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Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?

Written byLeo Cavalcanti

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September 27, 2023

September 27, 2023

September 27, 2023

A automação em procurement consiste em automatizar tarefas e atividades que, até então, eram feitas manualmente no setor. 

O objetivo é usar a tecnologia para aprimorar o dia a dia dos profissionais da área, especialmente no que se refere à realização de funções repetitivas, burocráticas e periódicas.

Por meio da automação em compras, é possível, por exemplo, reduzir o tempo necessário para analisar as requisições recebidas, selecionar fornecedores, cotar preços, avaliar propostas, negociar prazos de entrega e muito mais.

Todavia, o propósito não é substituir a ação humana, mas entregar aos profissionais ferramentas que otimizam suas rotinas, ajudando a elevar a produtividade e a reduzir erros e retrabalho.

Como você deve estar imaginando, a automação em procurement é uma estratégia que traz uma série de vantagens para a empresa. Por isso, vale a pena conhecê-la e implementá-la.

A fim de ajudar você com essa abordagem, neste artigo, trouxemos todos os detalhes sobre o processo, incluindo o que é, como funciona, por quais motivos usar e muito mais. 

Então, siga a leitura e confira tudo agora mesmo!

O que é a automação em procurement?

A automação em procurement consiste em usar a tecnologia para transformar atividades manuais em automáticas. Explicando de outro modo, consiste em digitalizar os processos do setor, especialmente os repetitivos, rotineiros e periódicos.

Quanto a isso, é importante relembrarmos que a área de compras e procurement é composta por inúmeras atividades que requerem atenção e empenho dos profissionais para gerar os resultados esperados pela companhia.

É certo que esse passo a passo depende da dinâmica, do porte e do modelo do negócio. Mas, em linhas gerais, tudo começa com o recebimento de uma requisição de compras vinda de um dos departamentos.

Ao receber o pedido, os funcionários de compras precisam analisar se ele é pertinente, conferindo, por exemplo, se o item em questão está ou não disponível no estoque. Caso esteja em falta, precisam tomar as devidas medidas para providenciar a aquisição, o que inclui:

  • encontrar fornecedores qualificados;

  • comparar preços;

  • analisar a qualidade do insumo ou serviço;

  • considerar prazos de entrega e formas de pagamento;

  • efetivar o pedido;

  • acompanhar a entrega e conferir o recebimento;

  • solicitar ao departamento financeiro o pagamento.

Concorda que são várias atividades? Considerando uma empresa com alto fluxo de compras, essa rotina se torna ainda mais intensa. Justamente para ajudar tudo isso a fluir da melhor forma possível é que a automação em procurement deve ser implementada.

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Como funciona a automação em procurement?

A automação em procurement funciona a partir do levantamento das atividades realizadas no setor e da identificação de quais podem ser automatizadas. Essa constatação deve ser alinhada ao uso de soluções tecnológicas que permitam a migração do manual para o mecanizado, sem perder a qualidade dos processos ou gerar intercorrências.

Por exemplo, suponhamos que você tenha notado que seus funcionários estão verificando, manualmente, cada uma das documentações apresentadas por potenciais fornecedores, a fim de mensurar possíveis riscos ESG e financeiros.

Esse processo está demandando muito tempo, dificultando a tomada de decisão entre contratar ou não a empresa fornecedora e, consequentemente, atrasando o fluxo de aquisições de produtos e serviços. 

A melhor forma de resolver a questão é utilizando uma ferramenta que faça essa análise de risco automaticamente, concorda? 

Um bom exemplo é o Linkana ESG Rating, sistema que atribui uma pontuação aos critérios ambiental, social e de governança dos fornecedores.

O software ajuda você e seu time a identificarem, mais rapidamente, se o fornecedor analisado está ou não condizente com as práticas ESG adotadas pela sua empresa.

Assista ao vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor como funciona o Linkana ESG Rating.

https://youtu.be/T1DmQi-JmKQ

Por que usar automação em procurement?

Usar a automação em procurement ajuda a otimizar processos, aumentar a produtividade dos times e reduzir falhas

Apenas com esses exemplos de resultados já dá para ter uma boa ideia dos motivos pelos quais vale a pena digitalizar a área, não é mesmo? 

Porém, para deixar a percepção ainda mais clara, separamos os principais benefícios da automação em compras. São elas:

  • redução de custos operacionais;

  • realização das tarefas em menos tempo;

  • aumento do potencial competitivo;

  • melhora do relacionamento com os fornecedores;

  • padronização de processos;

  • facilidade de acesso a informações;

  • aumento da transparência do fluxo de compras;

  • visão amplificada da cadeia de suprimentos;

  • gerenciamento de riscos e compliance mais preciso;

  • contribuição para tomadas de decisão.

Confira, agora, detalhes sobre cada uma dessas vantagens.

10 vantagens da automação em procurement 

1- Redução de custos operacionais

A automação em compras ajuda a reduzir gastos ao contribuir, por exemplo, para identificar com mais agilidade o melhor custo-benefício para a empresa no que se refere à aquisição de produtos ou serviços. 

Sistemas que fazem cotações automáticas de preços, comparam ofertas, formas de pagamento, entre outras análises relacionadas, ajudam a alcançar saving de compras mais precisamente e em menos tempo.

2- Realização das tarefas em menos tempo

Por falar em redução de tempo, o impacto não é percebido apenas na tarefa que citamos anteriormente. Diversas outras que fazem parte do setor também são positivamente impactadas pela agilidade em decorrência da automação.

Como já comentamos, o processo contribui significativamente para elevar a produtividade dos times. Além disso, deixa os profissionais livres para se dedicarem a práticas que requerem atenção humana, a exemplo de estabelecer um relacionamento estratégico e mais próximo com os fornecedores.

3- Aumento do potencial competitivo

A automação em compras ajuda a sua empresa a trabalhar de forma mais rápida e precisa. Com isso, consegue se ajustar mais rapidamente às tendências, mudanças de cenários, necessidade de clientes e parceiros de negócios, entre outros pontos relacionados.

Por adotar uma dinâmica de aquisição mais ágil e flexível, a companhia se torna mais estratégica e competitiva, potencializando a participação e a atuação no mercado.

4- Melhora do relacionamento com os fornecedores

Já pensou se, cada vez que precisar fazer um novo pedido ao fornecedor, tiver que requerer informações e dados que já foram enviados e analisados anteriormente? É certo que isso gerará frustração ao parceiro, bem como atrapalhará a rotina da sua empresa e da dele, concorda?

Até neste ponto a automação em procurement é vantajosa, pois evita, por exemplo, contatos e abordagens desnecessárias, sobretudo quando se usa softwares robustos, modernos e completos para a gestão de fornecedores.

5- Padronização de processos

Falamos sobre aumento da produtividade anteriormente, se lembra? Pois bem, o resultado é uma consequência da padronização de processos, que é uma das vantagens da automação em procurement.

Ao automatizar compras, todas as etapas passam a ser feitas da mesma maneira. Com isso, os profissionais sabem exatamente o que fazer, como e quando. Dessa forma, os erros também diminuem, bem com a necessidade de ajustes e retrabalho.

6- Facilidade de acesso a informações

Uma das grandes vantagens de usar a tecnologia para automatizar o processo de compras é o fato de que os dados gerados ficam centralizados em um mesmo sistema. 

A concentração facilita o acesso às informações e a comunicação entre os setores. Por sua vez, os times interagem melhor, fomentando a colaboração mútua e ajudando a conquistar mais e melhores resultados para a empresa de modo geral.

Sobre esse assunto, aproveite e leia este artigo: "Centralização de compras: o que é e quais são as vantagens?"

7- Aumento da transparência do fluxo de compras

Ainda no que se refere à participação de outros departamentos, é bem importante que o setor de compras mantenha a transparência dos processos, especialmente porque essa é uma forma de evitar atritos e desentendimentos internos.

Quanto a isso, é fundamental ter em mente que todas as áreas devem trabalhar juntas e alinhadas aos objetivos e propósitos da companhia. 

Nesse cenário, a área de compras e procurement deve ser vista e tratada como um dos pilares de crescimento do negócio. Justamente  por essa importância, precisa zelar pela credibilidade e colaboração com os outros setores.

8- Visão amplificada da cadeia de suprimentos

Outra vantagem significativa da automação em procurement é a conquista de uma visão mais ampla de toda a cadeia de suprimentos. Isso acontece, por exemplo, quando são usados sistemas que centralizam dados de fornecedores

Ao fazer isso, você e seu time têm uma visualização de todas as empresas fornecedoras que estão na sua base, com características e particularidades de cada uma. Por sua vez, essa percepção leva às duas outras vantagens que falaremos a seguir:

  • melhor gerenciamento de riscos e compliance;

  • tomadas de decisões mais precisas. 

9- Gerenciamento de riscos e compliance mais preciso

A análise de riscos e de compliance de fornecedores é um processo primordial na etapa de homologação

Identificar e avaliar as potenciais ameaças que esse tipo de contratação pode trazer para o seu negócio é fundamental para evitar perdas financeiras, não comprometer o fluxo produtivo, a imagem da marca, entre outros reflexos negativos.

Porém, como comentamos, fazer a verificação manualmente é inviável, especialmente em companhias que lidam com vários fornecedores ao mesmo tempo.

Por isso, o ideal é automatizar o processo, a fim de garantir que somente trará para sua cadeia de abastecimento fornecedores qualificados e, principalmente, confiáveis.

Leia também: "Software para gestão de compras: as vantagens de ter um sistema automatizado integrado"

10- Contribuição para tomadas de decisão

Juntando a centralização de dados, a visão mais ampla da rede de fornecedores e a análise pontual de riscos, o resultado não poderia ser outro além de tomadas de decisão muito mais precisas. 

Afinal, você e seu time deixarão os achismos de lado e basearão as deliberações em informações reais, facilmente acessadas e avaliadas. Com isso, as chances de erros nas tratativas são menores, bem como o potencial de retornos positivos é maior.

Como a tecnologia ajuda na automação em compras?

Não existe automação em compras sem o uso da tecnologia. Afinal, somente por meio dos softwares certos é possível converter tarefas manuais em automáticas.

Além do Linkana ESG Rating que comentamos, a Linkana também oferece para sua empresa outras soluções que viabilizam a automatização, como o Linkana Supplier Rating, sistema de pontuação e avaliação de risco do fornecedor baseado nos dados disponíveis em nosso Perfil Universal do Fornecedor.

Outra solução é o Linkana Financial Rating, ferramenta de classificação da saúde financeira das empresas fornecedoras a partir de informações relativas ao CNPJ.

Neste outro vídeo, Leo Cavalcanti explica como funcionam as soluções da Linkana. Confira!

https://youtu.be/T4CMXDrgswQ

Sobre a Linkana

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem seus parceiros comerciais em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente os processos de onboarding, de análise e de monitoramento de fornecedores — graças aos dados dos fornecedores já preenchidos por eles ou por outra empresa —, permitindo o uso de informações e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

Em comparação a outras soluções disponíveis no mercado, os diferenciais da Linkana são:

  • PERFIL UNIVERSAL DO FORNECEDOR → Com os perfis de fornecedores compartilhados da Linkana, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

  • MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.

  • PLUG N' PLAY →  Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.

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