Política de pagamento a fornecedores: como implementar? + 8 dicas para ficar em dia
Assim como sua empresa exige que seus parceiros entreguem os suprimentos de acordo com os critérios negociados, eles também desejam que você cumpra a sua parte. Ou seja, espera-se que o pagamento de fornecedores seja realizado sempre no prazo previsto.
Manter um planejamento financeiro bem estruturado é essencial para manter o bom relacionamento com fornecedores e aproveitar as vantagens de fidelizar seus parceiros. Para isso, é muito importante definir uma política adequada e tomar todo o cuidado necessário, desde o mapeamento dos pedidos até o controle do estoque.
Para saber mais sobre o tema, conhecer os principais motivos para ficar em dia com os pagamentos a fornecedores, entender os riscos de eventuais atrasos e, assim, gerar economia para sua empresa e consolidar relações com parceiros, basta seguir com sua leitura!
3 motivos para planejar o pagamento de fornecedores
O pagamento de fornecedores está diretamente ligado à gestão de terceiros e a atuação adequada do seu departamento de compras.
Em geral, quando uma organização conclui os processos de qualificação e homologação, ela tem uma listagem de parceiros aptos a atender a sua demanda. A partir daí, cada pedido pode ser negociado de acordo com a sua necessidade.
A previsão sobre a forma de pagamento e a data de vencimento deve estar clara para ambas as partes e cumpridas em dia pela contratante. Com isso, ela poderá ter acesso aos seguintes benefícios:
Fornecedor satisfeito e fidelizado: aquele que recebe em dia terá uma visão positiva da relação com a empresa contratante, já que isso possibilita que ele siga o seu planejamento e invista na própria evolução. Isso também aumenta as chances de fidelização do fornecedor;
Agrega valor na parceria: com o pagamento a fornecedores em dia, todos saem ganhando, não só pelo cumprimento do acordo negociado, mas também porque a relação passa a ser valorizada e priorizada frente às demais. O fornecedor dá mais importância a quem paga em dia, priorizando os seus pedidos em relação à concorrência;
Maior flexibilidade na negociação: consequência das vantagens anteriores, uma empresa que cumpre seus pagamentos a fornecedores sempre em dia transmite mais segurança e dá garantias ao parceiro, permitindo que as negociações sejam realizadas em critérios mais flexíveis, incluindo no prazo para quitação dos débitos.
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Riscos ao atrasar pagamento de fornecedores
Atrasos nos pagamentos a fornecedores podem resultar em uma série de riscos para a empresa. Por exemplo, a companhia contratada pode priorizar outros clientes que pagam em dia e entregar seus pedidos por último, o que pode levar a problemas de abastecimento.
Perder posições na lista de preferência também pode resultar em diminuição da qualidade, principalmente em itens classificados como estratégicos ou de gargalo na matriz de riscos de fornecedores, considerando que eles apresentam maior concorrência e risco de abastecimento.
Em situações mais graves, parcerias podem ser perdidas por completo. É claro que isso seria consequência de atrasar o pagamento de fornecedores específicos com certa frequência, mas vale citar que esse não é um desafio tão improvável quando ocorrem falhas na gestão de fornecedores.
8 dicas para manter o pagamento de fornecedores em dia
Agora você já deve ter entendido a importância de realizar sempre dentro do prazo os pagamentos a fornecedores. Para auxiliar o desenvolvimento de uma política de remuneração organizada e eficiente, separamos algumas dicas, confira!
1. Planeje suas compras
Tudo começa na gestão de fornecedores, na qual é recomendado desenvolver uma lista das demandas de suprimentos e serviços que sua empresa precisará adquirir externamente. Vale destacar que esses itens também devem ser classificados pela matriz de risco, conforme apontado.
Utilizando esses dados, crie uma lista de prioridades e organize suas compras a serem feitas. Dessa forma, você parte de um sistema mais organizado e seguro para manter o abastecimento da operação.
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2. Faça um mapeamento de pedidos
O próximo passo é, com base na verba disponível em um período, mapear os seus pedidos e antecipar as datas de quitação. Sendo assim, você cria um planejamento de pagamento a fornecedores que já indica como a empresa deve lidar com essa responsabilidade, economizando muitos recursos.
3. Acompanhe o fluxo de caixa e estoque
Dois indicadores de grande importância para manter em dia os pagamentos de fornecedores são o fluxo de caixa e o volume de suprimentos em estoque. Fluxo baixo pode indicar a necessidade de negociação, evitando entrar em atrasos.
De maneira similar, estoque exorbitante de determinado item pode fazer com que seja necessário cancelar ou alterar as datas de certos pedidos, mesmo que eles estivessem previstos no planejamento inicial ou por meio de cálculo de ressuprimento.
4. Controle de pagamentos pela melhor data
De acordo com os seus recebimentos, planeje a data ideal para pagamentos de acordo com os períodos onde o fluxo de caixa está em alta, dando mais segurança para sua organização e evitando surpresas ruins.
5. Negocie melhores formas de pagamento a fornecedores
É muito interessante que o comprador negocie visando melhores formas de pagamento a fornecedores, principalmente a compra a prazo. Dessa forma, a empresa tem a oportunidade de produzir e vender, antes de realizar o pagamento, melhorando as condições operacionais como um todo.
6. Fique atento aos prazos
Independentemente da condição de pagamento estabelecida, não perca os prazos para recompensar os fornecedores. Uma boa dica, além de manter sistemas de controle como planilhas e plataformas automatizadas, é criar notificações e lembretes para pagamentos.
7. Utilize ferramentas digitais
Softwares de e-procurement permitem conduzir processos de homologação de fornecedores e podem ser utilizados para programar pagamentos ou criar alertas diversos.
A transformação digital para empresas proporciona diversas vantagens como essas, permitindo centralizar dados importantes e automatizar pagamentos, diminuindo problemas de falta de organização e falhas humanas, como a perda de prazos.
8. Previna atrasos com renegociações
Mesmo com todos os cuidados, riscos imprevisíveis podem resultar em atrasos no pagamento a fornecedores. Quando perceber que isso pode ocorrer, com base nos dados de caixa e próximos pedidos a pagar, entre em contato com a empresa parceira e procure soluções.
Com transparência e boa comunicação, é possível renegociar a data de pagamento e as condições, diminuindo o impacto negativo e preservando a relação com o fornecedor.
Lembre-se de que para desfrutar dos melhores fornecedores, sua empresa também deve ser uma boa contratante e boa pagadora.
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