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Automatizando o processo de gestão de fornecedores como uma vantagem competitiva

Contexto

Como uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele, com mais de 130 anos de experiência, a Beiersdorf NIVEA estava focando em novas maneiras de gerar mais valor e criar vantagem competitiva através de estratégias de procurement, porém o time se via muitas vezes preso em trabalhos burocráticos da área que consumiam boa parte do tempo e foco da equipe.

Os principais desafios

A Beiersdorf NIVEA precisava encontrar uma ferramenta de gestão de fornecedores que centralizasse e automatizasse o processo de cadastro, compliance e mitigação de riscos de sua cadeia de suprimentos, mas que ainda assim mantivesse um padrão de qualidade referência da empresa e padronização das informações captadas.

Tempo de Homologação

Com um processo de coleta e geração de informações e revisão de documentações feito manualmente, desde o tempo do fornecedor iniciar o processo de homologação até a finalização desse processo, se passavam ao menos 15 dias.

Inconsistência na informação armazenada

Sem uma ferramenta centralizada e sem a possibilidade de uma validação automatizada, as informações algumas vezes se perdiam, dependendo de processos burocráticos para organizá-las em pastas e só descobriram que uma informação passada estava válida no final do ciclo de compra, gerando retrabalho e eventuais inconsistências em algumas informações armazenadas.

A solução

Como solução para esse problema, escolheram um software de gestão de fornecedores completo que possuía a flexibilidade que a NIVEA precisava e ao mesmo tempo simplificando o processo de homologação e gestão de riscos dos fornecedores em uma interface simples e amigável.

Automatizando e centralizando todo o processo de cadastro, compliance e mitigação de risco de fornecedores, a Linkana ajudou a simplificar um processo burocrático, fazendo com que todo o time de compras conseguisse ser ainda mais estratégico e encurtando o ciclo de inovação através da contratação de uma startup especializada.

Agora todo o time tinha em um único lugar todas as informações de cada fornecedor, contendo desde certidões, listas públicas e dados da receita federal até documentações privadas, sendo possível ainda ter todo o histórico de cada documento, blindando totalmente a área em auditorias.

Além disso, com o algoritmo de sugestão da Linkana, ficava fácil saber onde estava o problema e se o fornecedor está ou não em conformidade com a política de fornecimento da NIVEA, com comunicações automatizadas entre o time de compras e o fornecedor.

Benefícios gerados

A redução do tempo de homologação foi fundamental para a agilidade das contratações que o negócio precisava. E essa agilidade concatenada com a qualidade e rastreabilidade dos dados, otimizou consistentemente o processo e a gestão pela área de Procurement. A ferramenta da Linkana engloba nosso processo E2E e com isso temos um fluxo mais ágil, automático e seguro.

- Mirella Costa, Gerente Sênior de Procurement da NIVEA

Eficiência operacional, menor custo e melhor mitigação de risco

Com a contratação da Linkana, houve uma redução de mais de 65% no tempo de homologação dos fornecedores. Além disso, o processo de revisão foi centralizado e agora o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de 1 clique.

Também foi possível otimizar o número de informações coletadas para tomada de decisão e mitigação de vários riscos com um aumento de 70% na volumetria de informações coletadas automaticamente sobre cada fornecedor.

Consistência e centralização da informação

Com a contratação da Linkana, não houve mais inconsistência nas informações coletadas, uma vez que todas as informações eram padronizadas e validadas pelas duas equipes. Além disso, foi gerada uma redução de custos fiscais devido a problemas de dados bancários, o que fez a NIVEA Brasil virar referência e criar uma melhor prática LatAm pela Global Audit Beiersdorf.

Outra prática que reduziu as inconsistências da informação foi a automação das validações de regras fiscais e tributárias do fornecedor já no momento do cadastro, o que antes era feito manualmente para ser inserido no ERP, agora já é feito em um sistema integrado de ponta a ponta.

Ferramentas de cadastro de fornecedores temos várias no mercado, pra mim o diferencial da Linkana, além da flexibilidade para construção em conjunto , é a parceria e agilidade pra fazer acontecer.

- Mirella Costa, Gerente Sênior de Procurement da NIVEA

Empresa

A NIVEA, marca pertencente ao grupo Alemão Beiersdorf – com sede em Hamburgo, começou sua história de sucesso em 1911, quando lançou no mercado a primeira emulsão hidratante do mundo e hoje é uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele. Presente em mais de 150 países, a empresa instalou-se no Brasil em 1975 com a abertura de seu escritório em São Paulo. Em 2003, inaugurou sua fábrica no município de Itatiba (SP).

Indústria

Bens de consumo

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