos fornecedores se conectarem com diversas empresas ao mesmo tempo, por meio do gerenciamento da sua carteira digital de dados.
Os profissionais de compras e procurement, por sua vez, têm acesso fácil e rápido a cadastros validados e atualizados em tempo real, otimizando muito suas rotinas de identificação dos melhores fornecedores para o negócio.
Tudo isso você encontra na função Perfil Universal do Fornecedor do nosso sistema, que padroniza a definição de dados relevantes de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, trazendo efeito de rede para o envio e análise de dados entre vários compradores, com informações ESG e de D&I.
Além dessa funcionalidade, outras que tornam o nosso sistema o mais completo do mercado são:
PERFIL UNIVERSAL DO FORNECEDOR → Com os perfis de fornecedores compartilhados da Linkana, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.
MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.
PLUG N' PLAY → Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.
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