Prospecção de fornecedores: o que precisa ser avaliado?
A prospecção de fornecedores pode ser definida como um processo de busca por empresas fornecedoras potencialmente aptas para atender às necessidades de abastecimento do seu negócio. O objetivo é encontrar parceiros comerciais alinhados com as necessidades, expectativas e valores da sua companhia.
Explicando de outro modo, consiste em um processo de dois passos. Primeiro, pesquisa-se, para, posteriormente, analisar quais fornecedores disponíveis no mercado atendem aos critérios necessários para suprir a demanda de matéria-prima, insumos ou serviços para a continuidade do fluxo produtivo e comercial de uma empresa.
A prática pode ser comparada ao processo de prospecção de clientes, na qual se busca o comprador ideal para o que sua marca comercializa.
Todavia, na modalidade voltada para fornecedores, há parâmetros específicos que precisam ser avaliados, tais como qualidade, tempo de entrega, formas e prazos de pagamento, entre outros relacionados.
Aqui, vale destacar que a atividade, quando realizada corretamente, também ajuda a mitigar diversos riscos característicos desse tipo de contratação, a exemplo dos reputacionais, jurídicos, financeiros e de imagem.
Por motivos como esses, é importante conhecer as boas práticas de prospecção de fornecedores. E é sobre elas que falaremos neste artigo. Portanto, siga a leitura e confira tudo sobre o tema agora mesmo!
O que é prospecção de fornecedores?
A prospecção de fornecedores é a busca por empresas fornecedoras capazes de suprir a demanda de abastecimento do seu negócio. Na prática, consiste em pesquisar parceiros comerciais que oferecem os produtos, serviços, insumos ou matérias-primas compatíveis com o necessário para garantir a entrega das suas soluções aos clientes.
Comumente, trata-se de uma forma de prospecção ativa. Isto é, os responsáveis por compras e procurement identificam a necessidade de abastecimento da empresa. A partir desse ponto, iniciam a jornada de busca pelo fornecedor ideal para supri-la.
O processo pode acontecer em diferentes momentos de um negócio. Por exemplo, a prospecção de empresas fornecedoras pode ser realizada:
para atender uma demanda específica e sazonal;
para cobrir um antigo fornecedor que não consegue atender naquele momento;
quando a companhia está expandindo e precisa de novos fornecedores em sua base para dar conta do atual cenário.
Seja qual for o motivo pelo qual essa prospecção é feita, ela deve seguir algumas etapas, bem como avaliar os critérios certos.
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Quais são as etapas de prospecção?
Cada empresa tem total liberdade para definir suas próprias etapas de prospecção de fornecedores. Porém, em linhas gerais, o fluxo costuma acompanhar os seguintes passos:
identificação da necessidade da empresa;
levantamento de potenciais fornecedores;
análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados.
Veja como cada passo é desdobrado a seguir.
1. Identificação da necessidade da empresa
Como comentamos, geralmente, o processo de prospecção se inicia a partir da identificação da necessidade do negócio.
Por sua vez, o entendimento da existência da demanda pode ser decorrente da solicitação de um item que não está em estoque, de uma matéria-prima específica para fabricação de um novo produto que será lançado, entre diversas outras possibilidades.
Cabe ao time de compras e procurement, antes de começar a prospecção, confirmar se, na base da companhia já não existe um fornecedor ativo e qualificado que possa suprir a necessidade.
Tal verificação pode ser feita de forma rápida e prática por meio de um bom software de gestão de fornecedores. Ao usar um sistema como este, todos os cadastros das empresas fornecedoras ficam centralizadas em um único ambiente, facilitando a busca.
Todavia, se não houver um fornecedor apto para atender no momento da necessidade, os profissionais devem iniciar uma pesquisa mais aprofundada.
Não deixe de ler: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade"
2. Levantamento de potenciais fornecedores
A boa notícia para quem precisa descobrir como captar novos fornecedores é que existem diversas maneiras de encontrá-los. Entre práticas mais usadas, estão:
pesquisas on-line;
indicação de outros parceiros de negócio;
contato com entidades de classe;
participação em eventos do seu ramo de atuação;
base de dados de fornecedores compartilhada.
Caso ainda não conheça essa última alternativa, saiba que se trata de um banco de dados externo com diversos cadastros de fornecedores devidamente analisados e validados.
3. Análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados
Uma vez que os fornecedores que aparentam qualificados são identificados, a próxima etapa consiste em avaliar cada um deles, considerando suas características, ofertas e particularidades.
Tal análise é importante, pois não basta saber que a empresa X fornece o que você precisa, fechando o contrato com base apenas nessa informação. Para evitar diversos riscos para o seu negócio, é primordial analisar, pontualmente e precisamente, critérios como saúde financeira, qualidade, reputação, entre outros.
Somente após essa etapa, é possível decidir se vale a pena ou não contratar o fornecedor identificado durante a prospecção ativa.
Quais critérios para prospecção de fornecedores devem ser considerados?
Os principais critérios para prospecção de fornecedores que você não deve negligenciar são:
histórico de atuação: a fim de verificar quanto tempo a empresa fornecedora está no mercado, visto que essa característica costuma estar relacionada a fatores como experiência, credibilidade e confiabilidade;
reputação e visão dos stakeholders: também diz respeito à questão de confiança e segurança;
saúde financeira: fundamental para verificar, por exemplo, o potencial risco de falência, condição que pode gerar desabastecimento e outros problemas relacionados para o seu negócio;
capacidade produtiva: para confirmar se o volume que o fornecedor consegue entregar é compatível com o que sua empresa precisa;
custo-benefício: como forma de buscar redução de gastos, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido;
qualidade dos insumos e/ou serviços prestados: para não afetar a qualidade do produto/serviço entregue ao seu cliente final;
flexibilidade na negociação: representa quanto o fornecedor está disposto a negociar sobre prazos de entrega, formas de pagamento para construir uma boa parceria entre vocês;
canais de comunicação e de atendimento: com o objetivo de conferir como será o suporte pós-venda e a resolução de potenciais problemas;
logística de entrega: para evitar que questões como distância gerem impactos negativos no fluxo de abastecimento;
análise de riscos: incluindo os operacionais, de imagem, financeiros, reputacionais, socioambientais e de governança (também conhecidos como riscos ESG) e diversos outros que podem afetar direta ou indiretamente a rotina e o crescimento da sua empresa.
Sobre esse assunto, não deixe de ler o artigo: "Riscos na cadeia de suprimentos: quais são e como evitá-los?"
Como fazer prospecção de fornecedores? 5 estratégias!
Agora que você entendeu o passo a passo de um fluxo de prospecção, e quais critérios não podem ficar de fora na hora de escolher empresas fornecedoras, que tal algumas dicas de como aprimorar esse processo e extrair resultados mais satisfatórios?
Entre as melhores práticas em prospecção de fornecedores que podemos dar, estão:
defina as necessidades já pensando no futuro;
aprofunde as pesquisas;
acompanhe tendências de mercado;
qualifique os fornecedores em potencial criteriosamente;
use softwares específicos de gestão de fornecedores.
Confira, agora, detalhes de cada uma dessas estratégias.
1. Defina as necessidades já pensando no futuro
A primeira etapa da prospecção de fornecedores que apresentamos foi a identificação das necessidades de abastecimento da empresa, lembra? Pois bem, em uma abordagem mais aprofundada, é preciso ir além do levantamento do que o negócio precisa em curto prazo.
O ideal é incluir o conceito de compras estratégicas e direcionar o ohar para médio e longo prazo.
Assim, ao fazer a prospecção de fornecedores, desde os primeiros passos, a busca é por um com capacidade de atender a demanda de abastecimento não somente naquele momento, mas também no futuro, principalmente se a quantidade aumentar.
Esse cuidado evita, por exemplo, ter que contratar outro parceiro comercial pouco tempo após a contratação do primeiro, caso esse não consiga suprir o volume de abastecimento.
Lembre-se também de que, quando é preciso trocar de fornecedor, todo o processo de pesquisa, negociação e fechamento de contrato tem que ser refeito, e isso demanda tempo e pode comprometer o fluxo produtivo da empresa.
2. Aprofunde as pesquisas
Apresentamos também diferentes lugares onde encontrar fornecedores, como pesquisas on-line, indicações de outros parceiros comerciais e contato com entidades de classe. Porém, é possível ir mais além.
Tenha em mente que quanto mais aprofundada for a sua pesquisa, maiores as chances de identificar o parceiro comercial perfeito, aquele realmente alinhado com o perfil e valores do seu negócio.
Então, explore todo o potencial que um bom networking pode gerar e, por que não, descubra quem são os fornecedores dos seus concorrentes.
A ideia com essa estratégia não é "copiar" a concorrência, mas expandir as suas possibilidades de encontrar bons parceiros comerciais.
E aqui vai uma dica extra de como aprofundar suas pesquisas: a internet é uma fonte inesgotável de dados e informações. Isso não é novidade. O que poucas pessoas sabem é que é possível ativar alertas no Google e receber notificações sobre novos conteúdos e notícias.
Por meio dessa funcionalidade você pode, por exemplo, receber avisos sobre fornecedores de um segmento específico e acompanhar de perto todas as novidades. Inclusive, é sobre isso que abordaremos no tópico seguinte.
3. Acompanhe tendências de mercado e necessidades dos clientes
Estar por dentro das tendências de mercado faz toda a diferença na hora de prospectar bons fornecedores.
Acompanhar a chegada de novas tecnologias, por exemplo, evita a contração de soluções obsoletas que precisam ser trocadas em pouco tempo — e já comentamos o trabalho que é mudar de fornecedor, não é mesmo?
Além disso, você e seu time de compras e procurement também precisam conhecer as mudanças de comportamento dos clientes, pois estas afetam diretamente nos produtos/serviços que eles buscam.
Logo, se a sua solução já não for mais interessante para o público-alvo da sua marca, é necessário criar uma nova. Ao fazer isso, possivelmente terá que buscar por outros tipos de fornecedores.
4. Qualifique os fornecedores em potencial criteriosamente
O estudo de fornecedores também não podia ficar de fora desta lista de melhores práticas de prospecção. Essa estratégia consiste em analisar profundamente tudo o que for relacionado à empresa que pretende contratar.
Durante o processo de qualificação de fornecedores, ainda existem profissionais de compras que fazem análises superficiais, verificando apenas o status do CNPJ do parceiro em potencial. Entretanto, esse comportamento aumenta os riscos para quem está contratando, e não são poucos.
Por isso, é preciso estudar o fornecedor, que é conhecer o seu histórico, modo de trabalho, opinião de outros clientes que já foram atendidos por eles.
Ao levantar outras fontes, é possível ter informações que apontem se há ameaças em contratá-lo, quais são e quanto podem afetar, ou não, o seu fluxo de abastecimento.
5. Use softwares específicos de gestão de fornecedores
O processo de homologação de fornecedores é complexo, formado por diversas etapas e documentos que precisam ser analisados. Obviamente, realizar todas essas atividades sem ajuda da tecnologia demanda tempo, compromete a produtividade dos times e aumenta as chances de erros.
Pedir várias vezes a mesma documentação para a futura empresa fornecedora, por exemplo, pode comprometer o relacionamento comercial entre vocês e afetar a possibilidade de negociações futuras. Certamente, não é isso que você quer, não é mesmo?
Por outro lado, homologar fornecedores automaticamente evita todos esses transtornos e ainda aprimora a gestão de riscos, garante a compliance e aumenta a qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos.
O sistema da Linkana é uma das melhores opções do mercado para realizar essa atividade, pois permite realizar a homologação de fornecedores em poucos minutos, de forma simplificada, mas extremamente precisa
Essa solução conta com cadastro integrado, monitoramento automático, fluxos de aprovação automáticos e muito mais.
Confira, no vídeo abaixo, como a Keila Oliveira, Regional Procurement Excellence Expert da Nivea, tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores com a solução da Linkana.
Como a prospecção de fornecedores pode evitar riscos?
Falando em riscos, a prospecção de fornecedores ajuda a mitigá-los justamente por estimular uma análise aprofundada das características e formas de atuação dos potenciais parceiros.
Dessa forma, você saberá exatamente com qual modelo de negócio estará lidando antes mesmo de trazê-lo, efetivamente, para a cadeia de abastecimento da sua empresa.
Somado a isso, é importante considerar que a prospecção pode ser usada como uma ferramenta de identificação contínua de novas oportunidades de parceria.
No caso, estamos nos referindo à implementação do processo como uma estratégia para manter sua base de fornecedores sempre atualizada e com empresas qualificadas e compatíveis com as necessidades da sua companhia.
A abordagem tende a ser bem interessante para evitar, por exemplo, riscos de desabastecimento. Quanto a isso, imagine que um fornecedor da sua base tenha um problema operacional e, por esse motivo, não consiga atender seu novo pedido.
A prospecção, quando empregada de forma estratégica, ajuda a evitar que as suas operações parem, visto que você terá identificado, previamente, outra empresa fornecedora que pode suprir a demanda.
O mesmo princípio vale para quando o fornecedor passa por problemas financeiros, climáticos, trabalhistas, entre diversos outros que elevam os riscos para a sua companhia.
Aproveite e confira também este artigo: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"
Como a tecnologia ajuda na prospecção de fornecedores?
A tecnologia é fundamental no processo de prospecção, visto que facilita e otimiza todas as etapas que precisam ser realizadas.
Entretanto, as soluções tecnológicas certas também melhoram, e muito, as demais atividades relacionadas à gestão de fornecedores.
Com o software certo, é possível, por exemplo:
aumentar a produtividade dos times;
reduzir erros e retrabalho;
diminuir custos operacionais;
avaliar, de forma mais precisa, os fornecedores e, com isso, mitigar riscos;
identificar boas oportunidades de negócio;
reduzir o tempo de homologação de fornecedores;
aproveitar os dados gerados para embasar tomadas de decisão.
Como a Linkana ajuda a melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa?
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