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Software para gestão de compras: as vantagens de ter um sistema automatizado integrado

Written byLeo Cavalcanti

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October 15, 2022

October 15, 2022

October 15, 2022


Na era cada dia mais digital, a utilização de um software para gestão de compras se tornou uma ferramenta quase obrigatória para as empresas que realmente querem otimizar os processos e alcançar resultados melhores e mais significativos.

Quanto a isso, vale destacar que são várias as responsabilidades e as rotinas pertinentes a esse departamento. Isso porque os profissionais envolvidos precisam atender às necessidades referentes a insumos, bens e produtos dos quais dependem o funcionamento do seu negócio.

Aqui, estamos falando desde a compra de itens considerados básicos para que os funcionários possam trabalhar, como materiais de escritório e equipamentos de segurança individual (EPI), até a aquisição de matéria-prima para a fabricação dos produtos comercializados pela marca.

Em um primeiro momento, esse serviço pode até parecer simples. Afinal, aparentemente basta verificar o que a empresa necessita, pesquisar um pouco na internet e comparar   preços para escolher o melhor. No entanto, na prática, não é bem assim.

A identificação de fornecedores qualificados, por exemplo, envolve levantamentos complexos, tais como análise e gestão de documentos, avaliação da capacidade de atendimento, e muito mais. Dependendo do porte do negócio, realizar todas essas ações de forma manual é praticamente impossível.

Justamente para resolver questões como essa, é que o uso de um bom software para gestão de compras se torna tão relevante.

Para saber como a empresa pode ser mais eficiente na gestão de compras, vamos mostrar a importância da utilidade de um software eficiente e indicar o mais adequado.

Você vai conhecer todo o processo avaliando os seguintes tópicos:

  • O que é um sistema de gestão de compras?;

  • O que compõe a rotina de um setor de compras?;

  • Como fazer uma gestão de compras?;

  • Qual a função de um software para gestão de compras?;

  • Como o e-procurement automatiza a gestão de compras?


O que é um sistema de gestão de compras? 

Um sistema de gestão de compras é um software que possibilita administrar as ações relativas ao setor, incluindo detalhes para fortalecer a gestão de fornecedores, recebimentos, aquisições de produtos, entre outros.

Entre suas principais vantagens:

  • controle de pedidos de compra: o software permite o controle de pedidos e faz integração entre os setores, administrando pedidos de pagamento e datas de vencimento, por exemplo;

  • atualização constante: cada aquisição é computada no sistema. Esse procedimento agiliza a rotina e diminui as chances de erros, uma vez que a digitação manual pode gerar falhas humanas;

  • acompanhamento dos pedidos de compras: o software faz um controle apropriado dos pedidos, resultando em precisão ao avaliar a entrada dos produtos;

  • fluxo rápido das transações: o sistema assegura maior agilidade nas transações. Por exemplo, para transformar um orçamento em compras, é necessário apenas dar um clique;

  • mais lucratividade: o software está compatível às normas do negócio, o que simplifica a gestão de relatórios de desempenho. Assim, é possível negociar preços mais em conta com os fornecedores.


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O que compõe a rotina de um setor de compras? 

Para deixar ainda mais clara a importância do uso de um software para gestão de compras, é imprescindível evidenciar as tarefas que compõem a rotina do setor.

Entre as mais executadas pelas empresas, independentemente do segmento, estão: 

  • o levantamento das necessidades de insumos, matérias-primas, equipamentos, e demais itens fundamentais para o andamento do todos os processos e serviços;

  • a comparação dessa demanda à apresentada no estoque, a fim de evitar aquisições desnecessárias e, com isso, gastos excedentes;

  • a identificação de potenciais fornecedores, incluindo todas as etapas necessárias para a contratação desse parceiro de negócio.


Somente no que se refere à gestão de fornecedores, uma série de tarefas está incluída, tais como:


Percebe quantas tarefas e responsabilidades fazem parte da rotina do setor de compras? Isso porque nem citamos questões como:

  • comparação de preços para encontrar o melhor custo-benefício;

  • envio do pedido de compra aos fornecedores escolhidos;

  • acompanhamento das entregas;

  • atualização de estoques.


Então, como fazer uma gestão de compras?

1. Crie um planejamento próprio para a sua empresa 

Parece óbvio, mas o planejamento de compras é fundamental para atender todas as necessidades de uma empresa, começando pela produção e finalizando até a revenda.

Em primeiro lugar, é importante que todos os dados referentes às compras estejam em um único ambiente para facilitar as consultas.

Com os dados em mãos, começa a etapa de conhecimento, que passa pela sazonalidade dos insumos, mudanças de preços em diferentes épocas do ano, descoberta dos insumos disponíveis em armazenamento. Ou seja, todas essas informações permitem a criação de estratégias para maior eficiência.

2. Observe o estoque e as vendas

Em um ciclo de vendas, os responsáveis devem estar atentos ao estoque e às vendas. Visualizar ambas as partes do processo possibilita entender o ciclo e se planejar para realizar cada etapa com qualidade.

Tenha em mente que uma programação de compras baseada no controle de entrada e saída de mercadorias e na quantidade de produtos preservará o equilíbrio de gastos.

3. Inclua um sistema de gestão para compras

Agora que você já sabe o que é e a importância de um software para gestão de compras, ficou mais fácil entender que aliar o gerenciamento às novas tecnologias é um grande acerto do setor de procurement.

Se sua ideia é otimizar o ciclo de compras da sua empresa, um sistema de gestão permite que sua equipe integre dados sobre vendas e estoque para facilitar a tomada de decisões.

4. Analise seus fornecedores 

Toda empresa trabalha com diversos fornecedores para atender às demandas de insumos e matérias-primas, não é?

Pois bem, você também precisa gerenciar os relacionamentos com seus parceiros

Como assim?

Ao escolher novos fornecedores, o preço não deve ser o único fator decisivo, mas também é fundamental olhar para a qualidade dos produtos e para a disponibilidade da entrega das mercadorias.

A flexibilidade dos seus parceiros também conta neste momento.

Imagine que sua empresa lance um produto que precise do dobro de demanda, mas o seu fornecedor leve sete dias para entregar o insumo necessário. É possível que ele consiga reduzir o período?

Você precisa ter certeza disso. Por isso, avaliar esses detalhes é de extrema importância.

Outro ponto interessante é saber se seus fornecedores são diversos, ou seja, se fazem parte de grupos minoritários (LGBTQIA+, negros, mulheres, pequenos empresários). Esse aspecto conta muito para a imagem da empresa, além de que esses profissionais tendem a trazer novas visões para qualquer negócio.

Leia o nosso ebook e entenda qual o melhor caminho que uma empresa brasileira deve trilhar para implementar um programa de diversidade de fornecedores de sucesso em nosso País.

Para complementar nossas dicas, veja no infográfico abaixo como você pode organizar sua gestão de compras:

Qual a função de um software para gestão de compras? 

A função de um software para gestão de compras é automatizar as tarefas pertinentes a esse departamento, a exemplo das que acabamos de citar.

Ao utilizar uma ferramenta como essa, é possível obter uma série de benefícios, como:

  • otimizar o tempo de execução das atividades, aumentando a produtividade dos times;

  • diminuir erros e falhas, como pode acontecer quando algo é feito manualmente;

  • evitar retrabalho;

  • reduzir custos operacionais;

  • fazer um acompanhamento mais preciso e rápido do fluxo de compras;

  • contribuir para que a fluidez dos processos não seja comprometida por falta de insumos;

  • ter dados que possam ser usados para obtenção de insights importantes que ajudam o crescimento da empresa, como a redução de perda de matéria-prima e de compras desnecessárias;

  • obter uma gestão de fornecedores mais eficiente, dinâmica e assertiva.



Quer saber mais o que é necessário para o futuro do procurement? Abordamos tudo isso e muito mais no nosso podcast. Ouça agora mesmo!

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Como o e-procurement automatiza a gestão de compras?

É certo que existem diversos softwares para gestão de compras disponíveis no mercado. Em uma pesquisa rápida na internet, por exemplo, você pode encontrar uma variedade de opções.

Entretanto, um dos que mais se destaca, especialmente no que diz respeito à gestão de fornecedores, é o da Linkana.

Mas o que torna o sistema da Linkana especial? Entre as diversas razões, está o fato de que, com a solução criada e fornecida por essa startup, o seu negócio obtém vantagens como:

  • coleta automática de informações;

  • mitigação de riscos;

  • redução de custos operacionais;

  • diminuição do tempo necessário para homologação de fornecedores;

  • controle amplo e visibilidade de todo o processo de aprovação.


Em uma plataforma SaaS 100% em nuvem, seu time de procurement tem a chance de centralizar todas as atividades relativas à gestão de fornecedores em um único ambiente, de maneira simples, otimizada, intuitiva e totalmente segura. 

Com isso, esses profissionais também conseguem dados em tempo real, os quais fazem toda a diferença na hora de tomar decisões importantes para o setor.

Quanto às funcionalidades, no software da Linkana você encontra:


Conquiste 83% mais velocidade no onboarding de fornecedores, 70% mais dados qualificados e 100% de sucesso nas auditorias com esses terceiros com o software de gestão de fornecedores da Linkana!.

Conheça a Linkana

Para você ter uma ideia da eficiência da solução da Linkana, a empresa conquistou a 148ª posição no ranking das 500 empresas SaaS (Software as a Service) — em um total de 15 mil avaliadas — que mais cresceu no mundo em 2021, segundo a Latka Magazine. A conquista dessa posição foi o resultado de um crescimento de 205% no ano da avaliação. 

Entre as grandes companhias que fazem parte dos seus casos de sucesso estão: CBA, Nivea, Cervejaria Ambev, Nubank, Porto Seguro, CPFL Energia, Unimed, entre muitas outras.

Assim como essas empresas, faça a homologação e avaliação de fornecedores rápida e sem burocracia, com monitoramento automatizado.

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