Guia completo para gestão de terceiros: 5 etapas essenciais

Existem muitas vantagens e desvantagens para a terceirização. Por um lado, é uma ótima chance de delegar demandas secundárias para aliviar a carga das equipes internas. Por outro, a prática também nos leva a uma série de riscos, que precisam ser mitigados adequadamente na gestão de terceiros.

De modo geral, esse tipo de gerenciamento se estende por diversas etapas. Do processo de qualificação de fornecedores até a avaliação de desempenho. Junto a esse desafio, ainda temos o fato de que a atividade deve estar sempre alinhada ao texto vigente da lei da terceirização.

Pensando nisso, criamos um guia prático e completo da gestão de terceiros, onde iremos preparar o gestor a superar tais obstáculos e aproveitar uma operação mais eficiente, estratégica e benéfica para a sua empresa. 

O que é gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é adjacente ao gerenciamento de fornecedores de suprimentos, focada no entanto em garantir o compliance e o aproveitamento eficiente da mão de obra de prestadores de serviços para atividades diversas de uma companhia.

Normalmente, o uso de colaboradores terceirizados, com vínculo trabalhista para uma outra empresa, atende demandas de apoio para a atividade-fim da contratante, como limpeza, segurança, manutenção e similares.

No entanto, vale destacar que a nova lei da terceirização, alterada em 2017, passou a permitir que a tomadora de serviços aproveite esses colaboradores também para executar suas atividades-fim. 

Compreenda melhor os aspectos mais importantes da legislação a partir do vídeo a seguir:

Por que fazer a gestão de terceiros na sua empresa?

A terceirização permite que uma empresa economize bastante com a contratação, treinamento e alocação de colaboradores para atividades de menor relevância para o seu segmento, o que também resulta em maior foco para o seu core business.

Dessa forma, ela pode atender uma necessidade específica com menor investimento e ainda assim aproveitar uma ótima produtividade.

Porém, também devemos considerar que essa prática tem seus riscos, o que obriga a condução de uma gestão de terceiros com o mesmo empenho aplicado aos fornecedores de suprimentos. Como exemplo disso, temos:

  1. risco de vazamento de dados;
  2. risco operacional;
  3. risco de reputação;
  4. risco de compliance;
  5. risco financeiro.

Para a gestão de riscos na terceirização, é essencial garantir que os dados sigilosos relativos à operação da contratante e também de seus clientes sejam protegidos. 

A seguir, é relevante considerar o quanto sua lucratividade depende de seus prestadores de serviços, principalmente em caso de falhas que comprometem a produtividade.

Não podemos deixar de citar que a área também deve estar alinhada às boas práticas de Compliance, agindo sempre de acordo com as normas e regulamentos obrigatórios. 

Por fim, a tomadora de serviços e a prestadora devem prezar por uma boa reputação, mantendo uma boa imagem perante a opinião pública.

Guia para gestão de terceiros em 5 etapas

Nesse momento, você já é capaz de entender o que é a gestão de terceiros e porque ela é importante para uma empresa, resta apenas saber como fazê-la. 

O foco dessa atividade deve estar em identificar fornecedores que estão em dia com as suas obrigações legais e atuam de acordo com as leis trabalhistas e normas de segurança, protegendo os colaboradores e evitando riscos para a contratante.

Para mostrar como fazer a gestão de terceiros, montamos um guia prático e completo, dividido em 5 etapas principais

1. Levantamento de demandas

Começamos pelo planejamento, onde a empresa realiza uma análise de sua operação e identifica as atividades que necessitam ou podem se beneficiar da terceirização

Isso pode envolver atividades diversas, mas é comum que ela se concentre em operações de suporte, como segurança, limpeza, manutenção de maquinário, TI, entre outros. É possível traçar um paralelo com o conceito de lean thinking, que visa terceirizar as ações consideradas sem valor agregado.

2. Homologação de prestadores de serviços

Uma vez que as necessidades da empresa foram identificadas, é preciso buscar pela maneira mais assertiva de atendê-las. Quando se trata da gestão de terceiros, o mais indicado é conduzir um processo de homologação de fornecedores completo.

Desde a pré-análise de compliance até a apresentação de documentos que comprovam a capacidade da empresa terceirizada em cumprir com suas obrigações legais e contratuais. Essa prática serve para encontrar o melhor custo-benefício, mitigar ameaças e aproveitar melhor as vantagens do modelo de parceria.

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3. Alocação da mão de obra terceirizada

A seguir, é hora de definir como os serviços terceirizados irão se encaixar com a operação geral da empresa. Isso significa que os funcionários da prestadora devem receber treinamento quanto às normas internas da contratante, integrando sua atividade ao organograma.

Além disso, eles devem obter sua identificação e regras de acesso, o que serve para proteger os dados internos, assegurando contato apenas com o que é necessário.

4. Avaliação periódica de desempenho 

Assim como é importante avaliar os indicadores de desempenho de fornecedores, a performance dos colaboradores terceirizados também precisa ser acompanhada mensalmente. Essa prática irá indicar se o benefício previsto na contratação está sendo alcançado ou não.

5. Auditoria de campo

Os prestadores de serviço precisam ser acompanhados para garantir que seguem em compliance com as normas do setor, que não se envolveram em processos trabalhistas desde as últimas checagens e continuam cumprindo suas obrigações com os seus contratados.

Para isso, o gestor de terceiros pode recorrer a processos como a auditoria de campo, que visa identificar potenciais riscos para a saúde e reputação da contratante em caso de falhas e incongruências da contratada.

Entre essas falhas, podemos citar a falta de controle sobre jornada de trabalho, conduta inadequada, falta de treinamento obrigatório, entre muitas outras.

Como otimizar a gestão de prestadores de serviço?

A melhor forma de otimizar a gestão de terceiros é contar com os recursos avançados que a transformação digital proporciona para empresas

A Linkana é um grande exemplo disso, contando com uma ferramenta ideal para homologação de fornecedores com consulta automatizada de documentos públicos e diversas funcionalidades para montar uma lista de parceiros confiáveis para sua empresa.

Nossa plataforma também serve como software de gestão de terceiros, onde é possível criar alertas sobre validade de documentos e notificar fornecedores sobre a necessidade de reenviar suas certificações e manter sua posição.

Tudo isso contribui para a mitigação de riscos e atuação focada no que realmente importa para sua empresa, criando laços mais seguros e benéficos para a operação.

Para mais dicas e guias de gestão de fornecedores, continue ligado em nosso Blog. Compartilhe o conteúdo com seus parceiros e veja o que eles têm a dizer sobre o tema.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.