Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?

Damos o nome de auditoria de fornecedores a todo processo de qualificação, homologação e avaliação que envolvem os parceiros contratados para aquisição de suprimentos ou serviços terceirizados. A prática é essencial para a gestão de fornecedores, assegurando mitigação de riscos e bons resultados.

Nesse contexto, temos a metodologia de checklist de auditoria de fornecedores, que visa categorizar e organizar os critérios avaliados em cada uma dessas etapas, o que representa um ganho de eficiência e assertividade essencial para se adequar às boas práticas de compliance.

Vale destacar ainda que implementar mecanismos de avaliação de fornecedores é pré-requisito para obtenção de certificados de grande valor para a empresa, como é o caso da ISO 9000 e 9001, que exigem um método de avaliação e seleção de parceiros aptos para a cadeia de suprimentos. Leia e saiba mais!

O que é auditoria de fornecedores?

A auditoria de fornecedores serve para que uma organização verifique a aptidão de eventuais parceiros em compor sua rede de suprimentos e serviços, além de monitorar o padrão de qualidade entregue por cada um deles em relação a uma série de critérios e indicadores de desempenho.

Esse processo tem o intuito de garantir o cumprimento do padrão de qualidade previsto no planejamento estratégico, possibilitando assim que o departamento de compras certifique que as aquisições realizadas tenham de fato atingido o ideal de custo-benefício.

De modo geral, o checklist da auditoria de fornecedores indica a capacidade produtiva e logística de uma empresa, além de servir de base para análises de risco e compliance, como os necessários para o processo de homologação de fornecedores.

Nesse caso, é importante ressaltar, o comitê de auditorias responsável poderá avaliar a existência de processos trabalhistas, embargos ambientais e outras possíveis ameaças que podem prejudicar a contratante caso ocorra uma eventual negociação entre as partes.

Esse cuidado ainda se estende na avaliação dos indicadores de desempenho de fornecedores e gestão de terceiros, que analisa a performance e o nível de qualidade obtido pela parceria, por meio de KPIs pré-definidos.

Por fim, a auditoria em compras também pode ocorrer periodicamente, respeitando as diretrizes do programa de compliance da contratante, o que serve para assegurar a conformidade nas questões jurídicas, fiscais e financeiras para essas operações.

Etapas da auditoria de fornecedores

De acordo com as informações apresentadas até aqui, podemos estabelecer que a auditoria de fornecedores ocorre em três etapas principais, que são:

1. Homologação de fornecedores

A homologação ocorre quando se avaliam informações, certificados, autorizações e documentos de uma empresa para verificar se ela atua de acordo com os princípios da governança corporativa e tem estrutura apta a atender a demanda da contratante por suprimentos ou serviços.

O checklist de auditoria de fornecedores nesse caso poderá variar de acordo com a área que conduz a avaliação. Para saber quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores, deve-se definir antes se esta análise será feita pelo setor fiscal, trabalhista, jurídico, ambiental ou qualquer outro.

2. Avaliação de desempenho

Outra etapa de auditoria de fornecedores ocorre após a homologação e conclusão de um pedido. Estamos falando da avaliação de indicadores de desempenho, que verifica se a performance e o padrão de qualidade entregues estão de acordo com o acordo firmado.

3. Monitoramento e reavaliação de certificados

A última etapa da auditoria ocorre quando os documentos e certificados apresentados para homologação estão próximos da data de vencimento. O processo irá verificar tudo que foi apresentado e solicitar a renovação dos itens expirados, como parte da estratégia de gestão de fornecedores.

Você pode contar com a Linkana para facilitar a gestão de fornecedores. 

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Checklist da auditoria de fornecedores

Utilizar um checklist para auditoria de fornecedores é interessante, servindo de metodologia que é facilmente aplicada a diferentes parceiros, mantendo um critério único e coerente

De modo geral, também é uma estratégia interessante para diminuir o risco de informações relevantes serem perdidas ao avaliar uma grande quantidade de parceiros comerciais. 

Cada empresa tem autonomia para definir o próprio checklist, porém é recomendado que a avaliação siga uma classificação unificada quanto a criticidade do item ou fornecedor, que pode seguir a matriz de risco, medindo o seu impacto financeiro e o risco de abastecimento.

Confira um exemplo de checklist para você se inspirar e aplicar a metodologia na sua empresa:

CritérioAvaliaçãoObservação
Pedido mínimo
Lead time
Condições de pagamento
Tempo de entrega e produção
Local de origem
Reputação
Compliance ambiental
Compliance jurídico
Compliance trabalhista
Compliance fiscal
Estrutura da empresa
Planejamento de novos produtos
Garantias
Flexibilidade de negociação

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.