O que é CLM e por que vale a pena implementar?

Entender o que é CLM é uma ótima maneira de aumentar a produtividade, a eficiência operacional da sua empresa e de mitigar riscos, pois se trata de um fluxo de gerenciamento de contratos que abrange desde a criação desse documento até o encerramento.  

Aqui, vale destacarmos que a gestão do ciclo de vida dos contratos é um processo importante para administrar as contratações de fornecedores ou parceiros, sem deixar passar nenhum ponto ou cometer erros que geram problemas no futuro.

Imagine ter todo o trabalho de investir na qualificação de um fornecedor e, justamente no final, não se atentar a um detalhe que pode interferir na prestação do serviço. Certamente, terá vários transtornos, concorda?

Além disso, armazenar os contratos em um ambiente acessível e saber o momento certo de renovar ou encerrar, caso não esteja satisfeito, são questões que fazem parte da rotina de toda empresa.

Quer saber mais sobre esse processo e como implementar a gestão do ciclo de vida dos contratos no seu negócio? Então, continue a leitura e entenda tudo sobre o que é CLM.

Afinal, o que é CLM?

CLM é a sigla para o termo em inglês Contract Lifecycle Management, que em português significa gestão do ciclo de vida dos contratos. Consiste em um processo de gerenciamento que acompanha a jornada de negociação e fechamento desse tipo de documento, da criação até seu encerramento ou renovação.

O objetivo do CLM é otimizar o tempo gasto na gestão de contratos, padronizar o processo de análise e verificação para criar um fluxo mais enxuto e assertivo.

O contrato é um documento que reúne todas as informações acordadas entre as duas partes na negociação, com regras específicas que garantem seu valor legal. Então, sem uma análise precisa do que está escrito, as chances de fechar um acordo que não é tão vantajoso são altas.

Com um setor dedicado à gestão do ciclo de vida dos contratos, esse tipo de problema não acontece, pois é mais fácil acompanhar e verificar as cláusulas contratuais e saber quando renovar, por exemplo.

Atualmente, essa tarefa pode ser 100% automatizada com a implementação de um software de CLM, solução que realiza todos os processos necessários com rapidez e agilidade.

Para que serve o CLM? 

Para ficar mais claro o que é CLM, é fundamental você entender também para que serve esse tipo de gerenciamento. Então, pense no seguinte: novas maneiras de gerar receita exigem que os gestores mudem a maneira como acompanham o ciclo de vida do cliente. 

Por consequência, precisam criar uma gestão de contratos mais séria e assertiva — a qual, inclusive, faz parte do processo de sourcing e gera diversas vantagens ao promover o bom funcionamento da supply chain.

Afinal, atualmente os contratos não servem apenas para formalizar um relacionamento entre fornecedores e empresas, pois também são vistos como parte importante da estrutura organizacional.

Assim, o CLM é importante porque garante que as contratações da empresa tenham começo, meio e fim.

Com um gestor de contratos à frente desse processo, e uma equipe alinhada em relação às linguagens contratuais, modelos utilizados e termos padrão, é possível executar as fases de gerenciamento de documentos em menos tempo e com menos chances de erros. 

A propósito, tão relevante quanto iniciar uma contratação é finalizá-la devidamente para não pagar por um serviço que não é mais necessário.

Quais os benefícios de uma boa gestão do ciclo de vida de contratos?

Agora que você sabe o que é CLM, já deve imaginar os benefícios desse processo, certo? Para deixar essa percepção ainda mais clara, listamos os pontos positivos que mais se destacam ao realizar um gerenciamento de documentos eficiente. Veja:

• consolidação das obrigações contratuais entre a sua empresa e os clientes, e seu negócio e os fornecedores;

• eliminação de possíveis violações de contrato;

• chances mais significativas de alcançar resultados consistentes com as contratações;

• mitigação de riscos, como financeiros e jurídicos;

• aumento da qualidade do serviço contratado ou dos produtos adquiridos;

• transparência no que se refere às responsabilidades, direitos e deveres de cada parte;

• melhoria do controle e acompanhamento da conformidade;

• rastreamento mais preciso de vencimentos contratuais;

• mais controle dos momentos de renegociação e renovação;

• aumento da produtividade dos times.

Quanto a este último benefício, um relatório da empresa de pesquisa de marketing Wakefield Research e da companhia de análise de dados Elastic mostrou que, nos Estados Unidos, 54% dos profissionais relatam perder tempo ao procurar documentos em sistemas de arquivamento ineficientes.

Apesar de não ser um estudo brasileiro, serve como base para entendermos melhor o que pode acontecer por aqui.

Para você ter uma ideia, o levantamento também revelou que essa dinâmica ineficiente afeta negativamente a cultura empresarial e o crescimento do negócio. O motivo é que os funcionários desperdiçam energia que poderiam dedicar a atividades estratégicas e valiosas.

O que queremos dizer com essas informações é que a automação de contratos e um gerenciamento de documentos eficiente são essenciais para otimizar o dia a dia do negócio e, por consequência, contribuir para o seu sucesso.

Sobre esse tema, leia: “TOP 6 benefícios da automação dos processos para uma empresa”

Quais são as fases do ciclo de vida dos contratos?

A jornada de um contrato pode se dividir em cinco fases que, por sua vez, orientam o processo de CLM, e são:

1. pré-contratação;

2. contratação;

3. pré-execução;

4. execução;

5. encerramento.

1. Pré-contratação

A fase de pré-contratação inicia a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) e é o momento no qual se define o objetivo do documento.

Diante de uma demanda como contratar um novo funcionário, renovar o estoque de um produto, contratar um serviço ou trocar de fornecedor, é fundamental que os profissionais responsáveis por essa atividade considerem:

• o que precisam adquirir;

• orçamento disponível;

• prazo limite de recebimento dos bens/serviços;

• como deve acontecer a entrega;

• documentos necessários para formalizar a parceria.

Todos esses detalhes técnicos servem para elaborar a minuta, que é um esboço inicial do que será o contrato final.

Além disso, é na pré-contratação que as partes envolvidas alinham as necessidades e expectativas e negociam termos para evitar possíveis riscos, desentendimentos, problemas operacionais e perdas financeiras para ambos.

2. Contratação

É na etapa da contratação que o responsável pela emissão do contrato o redige. Este é o momento de analisar, revisar e ajustar a minuta e as cláusulas-base até chegar ao formato ideal para todos.

O foco é validar em conjunto os detalhes para o acordo atender bem ambas as partes. Por esse motivo, é fundamental conhecer os direitos e deveres da sua empresa para fechar acordos comerciais seguros com os fornecedores ou outros parceiros comerciais.

3. Pré-execução

A terceira fase da gestão do ciclo de vida dos contratos é a pré-execução, momento em que se realiza os procedimentos técnicos e administrativos para a contratação começar efetivamente.

A parte técnica diz respeito aos detalhes necessários para receber o produto, como abrir espaço no estoque e organizar equipamentos. A parte administrativa inclui pontos como a assinatura contratual, o pagamento e a definição de prazo de recebimento.

Nesta etapa, deve-se também identificar e resolver possíveis pendências e questões relacionadas à conformidade.

4. Execução

Como o nome dessa fase dá a entender, a execução é a etapa do CLM na qual o objetivo do contrato é posto em prática. Isto é, há o recebimento do produto ou início da prestação de um serviço conforme as regras acordadas.

Nessa etapa, o time responsável pela gestão do ciclo do contrato deve realizar atividades como acompanhar o cronograma estabelecido, a quitação do pagamento, o prazo do contrato, as adições e a prorrogação do prazo.

Inclusive, o monitoramento constante é essencial para garantir o cumprimento das cláusulas e evitar riscos, perda de qualidade e prejuízos financeiros para a empresa.

5. Encerramento

O encerramento fecha as etapas de gestão do ciclo de vida dos contratos e finaliza a vigência desse documento quando não há interesse de renovação.

A equipe analisa se o fornecedor cumpriu prazos, entregou o que foi pedido, se a empresa fez todos os pagamentos com recibos e considerou outros detalhes para encerrar a relação comercial com segurança ou renová-la futuramente.

Como analisar o CLM, ciclo de gestão de contratos? 

Agora que você já sabe o que é CLM e para que serve, analisaremos em detalhes as etapas do ciclo de vida de um contrato. Confira!

1. Recebimento de solicitações e revisão de minutas

Não há dúvidas de que empresas que não usam um software de CLM recebem demandas de elaboração ou revisão de contratos por canais e ferramentas de comunicação como e-mails, chats e aplicativos de troca de mensagens.

Porém, em plena era da digitalização, processos assim se tornam ultrapassados, sobretudo quando existe um volume considerável de contratos a gerenciar.

Dessa forma, a falta de padronização gera transtornos como:

• dificuldade de controle do prazo de atendimento;

• comprometimento da produtividade da equipe;

• ruídos de comunicação;

• perda de demandas.

Por esses motivos, usar software de CLM (plataforma de gestão de contratos) possibilita a criação de fluxos mais fluidos, dinâmicos, precisos e com menos erros.

2. Aprovação de minutas

Um CLM de qualidade não serve apenas para receber os pedidos de elaboração de contrato, mas também para aprovar e elaborar esses documentos sem a necessidade de usar editores de texto externos ou troca de e-mails.

Além de ser um procedimento eficiente, a centralização das ações de forma digital favorece o compliance.

Dessa forma, quando chega uma requisição para a criação de um contrato, o responsável pela elaboração acessa o banco de dados e define a versão mais atualizada rapidamente.

3. Acompanhamento do status do contrato

Você sabe quantos contratos são elaborados por minuto no mundo corporativo? Difícil precisar, não? Afinal, a quantidade de documentos varia conforme a demanda diária de cada negócio. 

Por essa razão, a maioria dos CLMs do mercado conta com opções de acompanhamento do status dos contratos, para que os gestores monitorem o volume de trabalho de seus times e não percam nenhuma atualização.

4. Captura da assinatura digital

Em muitos lugares, a coleta de assinaturas ainda ocorre manualmente ou com poucos recursos digitais. No caso, alguém entra na ferramenta da assinatura, faz upload do contrato, envia links de assinaturas individualmente, confere o recebimento do link e cobra a devolutiva por e-mail ou por chat.

Com o uso de sistemas de gestão contratual é possível facilitar essa ação, preservar a assinatura enviada e acompanhar todo o fluxo pela própria ferramenta.

5. Monitoramento dos prazos de renovação 

O atraso em uma renovação contratual pode afetar significativamente o fluxo da cadeia de produção, pois atrasa a entrega dos produtos ou a prestação de serviço necessária.

Com a ajuda de um CLM de qualidade, os profissionais configuram alertas personalizados e, assim, recebem notificações em caso de proximidade do prazo de renovação. Essa proatividade evita problemas que podem levar a empresa a ter transtornos com os clientes finais e, consequentemente, reputacionais e financeiros.

Dica de leitura: “Reputação corporativa: o que é e como afeta a gestão de fornecedores?”

Como implementar o CLM na sua empresa? Checklist completo!

Entender o que é CRM despertou o interesse de levar esse sistema para a sua empresa? Então, se baseie neste passo a passo para a implementação:

1. planejamento: defina o objetivo, identifique os departamentos que precisa envolver nesse fluxo e verifique como gerencia os contratos atualmente para descobrir pontos de melhoria;

2. escolha do software de CLM: considere critérios como funcionalidades disponíveis (a fim de atender às necessidades identificadas anteriormente), facilidade de uso, segurança de dados, possibilidade de customização conforme as necessidades da sua empresa e suporte técnico e custo-benefício;

3. treinamento da equipe: a fim de usarem a plataforma de gestão de contratos ao máximo, reduzir etapas manuais, diminuir falhas e aumentar a produtividade;

4. monitoramento dos resultados: por meio de KPIs, avalie quanto o CLM contribuiu para o gerenciamento dos contratos e quais pontos ainda podem ser melhorados.

E para te ajudar um pouco mais no processo de implementação do CLM, trouxemos estas dicas:

• prefira sistemas de gestão contratual que permitam personalização conforme o perfil e fluxo de documentos da sua empresa;

• confira que a solução se integra a outras ferramentas que já utiliza, com um ERP ou um SRM (sistema de gestão de fornecedores);

• implemente a solução gradualmente e faça testes, pois facilita a aceitação dos times e a identificação de necessidade de ajustes;

• envolva as partes interessadas, como times de vendas, compras e departamento jurídico e financeiro;

• atente-se ao cumprimento de leis e normas, a exemplo da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.

Quais os desafios da implementação do CLM e como superá-los?

Mesmo que você conheça tudo sobre o que é CLM e tenha essas dicas e boas práticas que apresentamos, pode ter que lidar com alguns desafios durante a implementação.

Estes são os mais comuns e exemplos de como superá-los:

• resistência dos funcionários à mudança: uma comunicação clara, que destaque os benefícios da automação de contratos e treinamentos eficientes tende a derrubar essa barreira;

• integração com diferentes sistemas: antes da contratação, confirme a capacidade da solução de se integrar a outras que seu time já utiliza sem riscos ou rupturas;

• migração de dados: faça backups e realize o processo aos poucos para reduzir as chances de perdas; 

• adequação a outros processos: padronize formas de atuação e fluxos de trabalho antes de adotar o CLM e defina políticas internas.

Por que usar uma plataforma de gestão de contratos?

Usar uma plataforma de gestão de contratos (softwares de CLM) é essencial para aprimorar o gerenciamento de documentos. Afinal, conforme o volume gerado no seu negócio, fica inviável ter eficiência com um processo totalmente manual. 

Os sistemas de gestão contratual ajudam a realizar diversas atividades de gestão do ciclo de vida de contratos, como:

• criação dos documentos, da minuta à versão final;

• armazenamento on-line dos contratos;

• pesquisa e localização dos documentos existentes;

• categorização dos contratos (em processo, ativos e finalizados e renovados);

• possibilidade de salvar modelos de contrato e cláusulas;

• configurações de alerta como datas de pagamento e de encerramento.

Como escolher o CLM mais adequado para sua empresa? 

Como citamos, entender o que é CLM contribui para aplicar estratégias de compliance, fundamentais para agregar valor ao negócio e garantir conformidade com as leis e normas reguladoras.

Nesse cenário, um resultado satisfatório na gestão de contratos começa a partir da escolha de um CLM apropriado para sua empresa. 

Confira, a seguir, o que considerar na hora de escolher um bom sistema de gestão e automação de contratos.

Responsividade 

Uma ferramenta de CLM deve ser acessível para dispositivos como tablets e celulares, de modo que os responsáveis possam utilizar de qualquer lugar e a qualquer hora.

Controle de produtividade 

A plataforma deve ter funcionalidades para agendar compromissos e enviar lembretes de prazos e, assim, contribuir para administrar as tarefas.

Criação de minutas 

Observe se o sistema conta com geração de contratos, biblioteca para armazenamento de modelos, editor de documentos integrado e criação de checklists para revisão e aprovação de contratos.

Assinatura de contrato 

Com a assinatura eletrônica, muito utilizada em contratos digitais, o sistema deve ter integração com softwares do tipo, bem como controle da validade jurídica das assinaturas.

Reserva de contratos

Um bom sistema CLM deve permitir o controle do status de cada contrato, assim como:

• registrar o histórico de acesso;

• buscar conteúdos dos documentos armazenados;

• controlar as permissões de usuários;

• filtrar buscas inteligentes de forma específica, como pesquisa por datas, tipos de contratos e clientes.

Gerenciamento de prazos 

O CLM selecionado precisa controlar os eventos relativos aos exigíveis contratuais, permitir a configuração de lembretes antecipados e, ainda, enviar notificações por e-mail.

Análise de dados

O software deve ter relatórios gerenciais nativos e garantir a sua exportação em diferentes formatos. Além disso, o ideal é ter uma ferramenta de Business Intelligence (BI) e facilitar a integração com tecnologias de terceiros.

Suporte técnico e outras ações

As empresas podem precisar de apoio para gerenciar os contratos em situações de urgência, mas, além disso, o CLM precisa oferecer:

• atualização frequente de versões;

• cadastro ilimitado de contratos;

• integração com ERPs e outros sistemas, como os usados para administrar demais documentos, como alvarás, certidões, procurações e atas.

Garantia de compliance nos processos de CLM 

A gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) poupa sua empresa de problemas e erros na contratação de fornecedores que podem custar tempo da equipe e gerar prejuízos financeiros.

Para evitar esses entraves, você pode antecipar o início do CLM ao fazer o processo de homologação de fornecedores corretamente, avaliar o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial.

A Linkana dá suporte para essa operação por meio de tecnologias inteligentes para combater a burocracia e aumentar a eficiência na gestão dos seus fornecedores.

Focada na automatização e simplificação das análises públicas e de risco, nossa plataforma oferece uma série de funcionalidades, inclusive um sistema que monitora automaticamente todas as informações e documentos de fornecedores, e que permite gerenciar contratos de toda sua rede de fornecedores em um só lugar.

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