Política de compliance: como inseri-la na sua empresa?

A política de compliance é um conjunto de boas práticas que os gestores de uma empresa determinam e adotam para o negócio atuar de acordo com leis, normas, legislações e padrões éticos gerais e específicos do segmento no qual a companhia está inserida.

Ao trabalhar sob essa diretriz, fica mais fácil realizar as atividades da empresa de forma clara, confiável, segura e com menos impacto à reputação da marca.

Por essa razão, a adoção de regras de compliance também se tornou um meio que os gestores encontraram para fortalecer as estratégias internas.

Aplicar as principais políticas de compliance faz com que as empresas atinjam um nível mais elevado de maturidade em comparação à concorrência. O motivo é que passam a se posicionar em um formato de organização muito mais consciente dos seus deveres e responsabilidades.

Porém, de um ponto de vista prático, quanto as regras de compliance podem ajudar o seu negócio a crescer? Por que essa conduta é vista como um diferencial competitivo no mundo corporativo?

Para facilitar o seu entendimento sobre o conceito e seu impacto, neste post explicaremos quais são os objetivos de uma política de compliance, por quais motivos implementá-la e qual é o melhor modo de executá-la.

Então, siga a leitura e descubra tudo agora mesmo!

O que é compliance?

Compliance vem do verbo em inglês to comply, significa “estar em conformidade”. O termo corresponde a um conjunto de regras e procedimentos que regulamenta as funções de uma empresa e faz com que se mantenha alinhada às leis e normas dos órgãos reguladores.

Por meio desse conceito, os gestores garantem a conformidade da companhia, assim como facilitam a definição interna de modelos de controle que identificam situações arriscadas e fora de conduta no âmbito fiscal, financeiro, contábil, administrativo, por exemplo.

Por controlar os problemas aparentes, o compliance é fundamental para que as empresas se consolidem no mercado, já que ficam cientes sobre os padrões éticos e legais que seus stakeholders esperam que sigam.

Dica de leitura: “Reputação de empresas: qual a importância? Como melhorar?”

Quais são os pilares do compliance?

As regras de compliance seguem três premissas: prevenir, detectar e corrigir problemas legais, de ética e de conduta.

Para tal, é preciso se respaldar em nove pilares para a construção de um bom programa de compliance:

1. suporte da alta administração: apoio total e absoluto do alto escalão da companhia, somado à nomeação de um profissional para atuar como responsável pela área de compliance da empresa;

2. avaliação de riscos: identificação das potenciais ameaças ao negócio com potencial para comprometer e/ou impedir o alcance dos objetivos da organização;

3. código de conduta e políticas de compliance: elaboração e formalização das diretrizes a serem seguidas para manter a empresa em conformidade;

4. controles internos: adoção de processos internos que ajudem a mitigar riscos e a garantir, por exemplo, que registros financeiros e contábeis reflitam fielmente as movimentações monetárias do negócio;

5. treinamento e comunicação: transmissão para os colaboradores sobre os objetivos da empresa com a adoção de regras de compliance, o papel e a importância da participação de cada um, independentemente do cargo ou nível hierárquico;

6. canais de denúncias: criação e divulgação de meios de comunicação seguros e transparentes para abertura de queixas e/ou apresentação de violações do Código de Conduta por funcionários, terceiros, clientes e demais agentes ligados à companhia;

7. investigações internas: apuração das denúncias recebidas pelos canais criados para esse fim, com o objetivo de averiguar se houve, ou não, a prática e/ou comportamento ilícito ou antiético apontado;

8. due diligence: avaliação pontual e aprofundada de todos os potenciais parceiros antes de efetivar a contratação, a exemplo de fornecedores;

9. auditoria e monitoramento: acompanhamento constante para verificar se as regras de compliance são cumpridas, quais foram os resultados e se há necessidade de melhorias no programa de compliance que a companhia adotou.

Sugestão de leitura para você: “Auditoria de fornecedores: o que é, por que e como realizar?”

O que é política de compliance e qual a relevância?

A política de compliance é um conjunto de diretrizes, processos e controles que os gestores definem para a empresa, cujo objetivo é garantir que as atividades que o negócio realiza estejam de acordo com leis, regulamentos e normas internas e externas.

Um exemplo prático desse conceito é uma empresa do setor financeiro adotar mecanismos de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) para análise de transações suspeitas e exigência de que os funcionários reportem movimentações financeiras acima de um determinado valor.

Outro seria uma companhia do setor de tecnologia que implementa medidas para proteger os dados dos clientes e, assim, garantir o atendimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Neste caso, os administradores e seus times podem definir políticas de consentimento, armazenamento seguro e treinamentos internos sobre privacidade.

Como você pode ver, a política de compliance é relevante porque garante que a empresa atue conforme as leis e normas do setor e gerais, o que também leva à prevenção de riscos legais, fraudes e corrupção.

Além disso, a prática fortalece a ética organizacional, melhora a governança corporativa e aumenta a confiança de clientes e potenciais investidores.

Companhias com compliance sólido evitam penalidades, protegem a reputação e criam um ambiente de negócios mais seguro e transparente.

Sugestão de leitura: “Governança corporativa: saiba o que é e por que transforma uma empresa”

Como funciona a política de compliance?

A política de compliance funciona como uma ferramenta que ajuda a identificar e tratar práticas ilegais em uma empresa. O objetivo principal é garantir a conformidade com leis e regulamentos. Porém, inclui também prevenir fraudes, reduzir riscos operacionais e promover uma cultura ética e transparente.

Por conta da funcionalidade, essas políticas definem procedimentos e diretrizes que precisam, obrigatoriamente, ser seguidos por todos os envolvidos com a companhia, a fim de assegurar o cumprimento correto das diretrizes, e de forma que abranja todo o negócio.

Dessa forma, as regras de compliance também funcionam como meios de:

• identificar golpes internos e externos (como os aplicados por fornecedores);

• prevenir assédios de diferentes naturezas;

• combater comportamentos antiéticos;

• aumentar o controle sobre os riscos inerentes ao negócio;

• elevar a credibilidade da companhia perante clientes, investidores e parceiros de negócio;

• proteger e melhorar a reputação da empresa;

• melhorar sua imagem perante o mercado.

Qual a importância das políticas de compliance para as empresas?

A importância das políticas de compliance para as empresas é tanta que cada vez mais gestores levam a prática para os seus negócios.

Segundo uma pesquisa da KPMG, o nível de maturidade de conformidade nas empresas brasileiras subiu de 3,07 em 2021 para 3,09 em 2024 (escala de 1 a 5). O crescimento representa o índice mais alto desde 2015, quando a companhia iniciou o estudo.

Estão entre os elementos que contribuíram para esse avanço:

• investigações e linha ética;

• políticas e procedimentos;

• governança e cultura;

• reporte.

No que se refere aos setores mais maduros, compõem o ranking:

• serviços financeiros;

• governo e infraestrutura;

• tecnologia, mídia e telecomunicação;

• fabricação industrial;

• consumo e varejo.

Por quais motivos há cada vez mais adesão? Pelo fato de que a política de compliance é importante para:

• viabilizar negócios: programas de conformidade ajudam a firmar negócios, tanto no setor público quanto no privado. Instituições bancárias utilizam essa política para promover a concessão de financiamento, por exemplo;

• responsabilidade objetiva: de acordo com a lei, a pessoa jurídica responderá por ações ilegais, embora o ato não seja fruto de uma decisão administrativa direta;

• diferencial competitivo: mesmo que a sociedade perceba a real importância de ter um comportamento ético e de respeito às leis, a maioria das empresas ainda não tem um nível elevado de maturidade em relação à prática no mercado. Por essa razão, a política de compliance é um diferencial para aquelas que usam práticas sólidas e sistemas evoluídos.

3 principais benefícios de implementar políticas de compliance

São muitos os benefícios de implementar políticas de compliance em um negócio. Estes são os principais:

• definição de regras claras de conduta;

• redução de problemas legais;

• aprimoramento da governança corporativa.

Entenda os motivos a seguir.

Definição de regras claras de conduta

Por meio das diretrizes de compliance os gestores deixam claro aos colaboradores o que esperam de cada um no que se refere à transparência de ações e comportamento.

Esses parâmetros e regras de conduta apontam o que é permitido e proibido na instituição, e orientam todos sobre como agir perante situações que vão contra os preceitos da companhia.

Redução de problemas legais

A adição de uma política de compliance mantém a empresa conforme as leis. A prática faz com que a instituição identifique com precisão e agilidade as falhas e os desvios a tempo de corrigi-los.

Como resultado, diminui-se o risco de multas e autuações que podem gerar problemas judiciais e financeiros impactantes.

Aprimora a governança corporativa

Existe uma diferença entre as duas expressões: governança corporativa corresponde ao modo como os gestores administram a empresa, o que envolve política, cultura e processos. Já compliance é a maneira de preservar a gestão de acordo com as normas vigentes, sempre com respeito à ética.

Nesse sentido, as políticas de compliance e a governança corporativa caminham juntas, uma vez que preveem normas e regulamentações internas da empresa, transparecem a estrutura da instituição e as responsabilidades para resolver cada problema.

Quais são os elementos essenciais de políticas de compliance?

Os elementos essenciais de políticas de compliance garantem o alinhamento das atividades da empresa às leis, regulamentos e boas práticas. Conheça os principais.

1. Código de Conduta e Ética

Crucial para definir os princípios, valores e regras que orientam o comportamento dos colaboradores e parceiros da empresa, a exemplo dos fornecedores.

2. Treinamento e capacitação

Inclui programas contínuos para educar os funcionários sobre o que é e a importância da compliance, de comportamentos e posturas éticas e quais práticas adotar no ambiente de trabalho para assegurar o cumprimento desses parâmetros.

3. Controles internos e monitoramento

Consistem em mecanismos para identificar e mitigar riscos, como auditorias internas, revisão periódica de processos e análise de transações financeiras e comerciais.

4. Canais de denúncia

São meios de comunicação específicos para colaboradores e terceiros manifestarem irregularidades na companhia. É importante serem anônimos para estimular as denúncias e eliminar o receio de uma possível represália.

5. Políticas anticorrupção e conflitos de interesse

Exigem a definição de normas claras para evitar práticas ilegais, como suborno, corrupção de fornecedores, favorecimento e situações que comprometam a integridade, confiabilidade e reputação da companhia.

6. Sanções e medidas disciplinares

São definições de penalidades para casos de descumprimento das normas, a exemplo de aplicações de advertências para funcionários e multas para prestadores de serviço terceirizados. Devem garantir a aplicação justa e eficaz das penalidades, conforme o impacto e peso de cada situação.

7. Gestão de riscos

O gerenciamento de riscos inclui processos para avaliar, prevenir e mitigar ameaças legais, financeiras e operacionais com potencial de afetar a dinâmica de funcionamento e o crescimento da empresa. Por exemplo, lidar com fornecedores que descumprem leis trabalhistas ou determinações ambientais.

Leia também: “O que é gestão de riscos, para que serve e qual a importância?”

Como implementar uma política de compliance? 6 passos principais

Quanto à implementação, os principais programas de compliance das empresas comumente incluem estes passos:

1. comprometimento da liderança: a alta direção fornece recursos e liderança para garantir a adoção das medidas de compliance;

2. designação de responsáveis: há a nomeação de profissionais para gerenciar as iniciativas, muitas vezes com a criação de um departamento independente;

3. criação do código de ética: documento que estabelece padrões de conduta para todos os envolvidos nas atividades da companhia, como colaboradores, gestores e fornecedores;

4. mapeamento de riscos: identificação e análise das principais ameaças que podem afetar a empresa, e definição de medidas preventivas;

5. fortalecimento da cultura organizacional: por meio da adoção de diferentes medidas, como treinamentos e campanhas internas para reforçar a importância do compliance entre os funcionários;

6. procedimentos de due diligence: prática de gestão de riscos aplicada a fornecedores e parceiros que inclui atividades como auditorias, análise de oportunidades e previsão de cenários de negócios.

Dica! Para entender como funciona a política de compliance, veja quais são as regras do Grupo Emec Obras e Serviços:

Qual a relação entre políticas de compliance e políticas corporativas?

A relação entre políticas de compliance e políticas corporativas está no foco dos dois princípios, que é estabelecer diretrizes, regras e parâmetros para o pleno funcionamento da empresa e garantir o cumprimento de todas as leis, normas e regimentos, internos e externos.

Estes são alguns pontos nos quais essas políticas convergem:

• governança corporativa: o compliance fortalece as políticas corporativas ao definir regras claras para tomadas de decisão e a conduta dos colaboradores;

• redução de riscos: enquanto as políticas corporativas definem diretrizes gerais para o negócio, a de compliance assegura o cumprimento dessas regras de maneira legal e ética;

• cultura organizacional: ambas promovem um ambiente de trabalho íntegro e reforçam diversos valores, como transparência, responsabilidade e ética nas atividades e deliberações.

Confira também: “Cultura organizacional e gestão de fornecedores: como se relacionam?”

Qual a relação entre política de compliance e gestão de riscos?

No que se refere à relação entre política de compliance e gestão de riscos, estes são os principais pontos de alinhamento:

• identificação de ameaças e definição de medidas protetivas e de mitigação de impacto;

• definição de regras, diretrizes e condutas claras, alinhadas aos valores e leis que regem a companhia;

• contribuição na construção de uma cultura organizacional idônea e consciente;

• elaboração de parâmetros para realização de auditorias e monitoramento contínuo dos riscos aos quais o negócio está sujeito.

Entenda tudo no artigo: “Gestão de riscos e compliance: por que relacioná-las?”

Quais as tendências em políticas de compliance?

Segundo a pesquisa da Aliant, empresa de consultoria e soluções para ética, conformidade e ESG, estas são as principais tendências em políticas de compliance:

• transformação digital: por meio da adoção de tecnologias e ferramentas que automatizam as análises e o gerenciamento dos programas de conformidade;

• aproximação da alta liderança: aumento do engajamento e da participação dos líderes para facilitar a implementação, estimular a adoção e garantir a eficácia do programa de compliance;

• direcionamento melhor do orçamento para a área de compliance: principalmente para a contratação de novas tecnologias.