Auditoria de contas a pagar: como preparar corretamente?
A auditoria de contas a pagar é uma atividade que verifica minuciosamente todos os pagamentos que a sua empresa fez em um determinado período. Esse processo ajuda a identificar fraudes, desvio de dinheiro, quitações incorretas, ausência de conformidade, entre outros problemas similares.
Do ponto de vista de uma gestão de fornecedores eficiente, essa prática contribui para melhorar o relacionamento com esses parceiros comerciais, ao garantir que os valores referentes aos produtos comprados ou serviços contratados estão sendo enviados corretamente e pagos no prazo.
Indo mais além, ao analisar de perto as faturas que pagas, é possível identificar se há empresas fornecedoras que não estão devidamente cadastradas na sua base.
Quando isso acontece, você abre espaço para riscos como os financeiros e até mesmo jurídicos. Aliás, a garantia de compliance é um dos benefícios de auditorias de contas a pagar.
Porém, para usufruir dessa vantagem e de outras, é fundamental preparar adequadamente esse tipo de auditoria. Não sabe como fazer isso? Siga a leitura deste artigo e descubra agora mesmo!
O que é auditoria de contas a pagar?
A auditoria de contas a pagar é um processo realizado para revisar e avaliar todas as faturas, contas, boletos e demais documentos que foram pagos por uma empresa durante um determinado período. Os principais objetivos dessa prática é identificar inconformidades e garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente.
Apesar de essa prática estar diretamente relacionada à gestão financeira, ela também tem importante peso na área de compras e procurement.
Aqui, podemos partir do princípio de que os fornecedores são participantes importantes nas estratégias de crescimento de qualquer companhia. Sem eles, não há a base necessária para a produção e comercialização dos itens que geram renda para o negócio.
Uma boa política de pagamento de fornecedores garante que esses parceiros sejam pagos em dia. Esse cuidado é fundamental para estreitar e melhorar o relacionamento entre eles e sua empresa.
Por outro lado, quando esse fluxo não funciona corretamente, a tendência é haver problemas contratuais, desentendimentos, perda de um importante apoio estratégico e, por fim, danos reputacionais e financeiros para o seu negócio.
Uma das maneiras de evitar transtornos como esses é realizando uma auditoria eficiente na área de contas a pagar.
Dica de leitura: "Auditoria de campo: entenda o que é, qual sua importância e como implementá-la na sua empresa"
Quais os principais problemas revelados por auditorias de contas a pagar?
E já que estamos falando sobre evitar problemas, os principais que podem ser identificadas em um processo de verificação como esse são:
documentos perdidos: como boletos e faturas que não foram arquivados corretamente, seja em arquivos físicos ou em digitais (na nuvem);
pagamentos incorretos: especialmente os feitos a mais que não foram apontados pelos credores;
fornecedores não registrados: a exemplo daqueles que foram contratados para atender uma emergência e que, por esse motivo, não foram criteriosamente qualificados;
gargalos no fluxo de pagamento: tais como excesso de burocracia, envio das faturas para diversos responsáveis a fim de obter aprovação, entre outros relacionados;
falhas nos registros financeiros: especialmente quando essa atividade é realizada manualmente;
inconformidade: como o pagamento incorreto de impostos, tanto para mais quanto para menos, que pode gerar diversos transtornos com os órgãos fiscalizadores.
Ao descobrir problemas como esses você tem a chance de solucioná-los. Com isso, melhora a produtividade dos times e eleva a eficiência da área financeira.
Quais os benefícios de auditorias de contas a pagar na gestão de fornecedores?
Além desses dois pontos positivos que acabamos de citar, ao auditar a área de conta a pagar existem diversos outros benefícios que podem ser percebidos no seu negócio. Inclusive, eles refletem bastante na gestão de fornecedores.
Os principais são:
cumprimento do SLA (Acordo de Nível de Serviço) firmado com as empresas fornecedoras;
aprimoramento do relacionamento com os fornecedores, contribuindo para a formação de parcerias estratégias;
melhor aproveitamento do orçamento destinado para compras e procurement;
fortalecimento da imagem da marca perante os stakeholders, ao honrar os compromissos financeiros assumidos;
garantia de conformidade regulatória, evitando problemas e gastos com os órgãos reguladores.
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Como preparar uma auditoria de contas a pagar?
Para preparar corretamente a auditoria de contas a pagar, e usufruir de todos os benefícios que essa prática gera, o passo a passo mais indicado a ser seguido é:
defina quando a auditoria será realizada;
levante todos os documentos, dados e registros que serão apurados;
faça uma reunião pré-auditoria
1. Defina quando a auditoria será realizada
Ao definir que as contas a pagar da sua empresa precisam ser auditadas, os funcionários não precisam ser "pegos de surpresa". Na verdade, é importante informá-los sobre a data que essa verificação acontecerá, para que tenham tempo de se preparar adequadamente.
Esse prazo varia de acordo com o tipo de auditoria, que pode ser interna ou externa. O primeiro formato é executado por profissionais da sua empresa que não têm ligação com essa atividade, a fim de garantir a imparcialidade.
Na segunda opção é preciso contratar auditores terceirizados e alinhar a agenda do seu negócio com a deles.
Não deixe de ler este artigo: "Comitê de auditoria: o que é, como funciona e como implantar"
2. Levante todos os documentos, dados e registros que serão apurados
Tudo o que se relaciona a contas a pagar precisa ser acessado facilmente para ser apresentado aos auditores tão logo eles solicitarem.
Por isso, antes da data da auditoria, levante todos os boletos, faturas, comprovantes de pagamento, entre outros documentos referentes ao período que será analisado.
Relatórios com os registros do que foi pago também ajudam bastante nesse momento. Assim, o ideal é gerá-los antes do início da verificação.
3. Faça uma reunião pré-auditoria
É comum os funcionários, e até mesmo os gestores, ficarem nervosos durante as auditorias. Uma forma de amenizar esse sentimento é realizando uma reunião pré-auditoria.
Aproveite o momento para explicar como será o processo, os objetivos dessa verificação mais precisa e quais podem ser os benefícios para a rotina de todos e para a empresa em uma visão geral.
Sugestão de artigo para você: "Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?"
Como fazer a otimização da auditoria de contas a pagar?
É quase impossível otimizar algum processo sem contar com ajuda da tecnologia. No caso da auditoria com foco nas contas a pagar, softwares de gerenciamento financeiro são a chave para evitar que problemas nessa atividade aconteçam.
Usando os sistemas certos, fica muito mais fácil controlar vencimentos, alinhar despesas com o orçamento disponível, e muito mais.
Isso também vale para a gestão de fornecedores, que por ser uma atividade complexa e com vários pontos de análise, precisa ser bem realizada desde o primeiro contato com esses parceiros.
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