O OTIF é um indicador que mensura o desempenho das operações de coleta e entrega de uma empresa. Trata-se de um KPI logístico que revela o cumprimento ou não dos prazos de entrega, e se estão alinhados ao padrão de qualidade que os clientes esperam receber.

Além de aprimorar a gestão logística, o KPI OTIF é uma importante ferramenta de análise de desempenho de fornecedores.

Esse indicador permite verificar, por exemplo, quais participantes da cadeia de suprimentos cumprem os prazos de envio de insumos e prestação de serviços, e aqueles que descumprem, comprometendo o fluxo operacional do seu negócio.

Somado a este fato, o KPI também ajuda a mensurar níveis de qualidade nas entregas, visto que aponta se houve ou não o atendimento às especificações do pedido.

Achou interessante e quer entender melhor como esse indicador logístico funciona? Então, siga a leitura deste artigo, descubra o que é e como calcular o OTIF, e como usá-lo para aumentar a eficiência na cadeia de suprimentos da sua empresa!

Principais aprendizados:

• O OTIF mede a eficiência logística com base em entregas completas e no prazo.

• Existe OTIF de entrada (fornecedores) e de saída (cliente final), e ambos precisam de acompanhamento.

• Fatores como transporte, estoque, fornecedores e processos internos influenciam diretamente o índice.

• A análise contínua do OTIF ajuda a identificar falhas logísticas e tomar decisões mais assertivas.

• O indicador também serve para qualificar e reconhecer fornecedores com melhor desempenho.

O que é o indicador OTIF?

O OTIF é um indicador de nível de serviço logístico que mensura critérios relacionados à qualidade do envio de pedidos, como o cumprimento das especificações, a entrega no prazo e completa e as condições da mercadoria.

A sigla em inglês significa On-Time In-Full que, respectivamente, diz respeito ao prazo e ao estado do item.

Quanto à aplicação, o KPI OTIF permite mensurar a qualidade do processo logístico de um negócio frente a diversos critérios, como:

• capacidade de envio no prazo;

• conformidade com o que o cliente espera receber;

• quantidade de entregas no tempo e nos locais certos.

Por conta das aplicações, esse é um dos indicadores logísticos mais flexíveis que pode ser utilizado em empresas que fazem algum tipo de entrega, seja no mercado B2B ou B2C.

Dica de leitura: "Logística empresarial: o que é e por que é tão importante?"

Qual a diferença entre OTIF de entrada e OTIF de saída?

A principal diferença entre OTIF de entrada e OTIF de saída é o ponto de análise do indicador logístico.

O OTIF de entrada avalia a performance dos fornecedores em relação às empresas que abastecem, como a pontualidade e a conformidade das entregas. Já o OTIF de saída mede o desempenho da companhia quanto à eficiência em entregar os pedidos aos clientes finais no prazo e condições combinadas.

Ao acompanhar as duas versões da métrica, consegue-se identificar gargalos em diferentes pontos do fluxo logístico e, assim, tomar decisões mais precisas para garantir uma operação fluida e eficiente, tanto no abastecimento quanto na venda ao consumidor final.

A tecnologia é uma importante aliada na mensuração de ambos os indicadores logísticos. Com o SRM da Linkana, por exemplo, você e sua equipe avaliam o OTIF de entrega de maneira prática, eficiente e automatizada.

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Como calcular o OTIF?

Para calcular o OTIF, é necessário coletar dados sobre a quantidade total de pedidos entregues no prazo e em conformidade com o solicitado, e aplicá-los à seguinte fórmula:

OTIF = (Entregas no prazo e completas ÷ Total de entregas) × 100

Na prática, o cálculo do OTIF combina dois critérios essenciais da logística: pontualidade (On Time) e integridade (In Full).

Segundo esse KPI, um pedido é adequado quando:

• chega na data combinada, sem adiantamento nem atraso;

• contém todos os itens corretos, nas quantidades solicitadas e sem avarias.

Qualquer falha, mesmo que pequena, invalida o pedido na contagem de atendimentos bem-sucedidos. Por exemplo, se uma empresa entregou 850 pedidos completos no prazo, de um total de 1.000, o OTIF será:

• (850 ÷ 1.000) × 100 = 85%

Neste caso, significa que 85% das entregas atenderam integralmente aos critérios de tempo e conformidade. Já os 15% restantes indicam falhas no processo logístico, como atrasos, pedidos incompletos ou divergências nos itens.

É fundamental dedicar atenção a esse percentual, identificar seus motivos e tomar as medidas necessárias para reverter os erros.

Quando negligenciado, tende a afetar o nível de confiança das parcerias com fornecedores e impactar negativamente o relacionamento com os clientes.

Como chegar ao percentual de On-Time e In-Full?

Para chegar ao percentual de On-Time e In-Full, é preciso aplicar essas expressões matemáticas separadamente:

• On-Time (%): número de pedidos entregues no prazo / total de pedidos

• In-Full (%): número de pedidos entregues completos / total de pedidos

Veja abaixo o que significa cada parte do indicador.

On-Time

O termo se refere ao conceito "no prazo". Consiste na mensuração do tempo total de uma entrega, desde o despacho até a chegada do produto ao destino. A ideia é verificar se todo o processo logístico seguiu as datas estipuladas.

Geralmente, é normal uma empresa trabalhar com prazos de entrega distintos para cada tipo de produto que comercializa.

Ainda assim, o indicador dá uma visão geral do atendimento, ou não, dos limites de entrega. Dessa forma, consegue-se verificar o percentual de acerto e, a partir dessa informação, adotar as melhorias necessárias.

In-Full

A segunda parte do indicador OTIF é sobre o atendimento das especificações do pedido. Na prática, significa garantir que o produto entregue é o mesmo solicitado.

Aqui, também entra a questão da qualidade do item, a fim de evitar que o material entregue tenha falhas e/ou avarias decorrentes do processo logístico.

Aprenda mais sobre esse tema no artigo: "KPIs do setor de compras: qual a importância desse tipo de métrica e 6 dicas para implementar na sua empresa"

Quais são os principais fatores que afetam o OTIF?

Diversas variáveis influenciam o desempenho do OTIF. A seguir, veja os principais fatores logísticos, operacionais e ligados aos fornecedores que impactam esse indicador.

• atrasos no transporte: falhas na roteirização, problemas com frete ou imprevistos no trajeto afetam a pontualidade das entregas;

• erros na separação de pedidos: picking incorreto gera entregas incompletas ou com itens trocados e compromete a integridade do fluxo operacional;

• problemas na embalagem: invólucros inadequados causam avarias no produto, o que invalida a entrega dentro do OTIF;

• falta de visibilidade do estoque: ausência de controle em tempo real dificulta o cumprimento de prazos e compromete a integridade dos pedidos;

• capacidade operacional insuficiente: gargalos em expedição, carga ou conferência reduzem a eficiência e aumentam o risco de atrasos;

• comunicação falha entre setores: desalinhamentos entre compras, logística e comercial, por exemplo, geram divergências de informações e atrasos na resposta ao cliente;

• lead time do fornecedor: prazos longos ou instáveis de entrega de insumos dificultam o planejamento e impactam o OTIF de saída;

• confiabilidade das empresas fornecedoras: parceiros que atrasam ou entregam materiais com defeitos prejudicam o fluxo produtivo e, por consequência, o relacionamento com o consumidor final;

• falta de padronização nos processos: ausência de rotinas claras para conferência, expedição e controle logístico gera inconsistência no atendimento;

• sistemas desatualizados ou não integrados: quando não há integração entre ERP, SRM (gestão de fornecedores) e TMS (gerenciamento de transporte), por exemplo, ocorrem falhas no registro de dados e na tomada de decisão.

Identificar e monitorar esses fatores permite agir de forma preventiva e estratégica para elevar o índice OTIF, aumentar a eficiência na cadeia de suprimentos e melhorar a experiência do cliente.

Leia também: “Como aumentar a eficiência operacional? 5 estratégias!”

Como melhorar o OTIF com apoio da gestão de fornecedores?

Em linhas gerais, o OTIF ideal deve ficar entre 80% e 90%. Percentuais inferiores indicam processos logísticos ineficientes que requerem ajustes para evitar impacto no fluxo produtivo da empresa. Por consequência, acendem o alerta para a importância dos resultados no relacionamento com os clientes finais e no faturamento.

Se o resultado da sua empresa for diferente desse percentual, é fundamental adotar medidas para melhorar o nível de serviço logístico, o desempenho dos fornecedores e, assim, garantir entregas no prazo e completas tanto de entrada quanto de saída.

Estas são as mais indicadas:

• listar os processos adotados para identificar gargalos e realizar os ajustes necessários;

• padronizar a dinâmica de entrega;

• usar sistemas próprios de gestão logística;

• otimizar o fluxo de entrega por meio de soluções de geolocalização;

• estabelecer um bom relacionamento com fornecedores, a fim de evitar atrasos na entrega de produtos e/ou serviços;

• adotar um processo de homologação criterioso para selecionar fornecedores com capacidade técnica e confiabilidade comprovada;

• acompanhar o desempenho dos fornecedores com indicadores, como OTIF, lead time e índice de não conformidade;

• utilizar tecnologia de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM), como a Linkana, que automatiza a análise de performance, centraliza documentos, emite alertas de risco e oferece dashboards completos para tomada de decisão.

Ao fortalecer a gestão de fornecedores com apoio de ferramentas tecnológicas e critérios bem definidos, sua empresa garante mais previsibilidade, reduz falhas operacionais e eleva o nível de serviço ao cliente final.

Não deixe de ler: “Homologação de fornecedores: GUIA completo para realizar!”

Qual o impacto do OTIF na gestão da cadeia de suprimentos?

Por falar em fornecedores, tenha em mente que o On-Time In-Full de seus parceiros influencia diretamente o resultado do indicador da sua empresa.

Se houver atrasos na entrega de matéria-prima para o seu negócio, por exemplo, o envio dos produtos aos seus clientes também poderá atrasar. Esse parâmetro também vale quando a quantidade que recebe não é a esperada, situação que impacta o volume produtivo.

Por motivos como esse, o prazo de entrega também deve ser considerado durante a avaliação do desempenho dos fornecedores. Dessa forma, você saberá quais parceiros cumprem as datas de entrega e se a qualidade dos itens que enviam está conforme o esperado.

Acompanhar de perto o OTIF de entrada também minimiza outros riscos, como:

• perda de receita: por impossibilidade de atender a demanda no prazo;

• aumento do nível de insatisfação dos clientes: o que afeta a percepção da marca e gera churn;

• gargalos operacionais: por falta de insumos no momento certo da produção;

• custos extras com fretes de urgência ou retrabalho: para compensar atrasos e falhas;

• quebra de contratos ou penalidades comerciais: em casos de não cumprimento de SLAs;

• redução da competitividade: devido à pouca agilidade de resposta ao mercado;

• acúmulo de estoque de segurança: como tentativa para prevenir falhas, o que compromete o capital de giro.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "4 indicadores de desempenho de fornecedores para agregar mais segurança e eficiência nas parcerias"