Quais as principais diferenças de sourcing e procurement?
Sua empresa tem seus processos de sourcing e procurement bem definidos e articulados ? Apesar de ambos fazerem parte do departamento de compras, essas metodologias têm papéis distintos e fundamentais para o seu negócio obter insumos e matérias-primas de qualidade, no melhor tempo e com o melhor custo-benefício.
Em geral, os setores de sourcing e procurement das grandes instituições trabalham de maneira interligada, já que os dois lidam diretamente com o relacionamento com fornecedores. Mas é vital saber suas diferenças para criar uma estratégia efetiva de compras.
Neste artigo você confere, em detalhes, o que é sourcing e procurement, quais são as suas principais diferenças e como sua organização pode tirar o melhor proveito desses métodos de trabalho utilizando a tecnologia a seu favor!
O que é sourcing?
O nome sourcing significa compra ou aquisição de um bem ou serviço. Apenas por essa definição já conseguimos ter uma ideia de que essa área lida diretamente com a busca por fornecedores, com o intuito de que sejam de qualidade e ofereçam o melhor custo-benefício.
Para isso, esse setor tem como missão não só encontrar, mas também examinar e eventualmente adquirir materiais de fornecedores.
Responsabilidades da área de sourcing
Para definir quais são os melhores parceiros comerciais, é feita uma extensa pesquisa de mercado, cotação de preços, avaliação daqueles que são mais confiáveis e que possuem os prazos mais adequados.
Nesse processo, o sourcing procura especialmente por:
qualidade do material;
custos;
ofertas disponíveis no mercado;
mínimo pedido necessário.
Já os fatores internos analisados e levantados são:
necessidade da empresa;
especificação dos materiais;
qualidades necessárias dos produtos dos fornecedores.
O sourcing costuma estar dentro da estratégia de procurement, sendo essencial para encontrar o equilíbrio entre qualidade e preço de materiais e insumos, além de economizar recursos.
Ele também é responsável por identificar as novas tendências do mercado, de matérias-primas, de demandas dos clientes e outras necessidades da companhia.
Entre os benefícios de um strategic sourcing bem executado, estão:
diminuição dos custos das operações;
realização de aquisições mais assertivas;
agilidade nas aquisições;
diversificação das propostas;
ampliação das atividades de compras.
O que é procurement?
No caso de procurement, o objetivo é aumentar o impacto positivo da relação com os fornecedores. Isso é feito por meio do estabelecimento de diretrizes para uma parceria comercial eficaz.
Além disso, são papéis de procurement adquirir ou licitar produtos e serviços e tudo que envolve o planejamento das compras, a negociação de preços, a efetivação da transação comercial, inventário de itens, controle e armazenamento das matérias-primas e insumos.
Ou seja, procurement é mais amplo do que sourcing e vai de uma ponta a outra da cadeia de suprimentos, desde estabelecer pedidos com cada fornecedor até o follow up.
Entre os benefícios de um procurement bem implementado estão:
otimizar o tempo de produção;
promover a transparência nos processos;
diminuir erros relativos às compras;
evitar possíveis prejuízos decorrentes de falhas.
Responsabilidades da área de procurement
Uma estratégia sólida de procurement também é necessária para que as operações funcionem perfeitamente dentro da empresa. Afinal, sem acesso a matérias-primas, insumos e serviços não é possível manter a produção a todo vapor.
Antes de produzir, é preciso ter os materiais requisitados. Por isso, procurement é basilar para a supply chain e essencial também para evitar desperdícios ou falta de recursos.
Um bom procurement é responsável por:
reconhecer as necessidades do negócio a curto e longo prazo;
criar requisições de compras;
revisar essa requisição;
negociar contratos;
requerer cotações;
aprovar orçamentos;
receber insumos;
fazer auditoria do que foi recebido, para avaliar se está tudo correto;
pagar fornecedores;
manter arquivos e históricos das transações.
Leia também: "Procurement manager: quais são as funções desse profissional?"
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Quais são as 4 principais diferenças entre sourcing e procurement?
A confusão que muitas pessoas fazem entre sourcing e procurement se deve ao fato de que, normalmente, esse é o nome do departamento de compras em companhias estrangeiras.
Além disso, como você pode ter visto, ambos lidam diretamente com o relacionamento com fornecedores e atuam no processo de terceirização de insumos e matéria-prima.
Apesar de estarem intimamente conectados e serem fundamentais para o sucesso e longevidade da sua organização, há algumas diferenças elementares entre sourcing e procurement.
A primeira delas é que sourcing é essencial para procurement, fazendo parte dessa segunda estratégia, que é maior e lida com mais demandas.
Algumas outras distinções estão listadas abaixo.
Sourcing:
encontra, avalia e contacta fornecedores, mantendo uma cadeia de parceiros comerciais que satisfaça as necessidades da empresa;
constrói e administra essa cadeia de suprimentos;
busca alternativas e tendências para pesquisar por novos fornecedores;
foca na relação com parceiros e na mitigação de riscos relativos a custos, qualidade do serviço e prazos.
Procurement:
envolve diretamente a aquisição de insumos e serviços necessários para a organização;
alavanca a supply chain e garante um fluxo constante de insumos e suprimentos para a instituição;
se preocupa com o funcionamento das cadeias de suprimentos já criadas;
lida diretamente com as compras e aquisições, mas atua também na mitigação de riscos de maneira mais abrangente ao avaliar a responsabilidade social dos fornecedores, por meio dos requisitos éticos e estabelecimento de políticas de monitoramento necessárias.
Como a tecnologia pode ajudar o departamento de compras?
É possível que a sua empresa opte por trabalhar apenas com sourcing, ou outsourcing no caso da terceirização de insumos, ou apenas com procurement. Em qualquer caso, os papéis de todos devem estar contemplados pelo departamento de compras e funcionando de maneira eficaz.
Afinal, sourcing precisa das informações de procurement para gerenciar a relação com fornecedores e determinar se um vínculo comercial deve continuar existindo ou não, a partir da performance avaliada ao longo do tempo.
Nesses processos, a tecnologia tem um papel imprescindível para agilizar, otimizar e tornar mais eficazes os trabalhos e funções de sourcing e procurement.
Para isso, a sua organização pode contar com a Linkana, um software de e-procurement responsável por realizar a qualificação, homologação e cadastro de fornecedores de grandes instituições.
O sistema da Linkana faz todo o procedimento de qualificação e homologação de fornecedores de maneira ágil e eficiente.
O uso desse software traz benefícios, como:
redução de custos;
mitigação de riscos;
redução do tempo de homologação;
redução da carga operacional;
estruturação de governança;
integração de áreas e rotinas;
visibilidade e controle do processo de aprovação de fornecedores.
Confira outros benefícios de contar com a Linkana!
Somado a todos os pontos que acabamos de mencionar, somente a solução da Linkana resolve a maior falha de procurement: a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhados.
A fundação de dados compartilhados da Linkana é inspirada no conceito Open Finance do sistema financeiro. Na prática, quer dizer que todos os cadastros de fornecedores presentes em nossa plataforma são compartilhados entre os usuários.
As vantagens de contar com um recurso como esse são diversas. Entre os mais relevantes estão:
redução do tempo gasto para encontrar bons fornecedores para o seu negócio;
diminuição da carga de trabalho dos profissionais de compras e procurement, deixando-os livres para atividades mais estratégicas;
processo de onboarding iniciado em menos tempo, otimizando a estruturação do relacionamento com os fornecedores, e muito mais!
O resultado de tudo isso é a contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para sua empresa contratante, em decorrência de irregularidades com essas empresas fornecedoras.
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