Resources

Gestão de Fornecedores

Gestão de Fornecedores

Gestão de Fornecedores

Cotações de fornecedores: como fazer da maneira correta? 5 dicas!

Written byLeo Cavalcanti

Written byLeo Cavalcanti

Written byLeo Cavalcanti

June 19, 2023

June 19, 2023

June 19, 2023

As cotações de fornecedores são processos de tomadas de preço, de condições de pagamento e de fornecimento, que têm por objetivo apontar os valores que serão cobrados para a aquisição de produtos e/ou serviços necessários para o fluxo produtivo de uma empresa. 

Mais do que simples orçamentos, essas cotações trazem para os compradores diversas informações sobre as matérias-primas e/ou serviços que serão adquiridos, a fim de que tenham os parâmetros para suas tomadas de decisão.

Realizar esse processo é fundamental para que a quantia destinada para cada setor da companhia seja usada da melhor forma possível. 

Com isso, os profissionais da área de compras e procurement têm a chance de conseguir o melhor custo-benefício sem comprometer a qualidade do que está sendo comprado ou afetar o relacionamento com os fornecedores.

Mas, para chegar a resultados como esses, é preciso seguir algumas boas práticas. Continue a leitura deste artigo e confira agora mais quais são.

O que são cotações de fornecedores?

As cotações de fornecedores são atividades realizadas para levantar preços, condições de pagamento e de fornecimento, de insumos e/ou serviços que uma empresa precisa para manter seu fluxo produtivo e, com isso, atender com precisão o cliente final.

Em outras palavras, significa pesquisar valores junto a fornecedores, a fim de encontrar quais oferecem as melhores condições de abastecimento, de modo que essas ofertas se alinhem ao planejamento financeiro da empresa.

Parte da gestão de compras, a cotação de fornecedores é uma tarefa de extrema importância e responsabilidade. Um dos principais motivos é que ela tem relação direta com a saúde financeira da companhia. 

Por exemplo, se os profissionais de compras e procurement optarem por preços muito baixos, há o risco de comprometer a qualidade do que está sendo adquirido. Por outro lado, preços elevados afetam a margem de lucro na hora da venda ao cliente final.

Ou seja, é preciso encontrar um equilíbrio, especialmente considerando o fato que buscar saving a todo custo pode, justamente, prejudicar a qualidade que acabamos de mencionar, ou até mesmo o relacionamento com os fornecedores.

Cotação de fornecedores x homologação de fornecedores: qual a diferença?

A área de procurement e compras conta com diversos termos bem específicos. Dois que tendem a gerar confusão são: cotação e homologação de fornecedores.

Como dissemos, as cotações de fornecedores são processos relacionados a tomadas de preços, que têm por objetivo identificar as melhores condições para a aquisição de matérias-primas e/ou contratação de serviços.

Já a homologação de fornecedores é uma tarefa realizada para qualificar uma empresa fornecedora antes de inseri-la na sua rede de abastecimento. Para isso, atividades, como validação e certificação, estão incluídas para verificar questões, como:

  • autenticidade e validade de documentos apresentados pelos fornecedores;

  • riscos inerentes a esse tipo de contratação;

  • status junto a órgãos fiscalizadores, a exemplo da condição do CNPJ na Receita Federal, entre outros critérios de análise.

Somente após pontos como esses estarem alinhados com as regras da empresa, é que os fornecedores são aprovados e inseridos na sua supply chain.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Plataformas de cotação x plataformas de homologação: qual é a melhor?"

Modernize your supplier management today

Fill out the form below and discover the most complete and integrated SRM platform in Brazil.

Como fazer cotações de fornecedores?

Para fazer cotações de fornecedores corretamente e, com isso, contribuir para a dinâmica produtiva da empresa e seu crescimento, algumas das boas dicas a serem seguidas são:

  • tenha processos de cotação padronizados;

  • saiba o que avaliar na cotação de fornecedores;

  • negocie valores e condições;

  • evite trabalhar com exclusividade;

  • utilize ferramentas que facilitem o acesso a vários fornecedores. 

Tenha processos de cotação padronizados

O objetivo por trás da padronização dos processos de cotação é evitar que os profissionais envolvidos nessa tarefa adotem práticas diferentes e, com isso, considerem critérios de avaliação distintos.

Ao uniformizar essa atividade e apontar para os compradores quais etapas devem seguir, a chance de esquecer ou negligenciar algum ponto diminui, assim como os riscos que podem vir com a cotação, a exemplo do comprometimento da qualidade do que se pretende adquirir. 

Saiba o que avaliar na cotação de fornecedores

Mas para atender à dica anterior, primeiro é preciso saber o que avaliar em uma cotação de fornecedores. Quanto a isso, alguns exemplos de critérios que precisam ser considerados são:

  • valores praticados pelas empresas fornecedoras;

  • formas, meios e condições de pagamento oferecidos;

  • prazo e fluxo de entrega.

A ideia aqui é fazer uma comparação entre todas as cotações recebidas para, com base nessa análise, identificar qual atender melhor as necessidades da empresa.

Evite trabalhar com exclusividade

Todavia, é preciso ter em mente que não é possível realizar comparações se você trabalhar com apenas um fornecedor. Exceto se for um produto e/ou serviço realmente exclusivo, o ideal é ter, no mínimo, três cotações de fornecedores distintas.

Além de ajudar na hora de encontrar o melhor preço e condições, não trabalhar com exclusividade de fornecedor evita o risco de desabastecimento, fator que afeta diretamente o fluxo operacional e retorno financeiro do seu negócio.

Negocie valores e condições

Mas mesmo após encontrar o melhor preço, ainda é possível negociar sobre ele. Isso porque, comumente, até chegar à cotação final há uma margem de valores e condições que pode ser trabalhada.

Por isso, ao identificar qual fornecedor entregou a proposta mais interessante, converse com ele e verifique outras possibilidades para aprimorar essa parceria, por exemplo:

  • chance de um desconto maior se a quantidade adquirida também for mais expressiva;

  • redução do prazo de entrega;

  • parcelamento do valor total em mais vezes ou livre de juros, entre outras.

Utilize ferramentas que facilitem o acesso a vários fornecedores 

Você pode até criar uma planilha de cotação de fornecedores para facilitar a visualização dessa atividade. No entanto, contar com a tecnologia é sempre um diferencial importante para otimizar esse tipo de tarefa, evitar erros e reduzir seu tempo de execução.

A busca por fornecedores qualificados para evitar exclusividade, por exemplo, fica muito mais fácil e rápida se você e seu time contarem com uma base de dados de fornecedores compartilhada, como a oferecida pela Linkana.

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, de análise e de monitoramento de fornecedores — graças aos dados dos fornecedores já preenchidos por eles ou por outra empresa —, permitindo o uso de dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

Preencha agora mesmo o formulário abaixo e confira, em detalhes, como essa solução pode ajudar sua empresa a encontrar os melhores fornecedores e preços!

Radically optimize your supplier management

Sign up below and discover how to reduce supplier registration and approval time by up to 80%.

OTHER CONTENTS

Discover more news and trends in the procurement market