Sistema de gestão de terceiros: como funciona + Top 6 funcionalidades essenciais
Sistemas de gestão de terceiros são a solução tecnológica ideal para vencer o desafio de ter de mitigar riscos e organizar a demanda de prestadores de serviço a fim de obter o melhor desempenho possível com esse tipo de interação.
A terceirização de serviços é uma importante medida para reduzir custos e manter o foco na atividade principal de uma empresa. Quanto maior a operação, maior também o número de tarefas que podem ser atribuídas a parceiros externos.
Nesse contexto, é necessário assegurar que a expectativa estabelecida para cada fornecedor de mão de obra está sendo alcançada, ao mesmo tempo que monitora o compliance e garante o cuidado com a imagem de uma marca perante o mercado.
Para auxiliar nessa tarefa, o sistema de gestão de terceiros atua como uma plataforma digital capaz de reunir todos os dados relacionados a esses parceiros comerciais, permitindo direcionar recursos e atenção na medida certa.
Vamos ver o que é a gestão de terceiros, quais desafios ela enfrenta e como funcionam as ferramentas disponíveis no mercado para lidar com essa demanda. Além disso, confira quais são as funcionalidades mais importantes para esse tipo de sistema. Continue lendo!
O que é a gestão de terceiros?
A gestão de terceiros reúne todas tarefas relacionadas à contratação, controle e monitoramento das atividades realizadas por prestadores de serviços externos, atendendo as necessidades operacionais da contratante com máxima assertividade.
Tudo tem início quando a empresa seleciona quais demandas serão terceirizadas.
Em geral, tarefas que não agregam valor à atividade principal de uma organização são as mais vantajosas de se alocar à terceiros, como é o caso das áreas de limpeza, segurança e manutenção em indústrias e comerciantes.
A partir daí, é importante selecionar potenciais candidatos e analisar suas atividades com base nos princípios da governança corporativa, como parte do gerenciamento de riscos de terceiros, para evitar parcerias que acabam por trazer prejuízo para a contratante.
Uma vez formado o quadro de terceirizados homologados, as demandas são atribuídas a cada um deles, que iniciam as atividades para as quais foram selecionados. Desse momento em diante, é essencial monitorar o desempenho de cada um com base nas metas e particularidades negociadas.
Por fim, a gestão de terceiros também precisa ficar atenta à postura de mercado da empresa contratada.
A conduta idônea e ética verificada na análise de compliance deve ser comprovada com documentos e certificados. No entanto, tais itens possuem um prazo de validade estabelecido, sendo importante obter periodicamente uma versão atualizada dos mesmos.
Monitorar o status do compliance dos terceirizados é tão relevante quanto acompanhar os indicadores de performance, ambos asseguram a qualidade da parceria e representam ameaças significativas quando negligenciados.
Como funciona o sistema de gestão de terceiros?
Para lidar com tudo isso de forma assertiva e eficiente, os empresários e seus colaboradores contam com os sistemas de gestão de terceiros.
Essa ferramenta é basicamente um Software SRM, que se concentra na qualificação, homologação e monitoramento de prestadores de serviço e fornecedores.
Na prática, para entender como funciona um sistema de gestão de terceiros basta observar quais são as tarefas atribuídas ao setor e ver como é possível informatizá-las, ou seja, como a tecnologia pode ser utilizada para tornar esse gerenciamento mais ágil e eficaz.
Idealmente, um software de gestão de terceiros permite o cadastro de diversas empresas, além do armazenamento de todas as informações relevantes para cada uma dessas organizações, assegurando que elas são capazes de atender a demanda estipulada.
Junto disso, o sistema deve auxiliar a equipe responsável pelo gerenciamento de terceiros a manter uma comunicação transparente com os seus contratados, além de oferecer recursos de suporte ao monitoramento.
Top 6 recursos de um bom sistema de gestão de terceiros
Já que tocamos no assunto, que tal vermos quais os recursos que compõem o arsenal de um bom sistema de gestão de terceiros.
Como o objetivo desse tipo de software é organizar e facilitar o gerenciamento de múltiplos prestadores de serviço, a implementação de tecnologias de automação e inteligência artificial são recorrentes em muitos dos tópicos que iremos abordar. Confira!
1. Funcionalidade para cadastro e banco de dados
O principal recurso que deve ser disponibilizado pelo sistema de gestão de terceiros é a capacidade de cadastrar diferentes empresas prestadoras de serviço, além de possibilitar manter um banco de dados ativo com todos os documentos e informações relacionadas a cada uma delas.
É necessário um software robusto, para suportar o armazenamento e manipulação de uma grande quantidade de dados. Também é essencial mantê-los protegidos, com base nos princípios da LGPD, ou seja, o nível de segurança da plataforma deve ser respeitável.
Por fim, é essencial que o software seja fácil de usar e bem organizado, com uma interface onde é possível visualizar cada fornecedor de maneira individual.
2. Automação de processos
Durante o gerenciamento de terceiros, muitos processos recorrentes fazem parte das tarefas a serem executadas, como é o caso da análise de bases públicas para avaliar o nível de conformidade dos candidatos.
Como é preciso checar um grande número de CNPJs e várias bases de dados diferentes, automatizar essa consulta é uma vantagem interessante para sistemas de gestão de terceiros.
Assim, é possível otimizar o uso dos recursos de sua equipe, principalmente por diminuir a burocracia, reduzir o tempo gasto com a análise e ainda certificar que todas as informações relevantes serão levantadas, eliminando a probabilidade de erro humano.
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3. Avaliação de conformidade para gestão de riscos
Ainda sobre a análise de conformidade, é importante destacar que essa é uma etapa crucial da gestão de riscos com terceiros. Ela envolve identificar as necessidades da sua operação, mensurar o impacto que elas têm e a facilidade em encontrá-las no mercado.
A partir disso, cria-se uma lista de prioridades das demandas a serem atendidas, dando início a qualificação dos terceiros, que irá medir o nível de conformidade e riscos para cada empresa candidata.
Esse dado acaba ajudando a homologação de fornecedores e prestadores de serviço, bem como a tomada de decisão sobre qual dos potenciais parceiros oferece o melhor custo-benefício.
4. Sistema de alertas, notificações e calendário
Um bom sistema de gestão de terceiros acompanha a rotina da sua equipe e oferece suporte durante todo o ano, por isso, a função de calendário integrado é crucial para o controle e monitoramento dos prestadores de serviço.
Com ela, é possível monitorar prazos de validade, metas mensais e outros dados a fim de assegurar que a parceria está atendendo as expectativas estabelecidas.
Além disso, quando a plataforma permite configurar alertas, é possível utilizar esse recurso para lembrar seus colaboradores que está na hora de notificar parceiros homologados para atualizarem suas certificações.
Essas funcionalidades são relativamente simples, mas são capazes de garantir que nenhum prazo seja perdido, ao mesmo tempo que tira esse tipo de preocupação da rotina diária de tarefas da equipe, elevando o foco na estratégia.
5. Lista de parcerias homologadas e ativas
Nem todas as demandas por prestação de serviço terceirizado serão recorrentes, algumas delas podem surgir pontualmente ao longo de determinado período. Por exemplo, para realizar a manutenção corretiva de algum maquinário ou veículo.
Dessa forma, manter uma base de parceiros aptos a serem contratados para executar determinada tarefa é algo que pode agilizar a solução desses problemas pontuais.
Mesmo que não tenha uma negociação ativa com todos os terceirizados homologados, um software capaz de organizar uma base disponível é uma forma interessante de manter sua empresa sempre preparada.
6. Acompanhamento de performance
Por fim, é preciso garantir que os terceirizados estejam alcançando ou superando a performance esperada na contratação, o que é feito ao monitorar os principais indicadores de desempenho em cada atividade, também chamados de KPIs, Key Performance Indicators.
Um sistema de gerenciamento de terceiros que dispõe desta função torna essa tarefa recorrente em um processo mais ágil, transparente e fácil de acompanhar, idealmente a partir de um dashboard de visualização otimizada e clara.
Dessa forma, é possível estabelecer metas, verificar o seu cumprimento e notificar parceiros durante qualquer incongruência.
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Com tudo que foi apresentado até aqui, fica claro como o sistema de gestão de terceiros é essencial para a operação de uma empresa bem-sucedida. Ele reduz a burocracia, auxilia na mitigação de riscos e é crucial para assegurar o compliance nas suas relações de negócio.
Se você estiver procurando uma plataforma que entrega tudo isso para você, saiba que a Linkana tem todas essas funcionalidades e muito mais.
Todas as imagens ilustrativas no tópico anterior foram baseadas em nosso software de gestão de fornecedores, uma pequena amostra do que pode ser obtido com essa parceria.
Nosso foco é transformar a qualificação de fornecedores e prestadores de serviço em um processo mais seguro, eficiente e ágil. Basta utilizar o CNPJ para cadastrar empresas candidatas, dando início a uma consulta automatizada de dados públicos.
Com isso, sua empresa filtra a lista de potenciais parceiros e só entra em contato com aquelas que foram aprovadas na pré-análise, que também já ajudou a reunir uma série de informações relevantes sobre cada um deles.
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