Como se faz uma requisição de compras? Saiba tudo sobre o processo de aquisições

A maneira como a sua empresa adquire novos produtos, insumos, matérias-primas e serviços tem sido realmente eficaz e poupado recursos financeiros? Para isso, é essencial ter um método de requisição de compras bem estabelecido e centralizado no departamento responsável.

Essa requisição de compras nada mais é do que um documento que torna a relação com os fornecedores mais ágil, eficiente, controlada e segura. Além disso, ao implementar uma metodologia de transações comerciais baseada em solicitações, você estará diminuindo os custos e evitando desperdício de materiais.

Entenda o que é, quem faz e quando deve ser elaborada uma requisição de compras e veja na prática como funciona as etapas do processo de compras.

O que é uma requisição de compra?

A requisição de compra é um procedimento feito por meio de um documento oficial, de preferência registrado em formulários ou softwares online, que indica a necessidade de adquirir um produto ou serviço com fornecedores da organização. Esse pedido autoriza o comprador a executar uma aquisição e deve ser padronizado para evitar erros.

Quem faz a solicitação de compras na empresa?

A requisição ou solicitação de compras deve ser feita por um colaborador do setor que precisa de um produto, serviço ou material específico para dar continuidade aos trabalhos. Ela deve ser encaminhada para a área comercial, fornecendo o máximo de detalhes possíveis sobre a demanda. 

Quando deve ser utilizada a solicitação de compras?

A solicitação de compras deve ser utilizada sempre que um setor precisar de algum tipo de insumo, produto ou serviço. Não importa se essa necessidade seja uma novidade, um caso emergencial ou apenas uma carência cotidiana, como por exemplo quando os estoques estão baixos, ela sempre deve ser realizada via requisição.

Qual é a importância de implementar um processo de requisição de compras?

Todas as grandes organizações adquirem produtos, matérias-primas, insumos, equipamentos, serviços, máquinas e demais suprimentos cotidianamente.

Já imaginou se cada departamento tivesse independência para realizar as compras diretamente com os fornecedores sem ter que passar pela aprovação ou conhecimento da gestão interna? Provavelmente isso abriria brechas para fraudes, desperdícios, além da falta de controle financeiro. 

Por isso, é indispensável que qualquer aquisição com parceiros comerciais seja executada pela área de compras. Com essa finalidade, a melhor maneira de receber as demandas dos setores é por meio de um pedido formal feito via documentos como a requisição.

O departamento de compras tem como papel justamente centralizar, otimizar e tornar mais produtivo esse fluxo de trabalho. Para isso, eles lidam diretamente com os fornecedores, garantindo que as regras estabelecidas pela compliance sejam cumpridas.

Diante disso, a importância de ter uma requisição de compras formal é a de ter um espaço para indicar quais insumos são necessários, como serão utilizados e para ter um mecanismo de aprovação, alteração ou indeferimento de requerimentos que seja transparente e efetivo.

Esse documento serve como uma prova de que a comunicação foi encaminhada, como um mecanismo de contenção para evitar atos desonestos e colabora com auditorias internas ou externas.

4 etapas do processo de compras

A requisição faz parte do processo de compras. Para que ele seja efetivo, deve contemplar as seguintes etapas. 

1 – Requisição de compras 

Seja por formulário, e-mail ou um software específico para isso, é fundamental que essa requisição esteja centralizada em algum lugar no qual o funcionário do setor demandante possa preencher os dados da transação comercial e deixar tudo registrado.

Dentro da solicitação, é preciso ter um espaço disponível para detalhar a necessidade, incluindo questões como:

  • tipo de produto, serviço ou insumo;
  • quantidade e qualidade esperada;
  • se é uma compra rotineira, emergencial ou nova;
  • prazos e expectativas sobre entrega;
  • onde o material será armazenado.

2 – Avaliação de prioridades 

Também é essencial criar categorias e classificações para estabelecer as prioridades entre as mais urgentes, assim a sua companhia pode criar critérios específicos e tornar esse fluxo mais transparente.

Com isso, o setor responsável pode avaliar as compras e dar preferência para as aquisições que, de fato, precisam ser mais iminentes. 

3 – Análise dos fornecedores 

Cada tipo de suprimento demanda um fornecedor distinto. Por isso, é interessante já ter a lista de parceiros comerciais disponíveis que oferecem esse produto ou serviço e acelerar as compras.

No caso de novas aquisições, é vital ser ágil no processo de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores, para a sua devida análise. Nessas circunstâncias, é interessante contar com um software como a Linkana que torna mais rápido e eficiente esse caminho. 

4 – Acompanhamento das compras

Por fim, é crucial que o setor responsável acompanhe a chegada dos pedidos e avalie constantemente a qualidade dos fornecedores, além de analisar as métricas correspondentes aos serviços requeridos pelas demais áreas da instituição.

É imprescindível examinar o percentual de requisições por prioridade de atendimento, as taxas de aprovação e reprovação dos produtos, os índices de retorno que demonstram desperdícios e a quantidade de requisições atendidas pelo comprador. 

Somente assim a sua organização conseguirá de fato reduzir custos desnecessários nas compras.

Como agilizar e tornar mais eficiente o processo de compras?

Como você pode ter visto, a requisição de compras é um documento que faz parte de um processo de aquisições seguro, que evita fraudes durante as negociações com os fornecedores, seguindo as regras de compliance.

Mas dentro disso, uma parte fundamental é a escolha e a relação com os fornecedores. Assim como a sua instituição se beneficia de aquisições centralizadas, ela também terá muitas vantagens se tiver um sistema de administração concentrado dos fornecedores.

Para isso, você pode contar com um software de e-procurement como a Linkana. Essa ferramenta surgiu para agilizar e tornar mais eficiente o cadastro, qualificação, homologação e monitoramento dos fornecedores. 

Por meio da Linkana, a sua empresa verifica as principais informações fiscais e legais de um empreendimento, consultando bases públicas e privadas, certidões e documentações para garantir a idoneidade, transparência e competência dos seus novos parceiros comerciais.

O uso desse software traz benefícios como redução de custos, mitigação de riscos, estruturação de governança, integração de áreas e rotinas e visibilidade e controle do procedimento de aprovação.

Esse foi o caso da Nivea que reduziu em 65% o tempo de homologação dos fornecedores, aumentou em 70% a volumetria de informações coletadas sobre os parceiros comerciais e zerou as inconsistências nos dados levantados utilizando a Linkana.

Quer ver na prática como a Linkana pode tornar as compras ainda mais eficazes e ajudar a sua organização a economizar recursos? Converse com um de nossos especialistas. 

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.