O que é centralização de compras e quais as vantagens de adotar esse processo?

Você sabia que existem diversas maneiras de lidar com o processo de compras da sua empresa? E que uma das formas de classificá-la é entender melhor conceitos como descentralização e centralização de compras e quais as vantagens de cada um desses processos?

Para explicar melhor do que se trata esse processo, traremos no texto os 3 tipos mais comuns de centralização de compras e explicaremos o contexto que melhor se adequa a cada um deles.

O que é centralização ou descentralização de compras?

Se você ocupa o cargo de gestão em uma empresa ou até mesmo já presenciou um processo de aquisição indiretamente, vai se familiarizar com o seguinte cenário:

Após uma longa avaliação de qual seria a melhor ferramenta para lidar com o processo X da sua empresa, você chegou à conclusão de que será necessário adquirir um novo software para a área de TI.

Este novo software será usado por toda a empresa, mas como sua área foi a principal interessada, você mesmo endereça a necessidade de adquiri-la. Mas aqui vem, por vezes, uma parte difícil: como – ou melhor dizendo, para quem – você vai solicitar a compra daquela ferramenta?

É claro que você não será capaz de adquiri-la sozinho, então pergunta para seu superior direto como você abre o processo de compra e logo é retornado com a seguinte pergunta:

“Qual é o valor anual da ferramenta?”

Ao respondê-lo, por exemplo, que a ferramenta custaria anualmente em torno de US$100,000, houve aquele pequeno silêncio de alguns minutos no chat: será que a ferramenta é muito cara? 

Enfim, surge uma resposta: para esta ferramenta, você precisará solicitar ao setor financeiro, abrindo um ticket explicando a necessidade desta nova ferramenta.

Mas, afinal, por que o chefe fez esta pergunta para você? E por que o setor financeiro precisa analisar a compra, sendo que a ferramenta é de TI?

Esse processo retrata claramente um processo de compra híbrido entre o centralizado e o descentralizado. Todavia, quais são as vantagens de adotar este processo e, ainda, há vantagens em adotar um processo de compras apenas centralizado ou descentralizado?

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Vantagens da centralização de compras

Um processo centralizado de compras retrata a aquisição de potenciais ferramentas, produtos, cursos e/ou outros serviços feitos por apenas uma área específica. Como no exemplo citado acima, o centralizador pode ser a própria área financeira, por exemplo.

Isso significa que mesmo que um coordenador, gerente ou até mesmo uma pessoa que ocupa a cadeira de presidência não terá a autonomia de realizar uma compra sem antes abrir um ticket para ser aprovado (e muitas vezes a aquisição executada) pela área central.

Lembrando que uma boa estratégia para o setor de compras é importante para aprimorar os resultados, veja como aplicar uma estratégia de compras que melhor se enquadre para as necessidades da empresa.

As vantagens de adotar esse processo são evidentes, sendo as principais delas:

Padronização de processos

Ao tornar uma área a responsável direta por todas as aquisições em uma empresa, você consegue via centralização de compras que os processos se tornem mais padronizados e, portanto, mais confiáveis. Além de conseguir seguir um planejamento de compras e usar os recursos financeiros com maior inteligência.

Não é difícil imaginar potenciais confusões e erros humanos que podem ser gerados se, por exemplo, cada gestor tiver a autonomia de realizar compras de centenas de milhares de reais.

Como garantir de fato que a compra foi feita de maneira segura? E como garantir a segurança dos dados do cartão da empresa? Além disso, como realmente ter o controle de que aquela aquisição já estava aprovada por todas as pessoas que deveria ter sido aprovada?

Por fim, times que possuem um maior conhecimento sobre contabilidade certamente poderão pensar na melhor forma de executar uma compra para o momento financeiro atual do negócio.

Por exemplo: saber quais dias são os autorizados para realizar determinadas compras, quanto tempo deve se esperar para a aprovação de uma aquisição, entre outros.

Maior equilíbrio e priorização no uso das verbas

Ao centralizar as compras você aumenta as chances do time responsável ter um maior contexto do cenário de aquisições da empresa. 

Na prática, isso significa que aquela área será capaz de priorizar certas aquisições em detrimento de outras em um momento no qual não há verba o suficiente para adquirir mais de uma nova ferramenta.

Ainda, mesmo que haja verba disponível, pode não ser positivo para o balanço da empresa contratar um novo software naquele determinado mês e/ou dia do mês e sim aguardar para o próximo ciclo.

Dica de leitura: Descubra a importância de aplicar compras estratégicas na área de procurement

Maior controle das finanças

Por fim, a centralização das compras propicia um melhor controle das finanças da empresa, pois, ao definir uma área responsável, há uma maior visibilidade das compras executadas em um determinado período de tempo.

Assim, mesmo em caso de dúvidas, fica muito mais fácil recorrer a um time do que tentar descobrir quem foi o comprador em meio a todos os funcionários – mesmo que de cargos de liderança – da empresa.

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Vantagens da descentralização de compras

Apesar da centralização ser muito interessante em vários pontos, é pertinente lembrar que nem tudo são flores e, assim, há também vantagens em não se adotar uma postura centralizadora. As principais são:

Maior autonomia para os times

Ao tornar o processo de compras descentralizado, os times possuem maior autonomia para adquirir ferramentas que julgarem úteis se elas cumprirem com alguns critérios, como um teto de gasto.

Assim, há um maior empoderamento do time, ao dar autonomia para conseguirem tomar as decisões que possuem evidências que serão boas para o negócio.

Maior agilidade nos processos

Por fim, uma vantagem clara da descentralização de compras é a maior agilidade que isso atribui aos processos de aquisição de alguma ferramenta, equipamento e/ou serviço.

Isso porque, desta forma, não há a necessidade de que seu pedido entre em uma longa fila de espera, aguardando para ser analisado por um dos raros responsáveis pela aprovação, o que pode demorar de dias até meses, dependendo da empresa.
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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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