5 etapas para desenvolver a maturidade do processo de procurement
Um processo de procurement pouco desenvolvido foca apenas na negociação de contratos e nas atividades operacionais. Por outro lado, quando tratamos da maturidade do processo de procurement, identificamos que o setor é mais estratégico, visando criar uma relação palpável entre os negociadores e os fornecedores.
Trabalhar o processo de maturação no setor de Compras é uma dinâmica cada vez mais urgente no meio corporativo. Isso porque a correria do dia a dia acaba fragilizando a gestão e a medição das rotinas dos negócios, o que reflete no prejuízo dos resultados.
Por isso que as organizações têm levado em consideração esse tema.
Ao longo deste artigo vamos explicar como funciona a maturidade em procurement, a real importância e quais são as etapas deste processo. Continue com a gente e boa leitura!
O que é maturidade de processo de procurement?
O processo de procurement a criação de estratégias com foco na geração de valor na aquisição de bens e serviços realizadas por uma empresa.
Sendo assim, a companhia que deseja fazer uma compra deve estar ciente das metodologias e processo de negociação, verbas disponíveis, regras para homologação e qualificação de fornecedores, dentre outros aspectos importante.
Entende-se que a maturidade do processo de procurement envolve degraus nivelados de acordo com a evolução gerencial e sofisticação da organização de compras, do chão ao topo, representado consequentemente pela eficiência.
Nesse sentido, as companhias com boa maturidade de procurement são aquelas com melhor qualidade nos resultados, resiliência, menor grau de riscos e facilidade e agilidade na aquisição de produtos e serviços.
Níveis da maturidade do processo
Os atributos de maturidade empregam-se a todos os tipos de processos, inclusive no de Compras, por meio de cinco níveis. São eles:
Nível 1 ‒ Realizado (desempenho do processo);
Nível 2 ‒ Gerenciado (gestão de desempenho do processo);
Nível 3 ‒ Estabelecido (definição e implantação do processo);
Nível 4 ‒ Previsível (medição e controle de processo);
Nível 5 ‒ Otimização (inovação de processo, otimização de processo).
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5 estágios de maturidade do processo de compras
Além dos níveis, que designam o patamar de uma empresa em relação à sua maturidade, existem 5 etapas de desenvolvimento no processo de procurement. Veja qual estágio a sua companhia está neste momento.
1. Survival (subsistência e sobrevivência)
Aqui a empresa ainda não tem uma área de procurement, consequentemente, não há uma estratégia de compra apresentável, parecendo apenas uma central de pedidos.
Aqui as compras são feitas de maneira desorganizada, focadas apenas nas necessidades do dia a dia, ou seja, as atividades se resumem em negociar propostas com fornecedores e formalizar pedidos de compras.
Entre os recursos utilizados e atividades exercidas pela empresa, destacam-se o domínio das planilhas, ações manuais e envolvimento com fornecedores por e-mail.
2. Process (criação da área de processos)
Neste estágio a empresa começa a delinear sua área de procurement, definindo processos mais centralizados de compras.
A área foca no uso de indicadores de desempenho para armazenar dados que ajudam no processo de decisão de compras.
Mesmo assim, ainda existem falhas aparentes, como, por exemplo, o pouco ou inexistente compartilhamento de conhecimento entre as equipes. Outro ponto é que as empresas visam melhorar o processo de procurement, mas não se preocupam em resolver conflitos maiores da corporação, isto é, negociar o preço e a qualidade dos produtos com os fornecedores, por exemplo.
Como ferramenta de trabalho, a empresa utiliza os mesmos do Survival: uso de planilhas, relatórios manuais e dashboards como ferramentas de análise de dados.
3. Digitalização e automação
Poucas mudanças acontecem nesta etapa, mas são significativas para mostrar a maturidade do processo de compras.
Neste momento, a área de procurement conta com subdivisões das categorias de fornecimento (ex: direts, indiretos, CAPEX, MRO) e já sustenta informações em ERP, e-procurements e outros sistemas.
O foco do time é a automação de processos, a otimização das decisões de fornecimento, principalmente em saving (indicador que mostra a economia durante a aquisição, seja por meio do preço menor ou por uma projeção da economia em determinado período).
Por outro lado, o processo de compras e de outras áreas operam em silos, porém com pouco ou nenhum compartilhamento de informações.
Mesmo assim, os projetos têm um novo posicionamento porque a empresa está apta em melhorar os próprios problemas da área de procurement.
Leia também: Como calcular saving de compras
4. Strategic (cadeia de valor)
Os times estão mais focados em duas especializações: Strategic Sourcing e TCO.
Quando se trata de strategic sourcing,é possível perceber que as equipes estão mais engajadas em avaliar a complexidade na compra de produtos, como analisar o seu impacto para o negócio.
Referente ao Total Cost Ownership, aqui são avaliados os curso na cadeia de valor do produto até chegar ao cliente, sejam em custos de produção, logístico ou tributário, por exemplo.
Logo, as decisões começam a ficar mais práticas, baseadas em critérios como risco e sustentabilidade.
5. Data (decisões ágeis)
Aqui a área de procurement começa a ter decisões mais ágeis e assertivas, uma vez que o objetivo é firmar alianças poderosas com fornecedores, focar em sustentabilidade, resiliência, diversidade na cadeia de suprimentos e mitigar riscos.
Um ponto positivo é que agora os dados não chegam apenas das fontes internas da organização, como também dos próprios fornecedores e de fontes externas.
Isso significa que essa comunicação fortalece a relação com os parceiros, que trazem informações mais contundentes sobre produtos, serviços e preços, facilitando o processo de negociação e decisão.
Por fim, as ferramentas otimizam as decisões, considerando sempre o custo-benefício, os objetivos da empresa e dos fornecedores.
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A importância da maturidade em procurement
Como podemos perceber, a maturidade do processo de compras mitiga a possibilidade de riscos e assegura o sucesso de uma organização. Nesse contexto, reverbera diretamente na produção, agilidade e qualidade que uma empresa consegue suprir suas demandas internas e preservar o fluxo operacional com qualidade.
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