Compras estratégicas: implemente na sua empresa em 6 passos!

As compras estratégicas, também chamadas de strategic sourcing, podem ser definidas como aquisições corporativas realizadas com o objetivo de otimizar o uso do recurso financeiro da empresa, encontrar o melhor custo-benefício e, principalmente, gerar mais valor para o negócio em longo prazo. 

Se perguntado por qual motivo ela é importante? Um dos principais é que a área de compras e procurement é uma das que mais impacto gera na saúde financeira de uma companhia.

Gastos elevados e/ou desnecessários com matéria-prima, insumos e serviços terceiros, além de onerar o caixa, refletem diretamente na margem de lucro dos produtos e/ou serviços comercializados.

Se os gestores tentam compensar esses custos repassando o valor para os clientes finais, perdem espaço para concorrentes que trabalham com preços menores. E se o time de compras gastar menores nas aquisições, mas comprometer a qualidade dos insumos, o resultado costuma ser o mesmo.

Por razões como essas é que as compras estratégicas são tão importantes para o sucesso de uma empresa, independentemente do porte ou segmento.

Não sabe como levar esse conceito para o seu negócio? Então siga a leitura e confira os seis passos principais e as demais vantagens. 

O que são compras estratégicas?

O conceito de compras estratégicas consiste na junção de diferentes atividades e boas práticas que levam à aquisição de insumos, matéria-prima e contratação de serviços terceiros de forma mais proveitosa para a empresa. Isso inclui melhor custo-benefício, aproveitamento de dinheiro e a construção de um relacionamento estratégico com os fornecedores.

No passado, o setor de compras funcionava, basicamente, como uma “central de pedidos”. Esses eram feitos baseados principalmente nos preços cobrados pelos itens e serviços, sem considerar o ciclo produtivo da empresa. 

Entretanto, essa dinâmica se mostrou contraprodutiva já que, como diz o ditado, “o barato saia caro”.

Foi assim que as empresas perceberam que seria necessário criar uma estratégia que não considerasse apenas os valores dos produtos, mas que também tivesse um olhar 360º para cada mercadoria, seu ciclo de vida e impacto em médio e longo prazo para o negócio. 

E, dessa forma, surgiu o conceito de compras estratégicas, que também é conhecido pelo seu nome em inglês strategic sourcing. 

Alguns resultados das compras estratégicas

Por essa prática, os profissionais de compras e procurement começaram não só reduzir perdas e diminuir custos para a área de suprimentos, mas, principalmente, sincronizar os setores da empresa, permitindo um trabalho em conjunto que facilita o alcance das metas empresariais.

Com uma visão estratégica de compras, cada item a ser adquirido é avaliado sob o custo total dele, não apenas pelo menor preço cobrado. 

O poder de negociação com fornecedores, a importância desses produtos para a empresa, custos de armazenamento e os níveis de qualidade e relevância do serviço oferecido também passam a ser avaliados para garantir o equilíbrio financeiro de um negócio.

A dinâmica de compras estratégicas, inclusive, foi assunto de uma palestra do administrador Sandro Reis para o CRA, Conselho Regional de Administração, do Rio de Janeiro. Confira e entenda um pouco mais.

Qual a importância de compras estratégicas para um negócio?

Comprar estrategicamente também significa não olhar apenas para uma necessidade pontual de abastecimento e como supri-la rapidamente. As aquisições feitas neste formato têm uma visão amplificada de médio e longo prazo.

Antes de efetivar a aquisição, os profissionais da área de compras e procurement não olham apenas para os critérios básicos e essenciais desse processo, como qualidade e preços.

Somado a esses parâmetros, eles avaliam quanto a aquisição que está sendo feita é realmente benéfica para a empresa e todos os impactos positivos e negativos que ela pode trazer.

São considerados, por exemplo, todos os gastos necessários para manter a matéria-prima estocada, e quanto o valor cobrado pelo fornecedor afetará a precificação e margem de lucro da companhia.

9 vantagens de compras estratégicas

Uma boa maneira de entender a importância de compras estratégicas é conhecendo todas as vantagens que essa prática pode trazer para a sua empresa.

Entre as principais que justificam a adoção estão:

1. redução de gastos;

2. melhora da margem de lucro;

3. identificação mais rápida do melhor custo-benefício para o negócio;

4. melhor aproveitamento e uso dos recursos financeiros;

5. aumento da qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos;

6. aprimoramento da eficiência operacional;

7. elevação do poder competitivo e de participação no mercado;

8. contribuição na promoção da inovação;

9. aperfeiçoamento da gestão de riscos.

Dica de leitura: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"

Como aplicar as compras estratégicas na sua empresa? 6 passos principais!

Com todas as vantagens de compras estratégicas em mente, é bem provável que você esteja pensando em como levar tudo isso para o seu negócio, não é mesmo? 

Para adotar essa tática de aquisição, há alguns passos que precisam ser seguidos. Entre os que não podem ficar de fora, estão:

1. coletar dados da cadeia de suprimentos;

2. usar os dados para entender as prioridades da empresa;

3. avaliar e alterar o orçamento com base nas necessidades;

4. determinar as próximas compras;

5. selecionar os melhores fornecedores para as demandas;

6. comprar e acompanhar as entregas dos produtos.

Confira abaixo detalhes de cada uma dessas etapas.

1º passo: Coletar dados da cadeia de suprimentos

Entender a cadeia de suprimentos e ter dados para corroborar os processos ajudam o time de compras e procurement a identificar desafios e encontrar oportunidades de resolvê-los.

Além disso, contribui para a estruturação de um planejamento estratégico de compras com foco em evitar paradas e interrupções no fluxo produtivo.

Por saber quais são as etapas da cadeia de suprimentos e quais são as matérias-primas, máquinas e colaboradores que participam em cada uma dessas fases, os profissionais desse setor precisam entender os fatores e gastos essenciais para a produção, o que também ajuda a verificar quais podem ser reduzidos.

Na prática, significa que é importante usar dados de outras áreas, bem como ter um entendimento aprofundado de como a empresa funciona de maneira geral para, a partir dessas diretrizes, conseguir preços e condições melhores de abastecimento.

2º passo: Usar os dados para entender as prioridades da empresa

A equipe de compras já sabe como a cadeia de suprimentos funciona e quais são os gastos relacionados a ela. Agora, o passo seguinte consiste em adotar uma metodologia que ajude a "ler" tudo isso e explorar melhor os insights. 

Um dos métodos mais indicados é o Princípio de Pareto que, resumidamente, defende que 80% dos seus resultados vêm de 20% de seus esforços.

Exemplificando em um contexto comercial, de cada 10 produtos comercializados por uma empresa, dois representam um total de 80% das vendas de um negócio. 

Já quando olhamos para a cadeia de suprimentos, isso significa que 20% de fornecedores, insumos, máquinas e mão de obra são essenciais para 80% dos resultados da empresa — e é justamente neste ponto que a atenção deve ser dobrada.

Esses são exemplos de fatores essenciais para a continuidade das operações de uma companhia. Por isso, eles não podem falhar, faltar, apresentar problemas ou perder qualidade.

3º passo: Avaliar e alterar o orçamento com base nas necessidades

Vamos falar sobre dinheiro? Sua equipe de procurement já está por dentro das prioridades e processos da empresa, então, chegou o momento de efetivar as compras solicitadas por cada setor, de acordo com o orçamento disponível no período.

Uma recomendação é a atuação conjunta com a equipe responsável pelas finanças da empresa, pois esses profissionais conseguem "guiar" os colaboradores de procurement sobre questões como fluxo de caixa e previsões de receita, dando-lhes uma visão estratégica da parte monetária do negócio.

Como já comentamos, a área de compras é uma das que mais gera impacto na saúde financeira de uma companhia. Se não houver alinhamento desse setor com o financeiro, as chances de serem fechados contratos com valores acima do aceitável são bastante altas.