Quais são as diferenças de sourcing e procurement? Veja as 4 principais

A sua empresa tem bem definidos e articulados os processos de sourcing e procurement? Apesar de ambos fazerem parte do departamento de compras, essas metodologias possuem papéis distintos e fundamentais para o seu negócio conseguir insumos e matérias-primas de qualidade, no melhor tempo e com o melhor custo-benefício.

Em geral, os setores de sourcing e procurement das grandes instituições trabalham de maneira interligada, já que os dois lidam diretamente com o relacionamento com fornecedores. Mas é vital saber suas diferenças para criar uma estratégia efetiva de compras.

Entenda na prática o que é sourcing e procurement, quais são as suas principais diferenças  e como a sua organização pode tirar o melhor proveito desses métodos de trabalho utilizando a tecnologia a seu favor!

O que é sourcing?

O nome sourcing significa compra ou aquisição de um bem ou serviço. Por essa definição já conseguimos ter uma pista de que essa área lida diretamente com a busca por fornecedores, com o intuito de que sejam de qualidade e ofereçam o melhor custo-benefício. 

Para isso, esse setor tem como missão não só encontrar, mas também examinar e eventualmente adquirir materiais de fornecedores. 

Para definir quais são os melhores parceiros comerciais, é feita uma extensa pesquisa de mercado, cotação de preços, avaliação daqueles que são mais confiáveis e que possuem os prazos mais adequados.

Nesse processo, o sourcing procura especialmente por:

  • qualidade do material;
  • custos;
  • lead time;
  • ofertas disponíveis no mercado;
  • mínimo pedido necessário.

Já os fatores internos analisados e levantados são:

  • necessidade da empresa;
  • especificação dos materiais;
  • qualidades necessárias dos produtos dos fornecedores.

O sourcing costuma estar dentro da estratégia de procurement, sendo essencial para encontrar o equilíbrio entre qualidade e preço de materiais e insumos, além de economizar recursos.

Ele também é responsável por identificar as novas tendências do mercado, de matérias-primas, de demandas dos clientes e outras necessidades da companhia.

Entre os benefícios de um strategic sourcing bem feito estão:

  • diminuir os custos das operações;
  • realizar aquisições mais assertivas;
  • agilizar as aquisições;
  • diversificar as propostas;
  • ampliar as atividades de compras.

O que é procurement?

Sourcing e procurement andam lado a lado. O primeiro método, inclusive, faz parte e é englobado pelo segundo.

No caso de procurement, o objetivo é aumentar o impacto positivo da relação com os fornecedores. Isso é feito por meio do estabelecimento de diretrizes para uma parceria comercial eficaz. 

Além disso, são papéis de procurement adquirir ou licitar produtos e serviços e tudo que envolve o planejamento das compras, a negociação de preços, a efetivação da transação comercial, inventário de itens, controle e armazenamento das matérias-primas e insumos.

Ou seja, procurement é mais amplo do que sourcing e vai de uma ponta a outra da cadeia de suprimentos, desde estabelecer pedidos com cada fornecedor até o follow up.

Entre os benefícios de um procurement bem implementado estão:

  • otimizar o tempo de produção;
  • promover a transparência nos processos;
  • diminuir erros relativos às compras;
  • evitar possíveis prejuízos decorrentes de falhas. 

Uma estratégia sólida de procurement também é necessária para que as operações funcionem perfeitamente dentro da empresa. Afinal, sem acesso a matérias-primas, insumos e serviços não é possível manter a produção a todo vapor.

Antes de produzir, é preciso ter os materiais requisitados. Por isso, procurement é basilar para a supply chain e essencial também para evitar desperdícios ou falta de recursos.

Um bom procurement é responsável por:

  • reconhecer as necessidades do negócio a curto e longo prazo;
  • criar requisições de compras;
  • revisar essa requisição;
  • negociar contratos;
  • requerer cotações;
  • aprovar orçamentos;
  • receber insumos;
  • fazer auditoria do que foi recebido, para avaliar se está tudo correto;
  • pagar fornecedores;
  • manter arquivos e históricos das transações.

Como isso envolve um grande ciclo dentro da organização, requer a colaboração e troca de dados e informações constantes e de maneira rápida com outras áreas.

Quais são as 4 principais diferenças entre sourcing e procurement?

A confusão que muitas pessoas fazem entre sourcing e procurement se deve ao fato de que normalmente esse é o nome do departamento de compras em companhias estrangeiras. Além disso, como você pode ter visto, ambos lidam diretamente com o relacionamento com fornecedores e atuam no processo de terceirização de insumos e matéria-prima.

Apesar de estarem intimamente conectados e serem fundamentais para o sucesso e longevidade da sua organização, há algumas diferenças elementares entre sourcing e procurement. 

A primeira delas é que sourcing é basilar para procurement, fazendo parte dessa segunda estratégia, que é maior e lida com mais demandas. 

Algumas outras distinções estão listadas abaixo. 

Sourcing:

  1. encontra, avalia e contacta fornecedores, mantendo uma cadeia de parceiros comerciais que satisfaça as necessidades da empresa;
  2. constrói e administra essa cadeia de suprimentos;
  3. busca alternativas e tendências para pesquisar por novos fornecedores;
  4. foca na relação com parceiros e na mitigação de riscos relativos a custos, qualidade do serviço e prazos.

Procurement:

  1. envolve diretamente a aquisição de insumos e serviços necessários para a organização;
  2. alavanca a supply chain e garante um fluxo constante de insumos e suprimentos para a instituição;
  3. se preocupa com o funcionamento das cadeias de suprimentos já criadas;
  4. lida diretamente com as compras e aquisições, mas atua também na mitigação de riscos de maneira mais abrangente ao avaliar a responsabilidade social dos fornecedores, por meio dos requisitos éticos e estabelecimento de políticas de monitoramento  necessárias.

Como a tecnologia pode ajudar o departamento de compras?

É possível que a sua empresa opte por trabalhar apenas com sourcing, ou outsourcing no caso da terceirização de insumos, ou apenas com procurement. Em qualquer caso, os papéis de ambos devem estar contemplados pelo departamento de compras e funcionando de maneira eficaz. 

Afinal, sourcing precisa das informações de procurement para gerenciar a relação com fornecedores e determinar se um vínculo comercial deve continuar existindo ou não, a partir da performance avaliada ao longo do tempo.

Nesses processos, a tecnologia tem um papel imprescindível para agilizar, otimizar e tornar mais eficazes os trabalhos e funções de sourcing e procurement. 

Para isso, a sua organização pode contar com a Linkana, um software de e-procurement responsável por realizar a qualificação, homologação e cadastro de fornecedores de grandes instituições. 

A Linkana faz todo o procedimento de qualificação e homologação de fornecedores de maneira ágil e eficiente. O uso desse software traz benefícios como redução de custos, mitigação de riscos, redução do tempo de homologação, redução da carga operacional, estruturação de governança, integração de áreas e rotinas e visibilidade e controle do processo de aprovação.

O resultado de tudo isso é uma contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para a empresa contratante, em decorrência de irregularidades com os fornecedores.

Converse com um de nossos especialistas e veja como a Linkana pode ajudar o seu departamento de compras na prática! 

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.