O que faz um gestor de contratos? Entenda sua importância!
Você sabe quais são as responsabilidades de um gestor de contratos? Esse profissional ganha destaque ao acompanhar a produção e análise de documentos diversos, se tornando um dos colaboradores de maior importância para garantir o compliance jurídico em diversos cenários.
Por exemplo, considerando apenas a gestão de fornecedores, temos o processo de homologação, gestão de documentos e contratos firmados para atender os pedidos de compra, entre muitos outros. Agora é só pensar que ele é responsável por conduzir o ciclo de vida de todos esses documentos.
É claro que o trabalho do gestor de contratos não se resume a redigir e implementar esses acordos, mas se quer saber quais são suas funções e porque ele é tão relevante para organizações empresariais, continue lendo!
O que é gestão de contratos?
Vamos começar com a área que esse tipo de profissional gerencia. Podemos definir a gestão de contratos como a área de uma empresa que fica responsável por produzir, acompanhar, monitorar a validade e manter um registro organizado dos contratos de uma empresa.
Estes documentos seguem um ciclo de vida finito, mas é fato que diferentes certificações e acordos possuem validades variadas. Além disso, as particularidades e aplicações de cada contrato, determinadas pelas suas cláusulas, deve ser validada perante a perspectiva jurídica e administrativa.
Empresas que lidam com uma rede de fornecedores variada costumam investir esforços pontuais na área, considerando a grande importância que esses acordos têm para a condução das parcerias e a possibilidade de assegurar bons resultados.
Por fim, vale mencionar que a gestão de contratos tem entre os seus objetivos:
estabelecimento e respeito de um padrão de qualidade previsto nos acordos;
combate aos prejuízos e riscos relativos a cláusulas e acordos quebrados;
manutenção dos valores de compliance avaliados na qualificação de fornecedores;
contratação e avaliação de desempenho de colaboradores e prestadores de serviços;
atualização de cláusulas contratuais e documentos que se tornarem defasados ou ineficientes ao longo do tempo.
De modo geral, o setor está alinhado com os esforços da gestão de riscos e no monitoramento de fornecedores, apontando os principais indicadores de desempenho para o ramo.
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Qual a função de um gestor de contratos?
Afinal de contas, o que faz um gestor de contratos? Com base na definição do seu setor e observação dos principais objetivos, podemos entender que ele será responsável pela administração de todos os documentos de uma empresa, atuando em diferentes etapas do seu ciclo de vida.
Por exemplo, é função do gestor de contratos elaborar documentos para pré-acordos, negociando entre as partes e revisando qualquer alteração no texto que se faça necessária para formalizar a parceria. Ele também se alinha ao compliance jurídico, identificando possíveis erros e incongruências nos termos, entre outros fatores que podem evoluir para riscos operacionais.
Na prática, esse profissional é mais do que um simples fiscal de contratos, mas é relevante apontar que ele também adquiriu essa responsabilidade no meio empresarial, participando do combate a fraudes e outros eventos ligados ao descumprimento do acordo firmado nos parâmetros assinados.
Dessa forma, ele é capaz de evitar muitos erros na gestão de riscos, observando a viabilidade, conformidade e o cumprimento de cada documento.
Já no que se refere ao armazenamento de documentos, vale destacar que o gestor de contratos é responsável direto pela garantia da segurança dos dados contidos nos acordos, que em muitos casos podem conter informações sigilosas. Assim, ele também precisa conhecer os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Diferença entre gestor de contrato e fiscal de contrato
Para entender a diferença entre o gestor de contrato e fiscal de contrato, podemos estabelecer que o gestor participa ativamente de todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, enquanto a fiscalização ocorre apenas após a sua formalização, garantindo que a execução ocorra conforme previsto.
O fiscal de contratos detém uma abordagem estritamente técnica, focada no cumprimento de cláusulas e avaliação de resultados. Por outro lado, o gestor de contratos possui um entendimento administrativo e jurídico, auxiliando desde a concepção do documento até a sua finalização formal.
Importância do gestor de contratos para a gestão de fornecedores
Um fator que vale ser ressaltado é a importância do gestor de contratos para a gestão de fornecedores.
Dependendo da operação de uma empresa, ela pode apresentar uma demanda elevada de contratos para formalizar a compra de suprimentos ou mesmo a contratação de prestadores de serviços terceirizados.
Nesse ponto, o gestor de contratos se torna uma peça-chave para a análise de documentos, seleção de fornecedores e monitoramento da cadeia de suprimentos, garantindo que os valores obtidos pela parceria sejam convertidos em bons resultados, sem correr riscos financeiros, jurídicos ou operacionais.
Tecnologia essencial para suporte da gestão de contratos
Com todas essas responsabilidades, podemos entender que o trabalho do gestor de contratos segue uma metodologia pautada pela organização e atenção aos detalhes, o que pode ser prejudicado por um volume extenso de dados e documentos a serem gerenciados.
Para manter a gestão de documentos em pleno funcionamento, é recomendado o uso de ferramentas digitais. Serviços como ERPs são desenvolvidos para manter um registro seguro e organizado de contratos, entre outras funções interessantes para a eficiência de uma operação.
De todo modo, também é possível optar por ferramentas de e-procurement, que servem para dar suporte às interações do departamento de compras, inclusive na elaboração, proposição e formalização de contratos.
E então, consegue compreender o que faz e qual a importância do gestor de contratos para uma empresa? Não deixe de compartilhar esse conteúdo e estimular o debate sobre métodos de gestão corporativa.
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