Digitalização de processos: vantagens e desafios para aperfeiçoar o setor de Compras

Cada vez mais o mundo está conectado às invenções tecnológicas. Nesse sentido, a digitalização de processos tornou-se um advento bastante utilizado, pois beneficia as empresas com otimização de tempo e redução de custos.

A digitalização vem meio a uma mudança de hábitos nas organizações. Com esse recurso, o trabalho pode ser feito em casa, o que comprova a evolução do home office.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA), divulgada pela CNN Brasil, 73% das pessoas estão satisfeitas por trabalhar em casa, e esse número cresce para 78%.

Com isso, as compras podem ser realizadas por aplicativos, contratos são assinados por meio de assinatura eletrônica, entre outras flexibilidades da área.

Mas, afinal, o que mudou nos processos com a digitalização? Ao longo deste artigo vamos entender como funciona a digitalização na gestão de fornecedores e como aplicá-la no dia a dia do seu negócio. Acompanhe a gente!

O que é digitalização de processos? 

Digitalização de processos é o ato de transformar atividades presenciais em meio digital. Essa mudança acontece com a ajuda de sistemas, softwares, sites e aplicativos digitais.

De fato, esses recursos substituem trabalhos presenciais, como entregar documentos, fechar contratos, fazer compras em mercados, entre outras funções.

Com a digitalização de processos, o dia a dia das pessoas simplificou, diminuindo o uso de papel, o que gera redução de custos para as empresas, ao mesmo tempo, cresce o armazenamento de dados nas nuvens.

A digitalização de processo mudou vários hábitos nos setores corporativos. A propósito, quem usa pen drive para guardar arquivos? Atualmente os dados na nuvem ou em drive online é mais seguro, além de que pode ser acessado em qualquer lugar do mundo.

A declaração de Imposto de Renda também passou pela modernização. A digitalização de processos institucionalizou o formato que, antes precisava do preenchimento de vários papéis, além da entrega física à Receita Federal, hoje, o sistema online agiliza essa atividade.

Como implementar a digitalização de processos?

Para implementar a digitalização de processos, a empresa deve recorrer a um software que solucione os principais problemas da empresa e que possa apontar sugestões de estratégias para aprimorar o serviço.

Logo, por meio do processo de digitalização, é possível:

  • enviar relatórios personalizados para os clientes;
  • monitorar a localização dos técnicos;
  • averiguar atividades que estão sendo realizados;
  • acompanhar projetos;
  • rastrear ordens de serviços;
  • sincronizar agendas;
  • avaliar pesquisas de clientes.

Graças ao sistema, o gestor pode ter acesso a diversos dados com poucos cliques e ainda obter relatórios para o desempenho de cada técnico.

Por que optar pela digitalização na gestão de fornecedores?

A digitalização de processos na área de Compras tende a minimizar erros humanos e automatizar processos por toda a cadeia de suprimentos, gerando visibilidade mais ampla sobre os procedimentos.

Tarefas repetitivas incomodam, ainda mais quem as exerce por longo tempo. Nesse sentido, a digitalização proporciona atividades automatizadas, diminuindo o tempo de execução e possibilitando maior produtividade dos funcionários.

Com essas mudanças, a tendência é tornar a gestão de fornecedores mais eficiente, além de aperfeiçoar a administração de contratos.

Outro ponto é que a digitalização leva os profissionais do setor a terem acesso a informações em tempo real, o que ajuda para o fechamento de negociações. 

Além do mais, o relacionamento entre a empresa e os fornecedores melhora. Em muitas situações, o contato entre ambas as partes é ácida e automática, mau sinal para o andamento dos negócios. 

No momento em que a empresa resolve usar recursos tecnológicos, diminui o risco de insatisfação, como torna a cadeia de suprimentos mais competente.

Pontos que fortalecem a gestão de fornecedores

Clientes animados 

O processo de digitalização permite que o cliente possa escolher o preço de um mesmo produto de diversos fornecedores, utilizando apenas um sistema que apresente as informações necessárias.

Sendo assim, o preço, a decisão de compra, prazo de entrega e meios de pagamento, por exemplo, são processos que ganham agilidade e autonomia por parte de consumidor.

Contratações qualificadas

O uso de softwares específicos para a gestão de fornecedores possibilita que se torne mais fácil visualizar as informações referentes aos parceiros, assim, a empresa pode tomar decisões rápidas e concretas para aperfeiçoar o relacionamento.

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Digitalização de processos para o bem-estar das empresas

A digitalização de processos simplifica muitos procedimentos desenvolvidos pelas empresas, desde a organização das compras até a gestão de fornecedores.

Nesse sentido, a Linkana pode ser útil, pois além de facilitar a consulta pública de Compliance e governança de potenciais fornecedores, nossa plataforma utiliza armazenamento em nuvem para manter toda a documentação coletada em segurança, ao mesmo tempo que garante o fácil acesso para sua equipe de compras.

A digitalização de processos pode transformar a forma como sua empresa qualifica e monitora seus fornecedores. Preencha o formulário abaixo que entraremos em contato:


Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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