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Gestão de Fornecedores

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Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa

Written byLeo Cavalcanti

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September 18, 2020

September 18, 2020

September 18, 2020

Qualquer empresa que deseja expandir e ter sucesso precisa trabalhar com parceiros em algum momento. E para transformar as metas em realidade, é importante que esses parceiros sejam confiáveis e eficazes, não é mesmo?

Para garantir que esse relacionamento seja o mais frutífero possível, é importante encontrar as empresas que melhor se encaixam nas expectativas e necessidades da sua instituição. Por isso a importância de se ter uma política de qualificação de fornecedores.

Você não sabe como instituir uma política de qualificação de fornecedores no seu negócio? Continue a leitura para entender mais!

Por que ter uma política de qualificação de fornecedores na minha empresa? 

Para lhe motivar a implantar uma política de qualificação de fornecedores, trouxemos algumas das razões pelas quais sua empresa deve considerar esse processo. Confira o exemplo

  • Para que seu produto final seja produzido com a melhor qualidade possível, é essencial que as matérias-primas fornecidas pelo fornecedor acompanhem essa expectativa

  • As matérias-primas representam mais de 50% de um processo de produção

  • Há uma interdependência entre as empresas e os fornecedores para que os produtos cheguem às prateleiras

  • O registro e acompanhamento de documentos sobre os fornecedores facilitará a manutenção do seu cadastro e homologação, tornando mais prática a conferência das informações e levantamento de possíveis pendências, seja ela fiscal, tributária, trabalhista ou mesmo ambiental, no histórico do terceirizado

  • Garantia de alto nível de Compliance com a diminuição de riscos de irregularidades e prejuízos a empresa contratante, sejam eles financeiros, operacionais ou de imagem.

Entendeu o impacto que um fornecedor pode ter em uma cadeia produtiva? Um bom fornecedor não significa apenas matéria-prima de qualidade, mas também maior produtividade com mais segurança.

E com um relacionamento cada vez mais cooperativo entre os parceiros e sua empresa, baseado em confiança e objetivos claros e definidos, ambas partes podem crescer - e lucrar -  juntas.

Para reforçar ainda mais a importância dos processos para o fortalecimento das empresas, confira abaixo uma palestra da professora Maria Candida Torres:

https://www.youtube.com/watch?v=eHcxvO3mZe0

Política de qualificação de fornecedores: passo-a-passo

Agora que você entendeu as razões pelas quais você deve considerar uma política de qualificação de fornecedores, chegou o momento de finalmente compreender como funciona esse processo. Então pegue papel e caneta e comece a anotar:

1. Homologação do fornecedor

A primeira etapa dessa política se inicia antes mesmo da parceria. A homologação é o processo em que se avalia documentos e informações da terceirizada que poderá se relacionar com sua instituição.

Essa etapa é essencial para analisar os riscos decorrentes dessa contratação e decidir se esse fornecedor poderá atender suas demandas com eficiência e segurança em todo o ciclo de fornecimento, a partir de políticas e regras de conformidade pré-definidas.

Para apoiar sua empresa neste processo, existem soluções tecnológicas como a Linkana, que transforma burocracia em simplicidade.

Com a possibilidade de automatizar a emissão e monitoramento de certidões e consultas públicas, além de facilitar a análise e visualização de documentos privados por meio de dashboards, alertas e relatórios de conformidade, é possível agilizar a homologação de fornecedores.

2. Iniciar e reavaliar parcerias 

O terceirizado foi analisado e aprovado por sua empresa, mas você concluiu que, com algumas melhorias, ele pode fornecer 10% mais produtos em 30% menos tempo.

É no momento em que será estabelecido um contrato que sua empresa pode incentivá-lo a investir em aperfeiçoamentos, além de estabelecer os critérios de desenvolvimento de programas de qualidade de modo a ter os materiais com a qualidade desejada dentro do prazo estipulado.

Já para a sua empresa, isso significa uma avaliação nos contratos vigentes. Será que esse novo fornecedor pode assumir um contrato maior e você, então, ganhar mais importância para ele? Ou deixar esse material todo na mão de um único fornecedor pode trazer riscos para a sua produção? 

Antes de fechar um novo contrato, olhe para a sua produção atual e veja como ela pode ser aprimorada com esse novo fornecedor.

Leia também: Quais são os critérios para qualificação de fornecedores essenciais para seu negócio?


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3. Criar uma estratégia de desempenho com o fornecedor

Para que a parceria possa ter o melhor rendimento possível, deve ser estabelecida uma estratégia de desempenho. Alguns dos tópicos que podem ser discutidos entre as partes a fim de aprimorar o relacionamento são:

  • Prazos de entrega de produtos

  • Qualidade esperada dos materiais fornecidos

  • Apoio técnico que será oferecido

  • Valores competitivos dos produtos

  • Serviços complementares que possam melhorar o processo

4. Determinar um índice de qualificação de fornecedores

Conforme sejam feitas entregas dos materiais, sua empresa não só pode, como deve monitorar continuamente o contrato fechado para garantir que todas as entregas estão sendo feitas dentro dos parâmetros determinados.

Para isso, é importante determinar um índice de qualificação de fornecedores, onde você pode acompanhar quais dados são importantes e como coletá-los, para sempre saber o que pode ser melhorado e como a parceria pode ser fortalecida.

Algumas das métricas que podem ser acompanhadas por sua empresa são:

  • Eficiência operacional

  • Indicadores financeiros como índice de liquidez, margem de contribuição e fluxo de caixa 

  • Gestão de riscos

  • Conformidade de processos

  • Gestão organizacional

  • Satisfação dos consumidores

  • Certidões de regularidade e documentos

Informações como as métricas do índice de qualificação de fornecedores podem inclusive serem compiladas em um manual de qualificação de fornecedores, para que todas as informações relevantes para a sua instituição sobre terceirizados estejam de fácil acesso e reunidas em um único documento.

5. Oferecer feedbacks sobre a atuação do fornecedor

Com todos esses dados coletados, por que não compartilhá-los com o seu parceiro? Se você espera que ele caminhe e cresça com você, aprofundar esse relacionamento traz benefícios para ambos.

Para exemplificar, caso seu parceiro faça as melhorias que você sugerir e tenha uma melhor saúde financeira, você terá ainda mais segurança que ele poderá atender suas necessidades e, no final do dia, todos saem ganhando.

Política de qualificação de fornecedores: uma necessidade

A implantação de uma política de qualificação de fornecedores é algo cada vez mais necessário para que sua empresa possa sempre realizar as decisões corretas quando falamos de terceirizados.

Esperamos que nesse artigo você tenha entendido como que esse processo pode criar impactos positivos nas suas rotinas, seja apenas produzindo um manual de qualificação de fornecedores como guia até mesmo incorporando todas as etapas na sua empresa.

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