Supplier Information Management: saiba tudo sobre o sistema de informações de fornecedores
As informações dos fornecedores têm impacto relevante para uma empresa, pois o conjunto de dados (ou a falta deles) pode levar à contratação ou à rejeição de futuros parceiros. Para otimizar este processo, existem ferramentas pontuais, como o Supplier Information Management (SIM), que não se resume apenas à captação de dados.
Geralmente, as ferramentas do SIM são integradas em um portal online, onde os fornecedores fazem integrações, manutenção de contas e gerenciamento de dados, além da inclusão de auditorias para garantir sua conformidade.
De modo geral, o SIM é uma solução indicada para gerentes de projeto que procuram as melhores estratégias visando administrar a conduta dos fornecedores.
Quer saber mais? Ao longo deste artigo vamos explicar exatamente o que é Supplier Information Management, para que serve e a importância da ferramenta no dia a dia das empresas.
Continue conosco para saber mais!
Boa leitura!
O que é Supplier Information Management (SIM)?
Supplier Information Management, ou Gestão de Informações do Fornecedor, é um sistema utilizado pelas corporações para capturar, armazenar e analisar dados dos parceiros em um único ambiente, também apropriado para indicar as capacidades e as fraquezas dos prestadores de serviço.
Por meio do SIM, os fornecedores podem realizar autoatendimento para processos de integração, manutenção de contas e gerenciamento de dados.
As informações podem ser variadas, desde as mais básicas (como endereço, telefone, e-mail) até as mais detalhadas, como certidões de indústria, categorias de produtos, desempenho financeiro e de conformidade, ou seja, de compliance.
Desse modo, o software SIM desempenha um ótimo papel no suporte à criação de categorias e perfis de fornecedores.
Como a ferramenta possui uma função centralizadora de processos ligados aos dados de fornecedores, ela também contribui com funcionalidades complementares de gestão de risco que servem para avaliar possíveis problemas que os parceiros podem causar.
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Supplier Information Management: para que serve?
A solução do SIM deve se concentrar no ciclo de vida de um fornecedor.
Isso significa que o software tem como função escolher, classificar e reunir os dados de integração por meio do cadastro, enriquecimento, análise de gastos, recuperação de lucros e até realçar o campo de pagamento.
De modo geral, o SIM:
garante que todos os sistemas que acessam os dados dos fornecedores funcionem a partir do mesmo registro. Independentemente do tipo de software, é fundamental manter o ciclo de vida do fornecedor sincronizado em um único conjunto de dados;
permite uma experiência longe de atritos com os fornecedores quando é feita a padronização de informações em uma única fonte;
fornece dados completos e confiáveis, consequentemente, aumenta a eficiência das equipes da sua empresa (seja da cadeia de suprimentos, de compras ou de operações).
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Benefícios de usar SIM
As empresas que apostam em um software de Supplier Information Management ganham em:
coleta de dados;
fluxo de trabalho para as equipes de compras;
transparência das informações do fornecedor;
integração com outros sistemas.
Mas não é só isso! Existem diversos outros benefícios ao implementar um software SIM. Confira abaixo:
1. Produz métricas de fornecedores
Segundo uma pesquisa da Harvard Business School Online, as empresas que utilizam dados em suas decisões são, no mínimo, três vezes melhores do que as que não o fazem.
Portanto, os dados recolhidos sobre os fornecedores são imprescindíveis para a tomada de decisão dos gestores. Além da análise, os dados servem como registro para comprovar a veracidade dos parceiros.
2. Garante a governança das informações
Para assegurar a coleta de informações, é importante que o software utilizado seja de extrema segurança e com fácil recuperação de dados.
Soluções de SIM como a Linkana, por exemplo, minimizam os problemas de gestão de contratos, proporcionando operações de fácil utilização e confiança entre clientes e fornecedores.
3. Centraliza as informações
Além da segurança e facilidade de busca e armazenamento de informações, o SIM controla todos os dados em um único local, garantindo maior economia de tempo e dinheiro.
Sem dúvida, a praticidade da plataforma faz com que sua empresa retenha dezenas de fornecedores a partir de uma análise concreta.
4. Fortalece a produtividade
Quanto mais detalhados forem os dados do fornecedor, mais ágeis você e sua equipe de compras estarão para escolher seus novos parceiros.
Leia também: Como potencializar sua gestão de fornecedores?
Qual a importância do SIM?
De modo geral, podemos perceber que Supplier Information Management são ferramentas centralizadas de processos ligados à gestão de fornecedores.
Por serem focadas em coletar informações, elas também concorrem com outros módulos de gerenciamento de um e-procurement, com gestão de cadastro e avaliação de performance, bem como em integrações específicas.
Além disso, o SIM consegue ter mais benefícios em comparação às soluções de strategic sourcing, pois oferece melhor suporte à criação de categorias e perfis de fornecedores.
Ao mesmo tempo, a ferramenta também possui funcionalidades complementares à Supplier Risk Management (SRM), concorrendo então com soluções específicas de risco.
Ao analisar os estágios de maturidade em procurement, podemos entender que, geralmente, uma empresa compradora não busca resolver seu problema de gestão de informações de fornecedores com uma ferramenta especializada em SIM.
No início, as empresas optam por processos como um ERP, para, em seguida, complementar com ferramentas específicas de gerenciamento de risco (SRM).
Quando o processo de maturidade se encontra no estágio final, o cliente se sente confiante a buscar um software único e centralizado na jornada de informações de um fornecedor para o seu negócio, o que o fará recorrer ao SIM.
Exemplos de SIM
Supomos que uma empresa de parceiros tenha passado por algumas transformações como, por exemplo, a entrada de um novo sócio.
Nesse caso, é imprescindível fazer uma atualização cadastral para que o contratante tenha mais pesquisas sobre o novato integrante, além de pesquisar sua idoneidade.
Esse cenário também revela que o SIM gera informações em tempo real de um pedido de compra ou para enviar uma fatura.
Chega de enviar e-mails ou telefonemas e não ter as respostas desejadas sobre os fornecedores! Um software SIM pode avisar ou bloquear automaticamente os envios de faturas até que o fornecedor informe os dados necessários.
Falando isso, uma curiosidade é compreender o mundo do passado e o do futuro. Veja na tabela abaixo as mudanças aparentes em relação a contexto, comunicação e mentalidade na área de compras:
Supplier Information Management: como fazer?
A tecnologia tem proporcionado bons ganhos para as equipes de compras, e tratando-se de Supplier Information Management, este é um recurso poderoso para construir um banco de dados sólido de gestão de fornecedores.
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