7 técnicas para aprimorar sua negociação com fornecedores

O que não pode faltar na preparação para negociar com fornecedores? 

A negociação com fornecedores é um processo que inclui o uso de diversas estratégias, mas também preparação adequada para saber o que falar, como agir, em que momento ceder e quando aceitar a proposta.

Pense nisso como um jogo, no qual você dá as suas cartas e o representante da empresa fornecedora as dele. Porém, o objetivo não é um ganhar e o outro perder, mas, sim, ambos saírem vencedores — resultado que pode ser entendido como o fechamento do contrato.

Por esse motivo, a preparação para negociar com fornecedores deve incluir fatores como:

• pesquisa de mercado sobre o produto/serviço que se pretende adquirir;

• conhecimento sobre a empresa fornecedora, suas soluções, tempo de mercado, clientes já atendidos, entre outras informações;

• definição de objetivos de compra e de limites de valores;

• técnicas para lidar com objeções,

• estabelecer rapport (ligação de empatia com outra pessoa);

• entre outros pontos relacionados.

Tenha em mente que, quanto mais informações tiver, mais argumentos terá para bater com eficiência, inteligência e estratégia e, dessa forma, chegar aos resultados esperados.

Como negociar com fornecedores? 5 dicas para começar!

Para negociação com fornecedores, na prática, é preciso estabelecer um processo objetivo e detalhado para cada etapa que envolve essa atividade.

Contar com etapas bem definidas permite que o departamento de compras identifique o momento certo para implementar cada estratégia e obter o melhor resultado.

Dessa forma, é possível estabelecer um processo de negociação completo com cinco etapas cruciais, que são:

1. matriz de risco;

2. rede de fornecedores homologados; 

3. planejamento de compras; 

4. acordo com fornecedores;

5. evolução da parceria.

Veja detalhes de cada uma dessas fases a seguir.

1. Matriz de risco 

Antes mesmo de pensar em negociar com fornecedores, é importante desenvolver uma matriz de risco. 

Por meio dela, o time de compras e procurement consegue identificar os suprimentos de maior importância para as operações da empresa, medindo o impacto financeiro e a probabilidade de riscos.

A matriz de risco ajuda a encontrar os itens necessários para, quando chegar a hora dos compradores se comunicarem com fornecedores, saberem o que pedir e o que esperar das ofertas recebidas.

Entenda mais sobre essa ferramenta lendo o artigo: "Matriz de risco de fornecedores: como definir e utilizar"

2. Rede de fornecedores homologados 

Mais uma etapa preparatória para a negociação é a estruturação de uma rede de fornecedores homologados, ou seja, que passaram pelo processo de qualificação, atendendo às exigências de compliance estabelecidas pela contratante.

Todos os detalhes sobre esse processo você confere no artigo: "O que faz a homologação de fornecedores ser fundamental para minimizar riscos?"

3. Planejamento de compras 

O planejamento de compras também é muito útil para realizar a negociação com fornecedores, uma vez que esse processo permite identificar as demandas de suprimentos, definir os parâmetros de aquisição, realizar os cálculos de ressuprimento, entre outros fatores também importantes.

4. Acordo com fornecedores

Nesta etapa, são utilizadas as informações sobre demandas, riscos e rede de fornecedores, que foram levantadas previamente. 

Ao identificar os melhores candidatos ao fornecimento, o setor de compras pode elaborar e apresentar a proposta.

O importante é buscar o melhor custo-benefício possível, a fim de garantir um ritmo de abastecimento ideal, a manutenção de um padrão de qualidade e obter o valor compatível. 

Por isso, é sugerido implementar estratégias de aquisição alinhadas ao posicionamento e planejamento estratégico da empresa. 

Como exemplo, está a possibilidade de adotar técnicas de strategic sourcing, metodologia de médio a longo prazo, caracterizada por uma visão pautada pela inteligência e estratégia no abastecimento da operação.

Vale destacar ainda que o sucesso da negociação envolve estabelecer e nutrir um bom relacionamento com seus fornecedores. Entenda um pouco mais sobre o tema no vídeo a seguir: 

5. Evolução da parceria

Por fim, temos a etapa que envolve o planejamento da evolução da parceria entre contratante e fornecedor. 

Uma boa relação com a cadeia de suprimentos é aquela na qual ambas as empresas alcançam as metas estabelecidas, o que é algo muito importante de ser mantido com o passar do tempo. 

Dessa forma, planejar os próximos passos e como a parceria pode ser otimizada a longo prazo é uma medida altamente recomendada.

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Quais são as melhores técnicas de negociação com fornecedores? 7 exemplos!

Como forma de contribuir para as próximas negociações com fornecedores conduzidas pela time de compras da sua empresa, reunimos as sete melhores técnicas que podem aumentar suas chances de sucesso nesse processo. São elas:

1. nunca deixe a negociação para a última hora; 

2. defina os objetivos antecipadamente;

3. trate seus fornecedores como parceiros;

4. procure fornecedores qualificados com valores similares;

5. seja flexível e tenha propósitos objetivos;

6. tenha sempre uma alternativa;

7. utilize boas soluções de e-procurement.

Vamos aos detalhes?

1. Nunca deixe a negociação para a última hora 

Realizar uma compra no tempo certo é muito importante, pois garante o melhor aproveitamento dos itens adquiridos, reduz gastos com armazenagem e assegura o tempo hábil para conduzir as negociações de forma inteligente e mais eficiente.

Por esse motivo, busque sempre antecipar as demandas para garantir o uso dos produtos e/ou serviços, incluindo nos acordos não só os critérios de avaliação de desempenho, como também o período em que novos pedidos poderão ocorrer.

2. Defina os objetivos antecipadamente

Invista em um planejamento com base na criação de uma programação prévia do processo de compras. Ao fazer isso, terá chance de se preparar para enfrentar cenários diferentes que poderão surgir.

O mais indicado é estabelecer os objetivos em relação aos prazos de entrega, descontos e formas de pagamento. Esse tipo de preparação é fundamental para evitar escolhas equivocadas e prejuízos financeiros.

3. Trate seus fornecedores como parceiros

Um erro muito comum é tratar os parceiros como adversários. Esse tipo de comportamento gera a falsa sensação de que você deve ganhar e, o outro, perder. Além disso, afasta as partes envolvidas e limita as negociações mais sólidas.

O processo deve ser construído harmoniosamente. Portanto, ao conversar com seus futuros parceiros, procure por alternativas que sejam boas para o fornecedor e para sua empresa.

4. Procure fornecedores qualificados com valores similares

É mais fácil negociar quando o fornecedor tem uma visão de mercado similar à estabelecida pela sua empresa. Por esse motivo, sempre considere os valores e a visão da empresa quando for selecionar seus parceiros, garantindo um alinhamento real e negociações facilitadas.

5. Seja flexível e tenha propósitos objetivos 

Objetividade e flexibilidade são palavras de ordem para negociar com fornecedores e ser bem-sucedido no mercado, especialmente quando se trata de acordos online. 

Montar uma proposta clara e objetiva facilita a compreensão e agiliza a devolutiva do fornecedor. Por outro lado, manter-se flexível estimula uma boa relação entre as partes e consolida uma parceria mais valiosa.

6. Tenha sempre uma alternativa

Empresas de sucesso não podem ter uma única contratação de fornecedor. A situação se torna indesejável por um simples fato: quando o parceiro sabe dessa condição. Isso porque, se a companhia depende exclusivamente dos produtos ou serviços oferecidos por determinado parceiro, perde a chance de virar o jogo durante o fechamento do negócio. 

Logo, a melhor alternativa é contar com um plano B, ou até C, pois as negociações podem envolver a alteração de um produto fabricado a partir dos insumos do único fornecedor ou mudanças radicais na estratégia da empresa.

7. Utilize boas soluções de e-procurement

De modo geral, ferramentas de e-procurement, como um software SRM, são recursos tecnológicos que otimizam a comunicação e o relacionamento com fornecedores. 

Servindo para mitigar riscos, diminuir a burocracia, facilitar o acompanhamento e automatizar etapas do processo de aquisição, o uso da tecnologia proveniente da transformação digital no setor empresarial garante atalhos interessantes para manter uma cadeia de suprimentos sempre relevante e confiável. 

Ao mesmo tempo, esses recursos facilitam a negociação com fornecedores, considerando que servem como banco de dados sobre os potenciais candidatos e ainda permitem o acompanhamento geral das interações com maior eficiência.

Assista este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana e entenda o que é um SRM.

Ferramentas para negociar com fornecedores

Algumas ferramentas podem ser usadas paralelamente às técnicas que apresentamos para potencializar o poder de negociação do seu time de compras e procurement.

Existem várias, mas trouxemos dois exemplos que tendem a gerar bons resultados em atividades desse tipo.

BATNA

Sigla para o termo em inglês Best Alternative to a Negotiated Agreement — Melhor Alternativa a um Acordo Negociado, em português — BATNA é uma estratégia de negociação que pode ser definida com um "plano B".

Resumidamente, essa técnica se baseia na resposta a este tipo de pergunta: "O que fazer se algo der errado e o acordo não for fechado?". A partir daí define-se abordagens que ajudam a contornar a situação.

ZOPA

Abreviação de Zone of Possible Agreement, ZOPA é uma estratégia relacionada às concessões que cada parte envolvida em um acordo está disposta a fazer.

Os pontos nos quais esses consentimentos se sobrepõem são vistos como equilíbrio e a melhor conclusão para ambas as partes.

Como obter descontos nas negociações?

Algumas práticas são poderosas para conseguir descontos nas negociações com fornecedores. Isso viabiliza uma economia para a sua empresa, além de aumentar o poder de compra. Veja as principais atitudes que podem ser tomadas para chegar a esse resultado.

Conheça a demanda

Domine todas as informações necessárias do processo de compras, como a quantidade de produtos ou serviços de que precisa e o prazo de recebimento. Assim, haverá a previsibilidade de pedidos, além de evitar erros que podem comprometer a produtividade.

Analise todos os preços

Não basta apenas pedir descontos para a companhia fornecedora, isso será um "tiro no pé" e, provavelmente, você não fechará nenhum acordo relevante. Acima de tudo, o comprador precisa conhecer o mercado para defender a sua proposta de redução de valores.

Construa uma rede de parceiros

A atuação em procurement possibilita que a empresa trabalhe em união com os fornecedores, flexibilizando o processo de desenvolvimento comercial.

Com uma comunicação sólida e transparente, muitas vezes até amigável, pode-se conquistar descontos com mais facilidade.

Honre os compromissos financeiros

Manter os pagamentos em dia e cumprir com suas obrigações são maneiras que a empresa tem para conservar a reputação da marca, o que também representa uma possibilidade de pedir abatimentos. Pense nisso!

Leia também: "Processo de procurement: 10 etapas para fortalecer o setor de compras"

Mentalidade do comprador do passado X visão do comprador do futuro 

Tenha em mente que o processo de procurement mudou ao longo do tempo. O pensamento de um comprador do passado é focado em premissas ultrapassadas, cujas prioridades não estão alinhadas às necessidades atuais do mercado.

Quem pensa nesse modelo antigo foca em saving a qualquer custo, o que dificulta a entrada de novos fornecedores e de inovações, além de defender sistemas tradicionais e acreditar que a governança em compras é uma perda de tempo.

O mundo se transformou e, hoje, o comprador do futuro trabalha com três aspectos listados a seguir. Confira!

• resiliência: não olha apenas para saving, mas acredita na necessidade de resiliência de sua cadeia de fornecimento, construindo alianças estratégicas com fornecedores diversos e criando estratégias para se antecipar e prevenir riscos;

• agilidade: tem maturidade para entender, analisar e exigir dados rápidos e de qualidade da sua organização e dos sistemas de compras. Esse profissional compreende que decisões por instinto ou com base apenas em “experiência” não são as melhores decisões de fornecimento;

• responsabilidade: abraça temas como causas ambientais, justiça e igualdade como valores pessoais, sendo um agente transformador desta prática e realidade dentro do seu ambiente profissional.

Dica! Quer conhecer mais sobre o mundo do procurement? Então, ouça agora o nosso podcast "A transformação de procurement: a jornada em direção à inovação".

Como estabelecer relacionamentos duradouros com fornecedores? 

Relacionamentos duradouros com fornecedores são interessantes porque facilitam negociações. Além disso, aumenta a segurança de ter ao lado um parceiro comercial sempre que precisar, inclusive em situações emergenciais.

As melhores práticas que podem ser adotadas para construir esse tipo de relacionamento, são:

• adote a mentalidade de parceria: mostrando para o fornecedor quanto é vantajoso para ambos caminhar juntos;

• avalie minuciosamente as empresas fornecedores: trazendo para a rede de abastecimento do seu negócio somente as realmente confiáveis e que geram o menor risco possível;

• estabeleça uma boa comunicação: clara, fluida, direta e respeitosa desde os primeiros pontos de contato;

• mantenha a transparência: pois isso gera confiança e comprova a credibilidade e confiabilidade da sua empresa;

• cumpra com os acordos: desde atendimento de cláusulas contratuais até pagamento em dia de boletos e notas fiscais;

• compartilhe informações e conhecimentos: comprovando a primeira prática sugerida, que é pensar nessa contratação como uma parceria rumo ao crescimento de ambas as empresas.

Qual o segredo de uma boa negociação de contratos com fornecedores?

O segredo de uma boa negociação de contratos com fornecedores é definir cláusulas realistas, possíveis de serem atendidas, que protegem as partes envolvidas e sejam benéficas para todos.

Na hora de montar uma minuta contratual para abastecimento, considere os direitos e deveres do fornecedor e também da sua empresa. Alinhe esses fatores aos interesses dos negócios, questões como regras de envio, qualidade dos insumos, preços, condições de pagamento, entre outros pontos relacionados.

Além disso, considere também a maneira como esse documento será gerenciado após a assinatura, pois é essencial acompanhar se alguma cláusula está sendo descumprida, por exemplo.

Veja como fazer isso no artigo: "Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!"

Como otimizar a negociação em compras? 

Para garantir uma negociação consistente com fornecedores, o caminho é encontrar os melhores do mercado. E, nisso, a Linkana pode dar uma ajudinha para você!

Com o Consulta CNPJ da Linkana, é possível filtrar pessoas jurídicas pelo CNAE, tipo de trabalho, número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, estado, cidade e categoria, e obter informações preciosas para avaliar quem poderá ser sua empresa fornecedora.

Assim, você e seu time de compras e procurement têm acesso a um amplo leque de informações para mitigar os riscos e buscar a melhor negociação para sua empresa. 

Também informamos se são fornecedores diversos e geramos uma certificação DI, além do nosso ESG Rating para mitigar todos seus riscos. 

Entre as diversas funcionalidades que você encontra na nossa solução, estão:

• cadastro integrado: otimize o processo de registro e bloqueio de fornecedores automatizando a coleta e validação de informações de maneira integrada à seu ERP.

• homologação simplificada: simplifique o processo de qualificação, análise e fluxos de aprovação de fornecedores com múltiplas áreas envolvidas.

• monitoramento automático: controle a atualização e vencimento de informações automaticamente e receba alertas de pendências em tempo real.

Conheça mais sobre a Linkana! 

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

Nossa solução é diferente das outras disponíveis no mercado porque é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

Nosso sistema é utilizado pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

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