Como fazer consulta de situação cadastral de uma empresa?

Aprender como fazer a consulta de situação cadastral de uma empresa é essencial. Trata-se de uma tarefa que precisa, obrigatoriamente, fazer parte do processo de homologação de fornecedores do seu negócio.

O motivo para isso é que a situação cadastral aponta o status de uma companhia junto à Receita Federal, indicando também se há dívidas tributárias e/ou processos judiciais, pendências comerciais, protestos em aberto, demandas tributárias, entre outras questões relacionadas.

Essa análise é fundamental para proteger a sua empresa de possíveis golpes e fraudes, a exemplo de fechar parceria com uma organização que esteja com o CNPJ suspenso ou cancelado.

O status suspenso, por exemplo, indica que há pendências relacionadas às obrigações fiscais. O não pagamento de impostos ou o não envio de declarações obrigatórias ao órgão competente são alguns exemplos de questões que podem levar à condição. 

Já o CNPJ cancelado é um problema ainda mais grave, pois significa que, legalmente, a empresa em questão não existe mais.

Aqui, vale destacar que condições como essas afetam consideravelmente o andamento das atividades do seu negócio. Elas podem levar a sérios problemas financeiros se não identificadas previamente. 

Por motivos como esses, saber como fazer uma consulta de situação cadastral é tão importante. 

Mas será que existe uma maneira simples, rápida, segura e eficiente de fazer essa verificação? A resposta é: sim! E é sobre qual ferramenta usar para essa análise, e a importância do processo para a sua empresa que falaremos agora, neste artigo. 

Então, siga a leitura e confira!

O que é a situação cadastral de uma empresa?

A situação cadastral pode ser definida como o status de uma empresa perante a Receita Federal. Por meio da consulta do CNPJ, que é o registro de uma pessoa jurídica, obtêm-se uma série de informações que apontam a legalidade, ou não, das atividades do negócio.

Como dissemos logo na abertura deste artigo, alguns levantamentos que podem ser feitos se referem a:

• dívidas tributárias;

• débitos comerciais;

• existência de protestos e/ou processos judiciais contra a companhia, entre outros.

Esses apontamentos precisam ser devidamente verificados quando se pretende firmar uma parceria B2B, como é o caso da contratação de fornecedores.

Entretanto, um dos pontos mais importantes que justifica os motivos pelos quais você deve aprender como fazer a consulta de situação cadastral é identificar a condição atual do CNPJ da empresa com a qual se pretende fechar negócio.

Isso acontece porque, infelizmente, ainda existem pessoas que agem de má-fé e abrem empresas de fachada, por meio de documentos fraudados, roubados ou furtados.

Aparentemente, o negócio parece estar em uma condição lícita, visto que muitos emitem nota fiscal e simulam que celebraram contratos com outras organizações. Tudo isso para aumentar a credibilidade.

No entanto, ao fechar esse tipo de parceria, sua companhia estará sendo vítima de um golpe, deixando de receber o que foi comprado e tendo significativas perdas financeiras.

Dica de leitura: “Como saber o CNPJ da empresa? Tutorial para ajudá-lo na pesquisa“

Quais tipos de situação cadastral existem no Brasil?

Após descobrir como fazer uma consulta de situação cadastral, no processo de homologação você verificará que o CNPJ do seu possível fornecedor estará enquadrado em um destes cinco status:

• ativo;

• suspenso;

• inapto;

• baixado;

• nulo.

Ativo

Um CNPJ ativo é aquele que está regularizado. Ou seja, a empresa está em dia com as obrigações fiscais e tributárias, e não há nenhuma pendência junto ao órgão regulador que impeça a realização das suas atividades.

Suspenso

No caso do CNPJ suspenso, significa que há algum problema com a companhia, podendo ser na sua matriz ou na filial, caso tenha.

São várias as questões que podem ter colocado o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica nesse status, a exemplo do descumprimento de obrigações fiscais, suspeitas de fraudes, entre outras.

O sugerido, em casos como esse, é investigar mais profundamente as documentações e a conduta da empresa.

Inapto

Uma empresa inapta é aquela que, por dois anos seguidos, deixou de entregar à Receita Federal declarações e demonstrativos contábeis, tais como escrituração contábil digital e declaração de débitos tributários.

Quando nessa situação cadastral, a companhia também é registrada no CADIN, Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal, e fica impedida de receber incentivos fiscais e financeiros e de participar de licitações.

Baixado

Quando o CNPJ consta como baixado, indica que a empresa fechou. Ou seja, não está mais exercendo suas atividades comerciais.

Esse pedido pode ser feito pelo próprio empreendedor, ou definido pela Receita Federal quando não há apresentação de declarações e documentações obrigatórias por um período consecutivo de cinco anos.

Nulo

Por fim, o status de CNPJ nulo é atribuído a negócios suspeitos de fraudes, que apresentam inconformidade de dados, duplicidade de Inscrição Municipal e/ou de Inscrição Estadual, ou outros comportamentos que indicam atitudes ilegítimas.

Como fazer uma consulta de situação cadastral dos seus fornecedores?

Tudo o que destacamos até agora busca deixar claras as razões pelas quais você deve aprender como fazer uma consulta de situação cadastral. 

Como foi possível ver, esse cuidado é essencial para proteger o seu negócio antes e durante o relacionamento com fornecedores. Mas como fazer isso na prática? 

O caminho mais fácil é pelo Consulta CNPJ da Linkana. A ferramenta permite a verificação da situação cadastral de qualquer empresa brasileira de maneira rápida, eficiente e totalmente gratuita.

Além do cadastro, ao acessar o CNPJ Linkana e inserir o nome fantasia, razão social ou número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, você pode verificar diversos outros dados e informações do seu futuro fornecedor, por exemplo:

• porte empresarial;

• natureza jurídica;

• quadro societário;

• endereço completo;

• CNAE, entre outros.

Também pode consultar:

• cartão CNPJ;

• CEIS – Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas;

• CNEP – Cadastro Nacional de Empresas Punidas;

• CEPIM – Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas;

• Sintegra – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços

E gerar:

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

• Certidão Negativa de Tributos Federais;

• Certificado de Regularidade do FGTS.

O que é Sicaf e por que fazer essa consulta?

Sicaf é a sigla para Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores. Consiste em um sistema que permite a fornecedores nacionais e estrangeiros se cadastrarem e terem acesso ao fluxo de compras realizadas por órgãos públicos.

Obrigatoriamente, para uma empresa fornecedora participar de licitações públicas, ela precisa estar cadastrada no Sicaf.

Mas por que esse sistema importa para a gestão de fornecedores do seu negócio, especialmente se ele não for uma entidade pública? 

Um dos motivos é que, se um fornecedor está cadastrado no Sicaf, significa que ele atendeu a uma série de critérios exigidos pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Este é o órgão responsável pela coordenação e pelo funcionamento do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores.

Na prática, isso representa um ótimo nível de idoneidade, confiabilidade, credibilidade, e compliance. Essas, aliás, são características essenciais para a construção de uma parceria comercial segura e lucrativa para todos os envolvidos.

Dessa forma, ao contratar uma empresa fornecedora que está regular no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, você protege o seu negócio de uma série de riscos característicos desse tipo de parceria, a exemplo dos jurídicos, financeiros e reputacionais.

Como funciona o cadastro no Sicaf?

O cadastro no Sicaf deve ser feito online, na página oficial que fica no Portal Gov.br. Ele é gratuito, mas, para ser concluído, é primordial que o fornecedor passe por diferentes níveis de validação, que são:

• credenciamento;

• habilitação jurídica;

• regularidade fiscal federal e trabalhista;

• regularidade fiscal estadual, distrital e municipal;

• qualificação técnica;

• qualificação econômico-financeira.

O passo a passo para se cadastrar no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores contempla:

• verificar o Manual do Sicaf, disponível na opção Publicações/Manual em sua página oficial;

• usar o certificado digital para começar o cadastramento, na opção “Acesso    Restrito/Fornecedor” do sistema;

• acessar a página denominada “Fornecedor” para preencher os níveis desejados; 

• fazer o upload dos documentos solicitados pelo órgão regulador.

Como consultar situação do fornecedor no Sicaf? 

Para consultar a situação do fornecedor no Sicaf, é preciso:

• acessar o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores pelo Portal Gov.br;

• clicar na aba "Consulta";

• em seguida, ir até a opção "Situação do Fornecedor";

• na tela seguinte, selecionar a opção "pessoa física" ou "pessoa jurídica";

• digitar o documento correspondente, ou seja, CPF e nome, ou CNPJ e razão social;

• após, o sistema apresentará vários relatórios, no formato PDF, contendo:

• situação do fornecedor;

• qualificação técnica;

• ocorrências ativas;

• ocorrências impeditivas vigentes;

• impedimentos diretos.

Fonte: https://tutoriais.comprasgovernamentais.gov.br/sicaf_governo

Aqui, vale destacar que as situações do fornecedor que podem ser encontradas são: 

• não-credenciado: quando não há cadastro da empresa fornecedora junto ao Sicaf;

• credenciado: cadastro completo, validado e ativo;

• inativo: existência de alguma ocorrência cadastral, a exemplo de irregularidade junto à Receita Federal;

• infrator: quando o fornecedor foi excluído por uma UASG, Unidade de Administração de Serviços Gerais. 

Para quem precisa saber como emitir a certidão do Sicaf, o passo a passo é o mesmo, bastando clicar no documento que pretende gerar.