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Lead time de compras: o que é, qual a importância e como calcular?
Lead time de compras faz parte da estimativa de tempo que um produto leva para ser entregue ao cliente, considerando todas as suas etapas de fabricação.
Em outras palavras, esse conceito consiste na mensuração de período necessário para que uma matéria-prima chegue à sua empresa, se transforme no item adquirido e esse seja entregue ao consumidor final.
Como você deve estar imaginando, para chegar ao lead time de compras de uma empresa diversos fatores precisam ser considerados, tais como o fornecedor dos insumos e a sua localização, as liberações da Receita Federal, entre outros.
Porém, é fundamental compreender que o cálculo certo desse indicador tem impacto direto no seu relacionamento com o cliente. Afinal, quanto mais rápido ele receber o produto adquirido, maior será o seu nível de satisfação.
Mas como chegar a um resultado que atenda esse ponto e que, ao mesmo tempo, não gere perda de qualidade ou prejuízos financeiros para a sua empresa?
O que é lead time de compras?
O lead time de compras é o tempo entre a aquisição de uma matéria-prima, ou produto que será revendido, até a chegada na sua empresa.
Essa mensuração faz parte do conceito de lead time (tempo de espera), o qual abrange diferentes processos de um negócio. Por exemplo, existe o lead time de produção, de entrega e o de compras, o qual vamos detalhar neste artigo.
Para que essa ideia fique mais clara, vamos usar com exemplo uma empresa fabricante de móveis sob medida.
O cliente chega ao showroom da marca, escolhe o móvel, define a cor, as medidas e efetiva a compra. O vendedor, por sua vez, precisa dar ao consumidor um prazo previsto para entrega, certo?
Para saber quantos dias são necessários para a fabricação do item comprado é preciso saber o lead time da empresa, que inclui o pedido da matéria-prima, sua entrega pelo fornecedor, a fabricação do produto e o envio ao cliente.
Veja, na ilustração abaixo, as etapas do lead time do nosso exemplo:
Qual a importância do lead time de compras para a sua empresa?
Dentro desse conceito, o lead time de compras diz respeito à aquisição de matéria-prima para fabricação de algo, ou à compra e a chegada de produtos que serão revendidos.
Nesse processo, não podemos deixar de citar também o tempo necessário para homologar a empresa que fornecerá esses itens.
Como esse ponto pode impactar diretamente o seu time to market, é fundamental escolher bem os fornecedores, analisando com cuidado, porém com rapidez, a confiabilidade de cada um.
Entenda mais em “Como fazer a gestão de risco de fornecedores”
Assim, independentemente se a sua empresa fabrica ou revende os itens que comercializa, calcular o prazo de entrega ao cliente é fundamental para melhorar esse relacionamento.
Além disso, estimar corretamente esse tempo, de modo que seja aceitável para o consumidor e alcançável por sua empresa, pode fazer toda a diferença entre fechar ou não um bom negócio.
Para se ter uma ideia da importância desse prazo, só no e-commerce, por exemplo, 97% dos consumidores afirmam adicionar produtos aos carrinhos e abandonar depois. Entre os principais motivos está prazo de entrega muito longo (48,6%).
Obviamente, dentro desse tempo estimado podem estar questões de logística, distância, entre outros. Porém, não se pode deixar de considerar pontos relacionados ao lead time de compras, tais como se o produto já está disponível em estoque ou se é preciso fabricá-lo.
Ou seja, tudo isso impacta no prazo de recebimento do item e pode influenciar na decisão de compra do cliente e no seu nível de satisfação.
Outros motivos pelos quais é importante considerar o lead time de compras
Mas além de atender bem o cliente, saber o lead time de compras da sua empresa contribui para diversos outros aspectos.
Seu resultado ajuda a analisar melhor todas as etapas que um produto percorre até chegar às mãos do consumidor.
Assim, se o resultado desse lead time não for o esperado, permite que os gestores busquem formas de melhorar esse índice, tais como identificando os pontos de dificuldade do processo, reduzindo as fases de aquisição, buscando por novos fornecedores etc.
Leia também “5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los”
Somado a tudo isso, a mensuração correta desse tempo ajuda a melhorar o planejamento estratégico e financeiro da empresa.
Isso acontece porque muitos gestores acreditam que manter grandes estoques pode ser a solução para reduzir o tempo de entrega. No entanto, essa prática pode resultar em mais gastos, por exemplo, de transporte, de armazenamento, de logística etc.
Dependendo do segmento, se estiverem lidando com produtos sazonais, perecíveis, ou mesmo tóxicos, os problemas (e prejuízos) podem ser maiores ainda.
Com o cálculo do lead time é possível identificar o tempo certo para adquirir novos insumos evitando, assim, investimentos e gastos desnecessários e a perda de matéria-prima ou de produtos para revenda.
Ou seja, o planejamento da empresa se torna mais assertivo, e a saúde financeira se mantém em dia.
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Como calcular o lead time de compras?
Como mencionado no início deste artigo, há diversos pontos que influenciam na sua cadeia de suprimentos e, consequentemente, no resultado do seu lead time.
Entre os principais estão o fornecedor e sua localização geográfica; a data da compra e a sua logística de entrega e, dependendo do item, a liberação da Receita Federal.
Considerando todos esses fatores, para calcular o lead time de compras da sua empresa você deve:
Listar todas as matérias-primas necessárias para a fabricação de cada um dos seus produtos;
Identificar o tempo de entrega de cada insumo à sua empresa;
Priorizar a compra das matérias-primas e produtos para revenda que demoram mais para serem entregues;
Mensurar quantos dias são necessários para a fabricação dos seus produtos após o recebimento dos insumos;
Considerar uma margem de segurança antes de definir o prazo final.
Listar as matérias-primas necessárias
O primeiro passo para calcular o lead time de compras da sua empresa é fazer uma lista com todas as matérias-primas que são necessárias para a fabricação de cada produto que comercializa.
Para isso, monte uma planilha ou uma tabela e relacione todos os insumos previstos, considerando os exigidos em cada etapa de fabricação.
Identificar o tempo de entrega de cada insumo
Com essa lista em mãos, considere quanto tempo cada fornecedor estima para a entrega. Aqui, é importante analisar se os prazos previstos são contados em dias corridos ou em dias úteis.
Priorizar a compra dos itens mais demorados
Definidos os períodos, organize a sua lista de modo a priorizar a compra dos itens que demandam mais tempo de entrega.
Dessa forma, você consegue solicitar primeiros esses e, ainda que demorem um pouco mais do que os outros, você corre menos riscos de ficar com a produção parada.
Mensurar os dias necessários para a fabricação dos produtos
Agora sim você pode mensurar quanto tempo a sua empresa leva para fabricar cada um dos itens que comercializa.
Para essa conta é importante considerar detalhes como finais de semana, feriados, número de funcionários, além de imprevistos com manutenção de maquinário, entre outros.
Se a sua empresa trabalha com prestação de serviços, antes de fechar seu lead time é preciso considerar também se a equipe responsável por essa tarefa tem agenda disponível para atendimento e/ou se dispõe das ferramentas e soluções necessárias para instalação.
Considerar uma margem de segurança
Antes de fechar o prazo de entrega dos seus produtos, é bastante indicado que considere uma margem de segurança.
Por exemplo, se o seu cálculo estimou 5 dias úteis, pode informar ao seu cliente 6 ou 7 dias — claro, considerando que esse tempo a mais não prejudique a negociação e que mantenha a sua empresa competitiva.
Esses dias excedentes são importantes caso haja algum imprevisto, como quebra de maquinário, afastamento de funcionários, atraso por parte do fornecedor, entre outros.
Se não for preciso usá-los, você surpreende o seu cliente com a entrega antes do previsto — o que é bem melhor do que ter que lidar com problemas relacionados a atrasos.
Você deve ter reparado que, por várias vezes, foi mencionado quanto os fornecedores podem impactar na entrega do seu produto ao cliente, certo?
Considerando isso, é interessante também que você saiba como se relacionar com essas empresas, de modo a proteger o seu negócio e manter sua lucratividade.
Para evitar quaisquer transtornos, confira tudo o que você precisa nos nossos artigos:
Como reduzir o lead time? 5 estratégias
Reduzir o indicador é importante porque contribui para melhorar o atendimento aos clientes, suprir suas necessidades e expectativas, deixando-os mais satisfeitos.
Além disso, prazos menores de espera geram vantagens como:
menos gastos com armazenamento;
aumento da flexibilidade operacional;
eliminação de gargalos no processo produtivo.
Para reduzir o lead time e alcançar os resultados acima, o mais indicado a se fazer é:
mapear o fluxo de trabalho;
investir em tecnologia;
aprimorar o relacionamento com os fornecedores;
melhorar a logística;
estabelecer metas e indicadores de desempenho.
Abaixo, detalhamos cada uma dessas estratégias.
5 estratégias para reduzir o lead time
1. Mapear o fluxo de trabalho
Comece listando todas as etapas do fluxo produtivo da sua empresa. A ideia aqui é identificar ineficiências, gargalos, excesso de burocracia e oportunidades de melhoria.
Nesta etapa, é essencial mensurar o tempo gasto em cada parte do processo e, a partir dessa informação, analisar quais estão de acordo com o esperado e quais comprometem a dinâmica e os resultados do seu negócio.
2. Investir em tecnologia
A automação de processos é essencial para reduzir o tempo de espera. Por meio das tecnologias certas, você otimiza diversas atividades e diminui o prazo necessário para finalizá-la.
Além disso, aumenta a produtividade dos times, evita erros, reduz a necessidade de retrabalho e ajuda até mesmo a minimizar custos operacionais.
3. Aprimorar o relacionamento com os fornecedores
Construir um relacionamento estratégico com os fornecedores é outra abordagem que não pode ficar de fora. Afinal, a entrega das bases para a fabricação dos seus produtos, ou entrega dos serviços, depende de um fluxo de fornecimento pontual e preciso.
A escolha das empresas fornecedoras certas para atender a sua é essencial para evitar desabastecimento, entre vários outros riscos que impactam diretamente o tempo de entrega das suas soluções aos seus clientes finais.
Aqui, usar a tecnologia certa também ajuda, com o sistema da Linkana, que ajuda a homologar fornecedores em poucos segundos, não em semanas.
4. Melhorar a logística
Aqui, nos referimos à logística para o fornecedor abastecer o seu negócio, e também da definida para a sua empresa enviar os itens vendidos aos clientes finais.
Otimizar rotas, encontrar formas de envio mais dinâmicas, modernizar a frota de veículos, e treinar melhor os entregadores são apenas alguns exemplos do que fazer para melhorar essa etapa e evitar gargalos e atrasos.
5. Estabelecer metas e indicadores de desempenho
A definição de metas pode ser um estímulo para as equipes saberem em que ponto chegar para melhorar os resultados da companhia. Entretanto, os objetivos devem ser realistas, do contrário, podem gerar mais frustração que estímulo.
E a maneira mais indicada para saber o progresso das metas é usando indicadores de desempenho. Alguns bons exemplos são tempo médio de ciclo, tempo de espera e taxa de retrabalho.
Qual a importância da otimização do lead time na gestão de fornecedores?
A escolha de empresas fornecedoras qualificadas e alinhadas às necessidades do seu negócio tem relação direta com o lead time. Por isso, é importante decidir com precisão e estratégia — e as ferramentas certas ajudam você nessa tarefa.
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