Guia completo de como fazer a homologação de fornecedores

Existem muitas dúvidas sobre como fazer a homologação de fornecedores, esta que é uma etapa essencial da operação de uma empresa. Ela visa garantir a competência e conformidade dos parceiros comerciais responsáveis pelo fornecimento de insumos como matéria-prima, reposição de estoque ou mesmo prestadores de serviços terceirizados.

Com o objetivo de identificar e evitar riscos de diferentes naturezas no ambiente de uma empresa, é comum o gestor ter dúvidas sobre como fazer a homologação de fornecedores e quais os documentos necessários para o processo de qualificação.

Leia o artigo e compreenda as etapas do processo de homologação, contando com um passo a passo e ferramentas que garantem a sua eficiência.

O que é a homologação de fornecedores na prática?

Podemos entender a homologação de fornecedores como todo o processo de qualificação, validação e certificação que classificaram uma empresa como apta a se tornar uma fornecedora contratada.

O processo de homologação consiste na união da gestão de riscos com a qualificação de fornecedores, atuando para mitigar riscos e pendências do fornecedor que possam impactar negativamente sua produção, logística, reputação ou legitimidade.

Como fazer a homologação de fornecedores?

Para entender melhor como deve ser conduzido esse processo, desenvolvemos o seguinte passo-a-passo sobre como fazer a homologação de fornecedores:

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos irá se relacionar de uma maneira com os fornecedores. Dessa forma, cada área entende quais os riscos inerentes a essa relação, qual sua probabilidade de se tornar uma ameaça real e qual a gravidade do impacto para o contratante.

Considerando esses fatores, pensamos então em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

É nesse momento que vemos a análise de reputação investigar indícios de uso de mão de obra escrava e área tributária conferindo o recolhimento de impostos no fornecedor.

Cada uma delas analisa documentos específicos, mas com o mesmo objetivo, que é identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente aqueles que podem gerar consequências para o contratante.

As principais áreas para segmentação da gestão de risco são:

  • Fiscal: avalia a regularização do fornecedor no país, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;
  • Tributário: evasão e sonegação de impostos é uma ofensa grave e que pode trazer consequências para o contratante, por isso é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia ou se o fornecedor avaliado possui dívidas ativas;
  • Trabalhista: no ramo trabalhista, deve-se avaliar se a empresa atua em conformidade com a legislação vigente. Entre os pontos a serem avaliados, é interessante conferir se o recolhimento de FGTS está sendo feito, se a empresa apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;
  • Obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios, onde devem ser analisadas as inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil.
  • Saúde e segurança: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho e outras medidas adicionais têm maior credibilidade e menor risco, devendo receber prioridade na homologação;
  • Responsabilidade social: a análise de responsabilidade irá avaliar as práticas da empresa para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que possam aumentar a credibilidade e mitigar riscos;
  • Reputacional: danos à imagem podem ter consequências irreversíveis, principalmente com a ameaça das fake news. Avaliar a existência de notícias envolvendo corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos por uma empresa ou pessoas ligadas à ela se torna uma atividade essencial.

Junto dos segmentos de análise acima, temos também certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes. Como é o caso da ISO 9001.

Veja o que é este certificado e os motivos para buscar a certificação da sua empresa:

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores é feita a partir da segmentação anterior, onde serão levantados documentos, certificados e informações que apontem o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que irão se relacionar com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar este processo cada vez mais ágil e eficiente, avaliando o máximo de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, a Linkana atua diretamente no processo de qualificação de fornecedores, mitigando riscos ao automatizar a busca por informações de fornecedores e fazendo o seu cadastro em uma rede crescente de parceiros competentes.

Vale destacar ainda que para um fornecedor continuar homologado, ele deve ser monitorado no  cumprimento decritérios práticos de operação e performance, como:

  • Pontualidade na entrega de insumos;
  • Manutenção de padrão de qualidade constante;
  • Comunicação transparente;
  • Capacidade de atender a demanda;
  • Preço justo com boa margem de lucro;
  • Manutenção dos certificados e documentos de conformidade;
  • Oferecimento de suporte técnico;
  • Cumprimento de acordos;
  • Abertura para negociação.

3. Homologação

A etapa final é a homologação de fornecedores em si, onde obtemos uma listagem de possíveis fornecedores aptos à integração na rede de parceiros comerciais de uma empresa. 

Dispondo de toda a documentação necessária para homologação de fornecedores, podemos dar sequência à negociação. Além disso, é importante monitorar os fornecedores homologados, para garantir a renovação dos documentos e certificados emitidos após expiração de o prazos de validade, ou para garantir o cumprimento do grau de performance acordado.

Erros comuns na homologação de fornecedores

Por se tratar de um processo altamente complexo e criterioso, é importante evitar erros no processo de como fazer a homologação de fornecedores. Analisando o mercado, os seguintes eventos são os mais comuns e devem ser combatidos pela gestão de risco de fornecedores:

  • Ignorar a legislação: conhecer o que diz a legislação sobre o relacionamento com um fornecedor é importantíssimo, se ignorado pode trazer surpresas negativas depois de fechar o contrato de homologação do fornecedor;
  • Excessos: é preciso conferir a maior quantidade possível de documentos, desde que eles sejam realmente documentos necessários para a homologação de fornecedores, evitando desperdício de tempo;
  • Ignorar a manutenção e monitoramento: uma responsabilidade especial da gestão de fornecedores é utilizar as ferramentas disponíveis para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, acompanhando a validade dos certificados e solicitando a atualização dos documentos registrados.

Destacamos ainda a necessidade de otimizar a matriz de riscos para combater os erros comuns no seu gerenciamento.

Como fazer a homologação de fornecedores com eficiência?

Ao longo do texto, falamos muito sobre como fazer a homologação de fornecedores e a complexidade do processo de qualificação. 

No entanto, é papel do gestor procurar soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até fechar o contrato de homologação de fornecedores, como é o caso da Linkana.

Nos especializamos em uma gestão de risco eficiente, automatizada e sem burocracia, que facilita a pesquisa e análise de documentos públicos e privados em um painel organizado e fácil de gerenciar a rede de fornecedores de uma empresa.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.