Higienização de base de dados de fornecedores: como e por que fazer?
A higienização de base de dados de fornecedores é um processo que objetiva "limpar" as informações contidas no cadastro de uma empresa. A ideia é verificar, por exemplo, se há dados repetidos, faltantes, incompletos ou desatualizados.
Ao fazer uma limpeza da base de dados, fica muito mais fácil padronizar essas informações e gerenciá-las de maneira mais assertiva e, com isso, ter acesso a dados realmente confiáveis para serem utilizados no dia a dia.
Mas qual é a importância dessa atividade? Bem, podemos começar relembrando que uma tomada de decisão baseada em dados gera muito mais segurança para os gestores, bem como contribui para a obtenção de resultados melhores e mais significativos para o negócio.
Porém, para alcançar esse objetivo, é essencial que as informações contidas no banco de dados de fornecedores da companhia sejam reais, seguros e compatíveis com o atual momento do possível provedor.
Quanto a isso, é preciso ter em mente também que informações empresariais podem mudar constantemente — e isso facilmente acontece. Um número de telefone novo, a troca do funcionário responsável pela parceira, mudança de endereço do fornecedor, ajuste do tipo de serviço prestado, entre outros pontos, quando não atualizados, podem deixar o time de procurement 'na mão' e afetar seriamente a dinâmica da empresa.
Por motivos como esses é que é tão importante fazer a higienização de base de dados de fornecedores periodicamente. Para saber como fazer isso e outros momentos que essa atividade pode impactar o seu negócio, basta continuar a leitura deste artigo!
Como fazer a higienização de base de dados de fornecedores?
Como dissemos, a higienização de base de dados de fornecedores consiste na verificação das informações contidas no sistema da empresa sobre esses provedores, a fim de identificar e resolver problemas como:
dados duplicados;
desatualizados;
desorganizados;
incompletos;
fora do padrão.
Pelo fato de sistemas desse tipo serem abastecidos com uma série de informações, muitas vindas de diferentes fontes, é comum que algumas venham inconclusivas ou que sejam inseridas de forma errada.
Ainda que esse problema seja comum, a pergunta que fica é: como higienizar a base de dados adequadamente?
Obviamente, em empresas de grande porte fazer esse processo manualmente é algo praticamente impossível, visto que, geralmente, a quantidade de fornecedores cadastrados é bastante alta.
Dessa forma, a maneira mais indicada de fazer a limpeza da base de dados é utilizando a tecnologia. Por meio de soluções que contam com recursos como Inteligência Artificial, Machine Learning e Big Data, por exemplo, essa atividade se torna muito mais rápida, eficiente e precisa.
O software de gestão de fornecedores da Linkana conta com funcionalidades que ajudam na higienização de dados, tais como:
Análise de dados públicos e risco: permite automatizar a coleta de informações, validar pendências e a monitorar informações cadastrais;
Gestão de base ativa: atualiza automaticamente dados públicos, controla documentos vencidos e emite alertas de pendências.
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Como coletar dados atualizados dos fornecedores?
Mas para fazer a higienização de base de dados de fornecedores é preciso ter acesso às informações atualizadas, concorda? E de quais maneiras essa coleta pode ser feita?
Uma das alternativas é, a cada novo contrato firmado com o parceiro de negócio, aproveitar para verificar se algum dado foi modificado e, com base nisso, realizar a alteração no sistema utilizado.
É possível também enviar por meio eletrônico, com o e-mail, um formulário próprio para captação de informações.
Outra forma de verificar se as informações de um fornecedor estão certas ou não é consultando seu CNPJ. Isso pode ser feito facilmente com a ferramenta “Consulta CNPJ” da Linkana. Digitando o nome da empresa a ser consultada ou o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica você obtém informações como:
situação cadastral;
endereço;
CNAE;
data de abertura;
nome dos sócios;
porte do empreendimento, entre outras.
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Por que higienizar a base de dados? Qual a importância?
Como dissemos logo no início deste artigo, a higienização da base de dados de fornecedores é essencial para dar mais segurança às tomadas de decisão referentes à contratação desses parceiros.
A ideia com essa atividade é garantir que o cadastro de fornecedores da empresa esteja sempre atualizado, de modo que isso facilite o dia a dia dos profissionais dessa área em diferentes momentos, a exemplo de quando é preciso contratar um novo provedor de forma emergencial.
Quando o sistema contém informações precisas, reais e completas, a identificação de qual fornecedor está apto para atender à necessidade que surgiu é feita em menos tempo. Com essa questão resolvida, as chances de o fluxo de trabalho da companhia sofrer um impacto negativo diminui e, consequentemente, sua cadeia de suprimentos não sofre as consequências.
Aqui, é vital destacar que problemas nessa dinâmica afetam não apenas os processos internos do negócio, mas também os resultados entregues aos clientes. Produtos e/ou serviços com perda de qualidade e entregas fora do prazo são alguns dos pontos que levam à insatisfação dos consumidores finais e tendem a influenciar seriamente o relacionamento entre eles e a marca.
Somado a tudo isso, vale destacarmos também que a higienização de base de dados de fornecedores, feita periodicamente, contribui para:
proteger a empresa de possíveis fraudes praticadas por terceiros;
atribuir mais veracidade às informações registradas no sistema de cadastro;
aprimorar a análise de riscos de fornecedores;
aumentar a produtividade do time de procurement;
reduzir custos operacionais e até possíveis perdas financeiras.
Como a Linkana pode ajudar nesse processo?
O software de gestão de fornecedores da Linkana conta com funcionalidades que automatizam a coleta de dados, realiza atualizações automáticas, monitora informações cadastrais, entre outras funções semelhantes, como já descrevemos.
Mas, além disso, essa solução também é voltada para:
homologação e avaliação de fornecedores;
análise de gastos;
mitigação de riscos e muito mais!
Tudo isso é feito de forma integrada e totalmente segura, garantindo uma gestão de fornecedores completa, dinâmica e precisa de ponta a ponta.
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