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Digitalização de processos: vantagens e desafios para aperfeiçoar o setor de Compras

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

17 de junho de 2022

17 de junho de 2022

17 de junho de 2022

Cada vez mais o mundo está conectado às invenções tecnológicas. Nesse sentido, a digitalização de processos tornou-se um advento bastante utilizado, pois beneficia as empresas com otimização de tempo e redução de custos.

A digitalização vem meio a uma mudança de hábitos nas organizações. Com esse recurso, o trabalho pode ser feito em casa, o que comprova a evolução do home office.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA), divulgada pela CNN Brasil, 73% das pessoas estão satisfeitas por trabalhar em casa, e esse número cresce para 78%.

Com isso, as compras podem ser realizadas por aplicativos, contratos são assinados por meio de assinatura eletrônica, entre outras flexibilidades da área.

Mas, afinal, o que mudou nos processos com a digitalização? Ao longo deste artigo vamos entender como funciona a digitalização na gestão de fornecedores e como aplicá-la no dia a dia do seu negócio. Acompanhe a gente!

O que é digitalização de processos? 

Digitalização de processos é o ato de transformar atividades presenciais em meio digital. Essa mudança acontece com a ajuda de sistemas, softwares, sites e aplicativos digitais.

De fato, esses recursos substituem trabalhos presenciais, como entregar documentos, fechar contratos, fazer compras em mercados, entre outras funções.

Com a digitalização de processos, o dia a dia das pessoas simplificou, diminuindo o uso de papel, o que gera redução de custos para as empresas, ao mesmo tempo, cresce o armazenamento de dados nas nuvens.

A digitalização de processo mudou vários hábitos nos setores corporativos. A propósito, quem usa pen drive para guardar arquivos? Atualmente os dados na nuvem ou em drive online é mais seguro, além de que pode ser acessado em qualquer lugar do mundo.

A declaração de Imposto de Renda também passou pela modernização. A digitalização de processos institucionalizou o formato que, antes precisava do preenchimento de vários papéis, além da entrega física à Receita Federal, hoje, o sistema online agiliza essa atividade.

Como implementar a digitalização de processos?

Para implementar a digitalização de processos, a empresa deve recorrer a um software que solucione os principais problemas da empresa e que possa apontar sugestões de estratégias para aprimorar o serviço.

Logo, por meio do processo de digitalização, é possível:

  • enviar relatórios personalizados para os clientes;

  • monitorar a localização dos técnicos;

  • averiguar atividades que estão sendo realizados;

  • acompanhar projetos;

  • rastrear ordens de serviços;

  • sincronizar agendas;

  • avaliar pesquisas de clientes.

Graças ao sistema, o gestor pode ter acesso a diversos dados com poucos cliques e ainda obter relatórios para o desempenho de cada técnico.

Por que optar pela digitalização na gestão de fornecedores?

A digitalização de processos na área de Compras tende a minimizar erros humanos e automatizar processos por toda a cadeia de suprimentos, gerando visibilidade mais ampla sobre os procedimentos.

Tarefas repetitivas incomodam, ainda mais quem as exerce por longo tempo. Nesse sentido, a digitalização proporciona atividades automatizadas, diminuindo o tempo de execução e possibilitando maior produtividade dos funcionários.

Com essas mudanças, a tendência é tornar a gestão de fornecedores mais eficiente, além de aperfeiçoar a administração de contratos.

Outro ponto é que a digitalização leva os profissionais do setor a terem acesso a informações em tempo real, o que ajuda para o fechamento de negociações. 

Além do mais, o relacionamento entre a empresa e os fornecedores melhora. Em muitas situações, o contato entre ambas as partes é ácida e automática, mau sinal para o andamento dos negócios. 

No momento em que a empresa resolve usar recursos tecnológicos, diminui o risco de insatisfação, como torna a cadeia de suprimentos mais competente.

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Pontos que fortalecem a gestão de fornecedores

Clientes animados 

O processo de digitalização permite que o cliente possa escolher o preço de um mesmo produto de diversos fornecedores, utilizando apenas um sistema que apresente as informações necessárias.

Sendo assim, o preço, a decisão de compra, prazo de entrega e meios de pagamento, por exemplo, são processos que ganham agilidade e autonomia por parte de consumidor.

Contratações qualificadas

O uso de softwares específicos para a gestão de fornecedores possibilita que se torne mais fácil visualizar as informações referentes aos parceiros, assim, a empresa pode tomar decisões rápidas e concretas para aperfeiçoar o relacionamento.

Digitalização de processos para o bem-estar das empresas

A digitalização de processos simplifica muitos procedimentos desenvolvidos pelas empresas, desde a organização das compras até a gestão de fornecedores.

Nesse sentido, a Linkana pode ser útil, pois além de facilitar a consulta pública de Compliance e governança de potenciais fornecedores, nossa plataforma utiliza armazenamento em nuvem para manter toda a documentação coletada em segurança, ao mesmo tempo que garante o fácil acesso para sua equipe de compras.

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