Prospecção de fornecedores: o que precisa ser avaliado?

Quais são as etapas de prospecção?

Cada empresa tem total liberdade para definir suas próprias etapas de prospecção de fornecedores. Porém, em linhas gerais, o fluxo costuma acompanhar os seguintes passos:

1. identificação da necessidade da empresa;

2. levantamento de potenciais fornecedores;

3. análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados.

Veja como cada passo é desdobrado a seguir.

1. Identificação da necessidade da empresa

Como comentamos, geralmente, o processo de prospecção se inicia a partir da identificação da necessidade do negócio. 

Por sua vez, o entendimento da existência da demanda pode ser decorrente da solicitação de um item que não está em estoque, de uma matéria-prima específica para fabricação de um novo produto que será lançado, entre diversas outras possibilidades.

Cabe ao time de compras e procurement, antes de começar a prospecção, confirmar se, na base da companhia já não existe um fornecedor ativo e qualificado que possa suprir a necessidade.

Tal verificação pode ser feita de forma rápida e prática por meio de um bom software de gestão de fornecedores. Ao usar um sistema como este, todos os cadastros das empresas fornecedoras ficam centralizadas em um único ambiente, facilitando a busca.

Todavia, se não houver um fornecedor apto para atender no momento da necessidade, os profissionais devem iniciar uma pesquisa mais aprofundada.

Não deixe de ler: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade"

2. Levantamento de potenciais fornecedores

A boa notícia para quem precisa descobrir como captar novos fornecedores é que existem diversas maneiras de encontrá-los. Entre práticas mais usadas, estão:

• pesquisas on-line;

• indicação de outros parceiros de negócio;

• contato com entidades de classe;

• participação em eventos do seu ramo de atuação;

• base de dados de fornecedores compartilhada.

Caso ainda não conheça essa última alternativa, saiba que se trata de um banco de dados externo com diversos cadastros de fornecedores devidamente analisados e validados.

3. Análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados

Uma vez que os fornecedores que aparentam qualificados são identificados, a próxima etapa consiste em avaliar cada um deles, considerando suas características, ofertas e particularidades.

Tal análise é importante, pois não basta saber que a empresa X fornece o que você precisa, fechando o contrato com base apenas nessa informação. Para evitar diversos riscos para o seu negócio, é primordial analisar, pontualmente e precisamente, critérios como saúde financeira, qualidade, reputação, entre outros.

Somente após essa etapa, é possível decidir se vale a pena ou não contratar o fornecedor identificado durante a prospecção ativa.

Quais critérios para prospecção de fornecedores devem ser considerados?

Os principais critérios para prospecção de fornecedores que você não deve negligenciar são:

1. histórico de atuação: a fim de verificar quanto tempo a empresa fornecedora está no mercado, visto que essa característica costuma estar relacionada a fatores como experiência, credibilidade e confiabilidade;

2. reputação e visão dos stakeholders: também diz respeito à questão de confiança e segurança;

3. saúde financeira: fundamental para verificar, por exemplo, o potencial risco de falência, condição que pode gerar desabastecimento e outros problemas relacionados para o seu negócio;

4. capacidade produtiva: para confirmar se o volume que o fornecedor consegue entregar é compatível com o que sua empresa precisa;

5. custo-benefício: como forma de buscar redução de gastos, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido;

6. qualidade dos insumos e/ou serviços prestados: para não afetar a qualidade do produto/serviço entregue ao seu cliente final;

7. flexibilidade na negociação: representa quanto o fornecedor está disposto a negociar sobre prazos de entrega, formas de pagamento para construir uma boa parceria entre vocês;

8. canais de comunicação e de atendimento: com o objetivo de conferir como será o suporte pós-venda e a resolução de potenciais problemas;

9. logística de entrega: para evitar que questões como distância gerem impactos negativos no fluxo de abastecimento;

10. análise de riscos: incluindo os operacionais, de imagem, financeiros, reputacionais, socioambientais e de governança (também conhecidos como riscos ESG) e diversos outros que podem afetar direta ou indiretamente a rotina e o crescimento da sua empresa.

Sobre esse assunto, não deixe de ler o artigo: "Riscos na cadeia de suprimentos: quais são e como evitá-los?"

Como fazer prospecção de fornecedores? 5 estratégias!

Agora que você entendeu o passo a passo de um fluxo de prospecção, e quais critérios não podem ficar de fora na hora de escolher empresas fornecedoras, que tal algumas dicas de como aprimorar esse processo e extrair resultados mais satisfatórios?

Entre as melhores práticas em prospecção de fornecedores que podemos dar, estão:

1. defina as necessidades já pensando no futuro;

2. aprofunde as pesquisas;

3. acompanhe tendências de mercado;

4. qualifique os fornecedores em potencial criteriosamente;

5. use softwares específicos de gestão de fornecedores.

Confira, agora, detalhes de cada uma dessas estratégias. 

1. Defina as necessidades já pensando no futuro

A primeira etapa da prospecção de fornecedores que apresentamos foi a identificação das necessidades de abastecimento da empresa, lembra? Pois bem, em uma abordagem mais aprofundada, é preciso ir além do levantamento do que o negócio precisa em curto prazo. 

O ideal é incluir o conceito de compras estratégicas e direcionar o ohar para médio e longo prazo. 

Assim, ao fazer a prospecção de fornecedores, desde os primeiros passos, a busca é por um com capacidade de atender a demanda de abastecimento não somente naquele momento, mas também no futuro, principalmente se a quantidade aumentar.

Esse cuidado evita, por exemplo, ter que contratar outro parceiro comercial pouco tempo após a contratação do primeiro, caso esse não consiga suprir o volume de abastecimento.

Lembre-se também de que, quando é preciso trocar de fornecedor, todo o processo de pesquisa, negociação e fechamento de contrato tem que ser refeito, e isso demanda tempo e pode comprometer o fluxo produtivo da empresa.

2. Aprofunde as pesquisas 

Apresentamos também diferentes lugares onde encontrar fornecedores, como pesquisas on-line, indicações de outros parceiros comerciais e contato com entidades de classe. Porém, é possível ir mais além.

Tenha em mente que quanto mais aprofundada for a sua pesquisa, maiores as chances de identificar o parceiro comercial perfeito, aquele realmente alinhado com o perfil e valores do seu negócio.

Então, explore todo o potencial que um bom networking pode gerar e, por que não, descubra quem são os fornecedores dos seus concorrentes.

A ideia com essa estratégia não é "copiar" a concorrência, mas expandir as suas possibilidades de encontrar bons parceiros comerciais.

E aqui vai uma dica extra de como aprofundar suas pesquisas: a internet é uma fonte inesgotável de dados e informações. Isso não é novidade. O que poucas pessoas sabem é que é possível ativar alertas no Google e receber notificações sobre novos conteúdos e notícias.

Por meio dessa funcionalidade você pode, por exemplo, receber avisos sobre fornecedores de um segmento específico e acompanhar de perto todas as novidades. Inclusive, é sobre isso que abordaremos no tópico seguinte.

3. Acompanhe tendências de mercado e necessidades dos clientes

Estar por dentro das tendências de mercado faz toda a diferença na hora de prospectar bons fornecedores. 

Acompanhar a chegada de novas tecnologias, por exemplo, evita a contração de soluções obsoletas que precisam ser trocadas em pouco tempo — e já comentamos o trabalho que é mudar de fornecedor, não é mesmo?

Além disso, você e seu time de compras e procurement também precisam conhecer as mudanças de comportamento dos clientes, pois estas afetam diretamente nos produtos/serviços que eles buscam.

Logo, se a sua solução já não for mais interessante para o público-alvo da sua marca, é necessário criar uma nova. Ao fazer isso, possivelmente terá que buscar por outros tipos de fornecedores.

4. Qualifique os fornecedores em potencial criteriosamente

O estudo de fornecedores também não podia ficar de fora desta lista de melhores práticas de prospecção. Essa estratégia consiste em analisar profundamente tudo o que for relacionado à empresa que pretende contratar.

Durante o processo de qualificação de fornecedores, ainda existem profissionais de compras que fazem análises superficiais, verificando apenas o status do CNPJ do parceiro em potencial. Entretanto, esse comportamento aumenta os riscos para quem está contratando, e não são poucos.

Por isso, é preciso estudar o fornecedor, que é conhecer o seu histórico, modo de trabalho, opinião de outros clientes que já foram atendidos por eles.

Ao levantar outras fontes, é possível ter informações que apontem se há ameaças em contratá-lo, quais são e quanto podem afetar, ou não, o seu fluxo de abastecimento.

5. Use softwares específicos de gestão de fornecedores

O processo de homologação de fornecedores é complexo, formado por diversas etapas e documentos que precisam ser analisados. Obviamente, realizar todas essas atividades sem ajuda da tecnologia demanda tempo, compromete a produtividade dos times e aumenta as chances de erros.

Pedir várias vezes a mesma documentação para a futura empresa fornecedora, por exemplo, pode comprometer o relacionamento comercial entre vocês e afetar a possibilidade de negociações futuras. Certamente, não é isso que você quer, não é mesmo?

Por outro lado, homologar fornecedores automaticamente evita todos esses transtornos e ainda aprimora a gestão de riscos, garante a compliance e aumenta a qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos.

O sistema da Linkana é uma das melhores opções do mercado para realizar essa atividade, pois permite realizar a homologação de fornecedores em poucos minutos, de forma simplificada, mas extremamente precisa

Essa solução conta com cadastro integrado, monitoramento automático, fluxos de aprovação automáticos e muito mais.

Confira, no vídeo abaixo, como a Keila Oliveira, Regional Procurement Excellence Expert da Nivea, tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores com a solução da Linkana.

Como a prospecção de fornecedores pode evitar riscos?

Falando em riscos, a prospecção de fornecedores ajuda a mitigá-los justamente por estimular uma análise aprofundada das características e formas de atuação dos potenciais parceiros.

Dessa forma, você saberá exatamente com qual modelo de negócio estará lidando antes mesmo de trazê-lo, efetivamente, para a cadeia de abastecimento da sua empresa.

Somado a isso, é importante considerar que a prospecção pode ser usada como uma ferramenta de identificação contínua de novas oportunidades de parceria.

No caso, estamos nos referindo à implementação do processo como uma estratégia para manter sua base de fornecedores sempre atualizada e com empresas qualificadas e compatíveis com as necessidades da sua companhia.

A abordagem tende a ser bem interessante para evitar, por exemplo, riscos de desabastecimento. Quanto a isso, imagine que um fornecedor da sua base tenha um problema operacional e, por esse motivo, não consiga atender seu novo pedido.

A prospecção, quando empregada de forma estratégica, ajuda a evitar que as suas operações parem, visto que você terá identificado, previamente, outra empresa fornecedora que pode suprir a demanda.

O mesmo princípio vale para quando o fornecedor passa por problemas financeiros, climáticos, trabalhistas, entre diversos outros que elevam os riscos para a sua companhia.

Aproveite e confira também este artigo: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"

Como a tecnologia ajuda na prospecção de fornecedores?

A tecnologia é fundamental no processo de prospecção, visto que facilita e otimiza todas as etapas que precisam ser realizadas. 

Entretanto, as soluções tecnológicas certas também melhoram, e muito, as demais atividades relacionadas à gestão de fornecedores.

Com o software certo, é possível, por exemplo:

• aumentar a produtividade dos times;

• reduzir erros e retrabalho;

• diminuir custos operacionais;

• avaliar, de forma mais precisa, os fornecedores e, com isso, mitigar riscos;

• identificar boas oportunidades de negócio;

• reduzir o tempo de homologação de fornecedores;

• aproveitar os dados gerados para embasar tomadas de decisão.

Como a Linkana ajuda a melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa?

A Linkana é o SRM do futuro! Com a nossa solução você e seu time de compras e procurement se livram de sistemas velhos, instáveis e cheios de problemas, simplificando e automatizando o cadastro de fornecedores. 

Dessa forma, economizam tempo na homologação ao integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Por que a Linkana? 

Entre as histórias de sucesso da Linkana, estão grandes empresas, como Nivea, Mondelez Brasil, CBA, Mitre, Raízen, Suzano, Basf, Nubank, L'Oreal e muitas outras.

Ao usarem a solução da Linkana, essas empresas reduziram o tempo de cadastro e homologação de fornecedores em até 90%!

Parte disso vem dos nossos diferenciais, pois nossa ferramenta é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funcione. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

Quer resultados tão bons quanto esses também no seu negócio? Então preencha agora mesmo o formulário abaixo e converse com um dos nossos especialistas!