Strategic sourcing: o que você deve saber para começar
As compras de matéria-prima e outros insumos de produção são sempre feitas de última hora na sua empresa? Para economizar, os pedidos são realizados em grande quantidade, mas o estoque acumula e uma parte até se perde?
Esse cenário é comum quando o strategic sourcing (compras estratégicas) não é uma prática que orienta as decisões do setor de Procurement.
Afinal, não se trata apenas de abastecer a empresa, mas de quem os insumos serão adquiridos, em que quantidade, com que frequência, entre outros detalhes.
Desconsiderar esses fatores resultam em desperdícios significativos de recursos que afetam não só a parte financeira, mas também toda cadeia operacional.
Quer mudar esse cenário no seu negócio? O strategic sourcing é uma metodologia útil e quando implementada corretamente, pois torna a gestão da cadeia de suprimentos mais organizada e assertiva.
Neste e-book reunimos as principais informações sobre strategic sourcing e como implementá-la passo a passo. Continue lendo e aprenda os pontos-chave da metodologia.
O que é strategic sourcing em compras?
O strategic sourcing em compras é uma metodologia que auxilia nas aquisições que uma empresa precisa fazer para manter suas operações ativas.
Em vez de apenas comprar um item que está faltando, o seu uso é avaliado detalhadamente considerando a quantidade gasta, o impacto do insumo nas atividades da empresa e o quão difícil é obtê-lo no mercado.
Dessa forma, a equipe de compras começa a busca por fornecedores, faz pesquisas de preços e qualifica as empresas considerando os benefícios, os riscos e os custos de cada proposta.
Com a metodologia de strategic sourcing em compras, tanto as decisões sobre a aquisição quanto de quem a empresa vai comprar, partem de uma avaliação técnica e estratégica para evitar desperdícios e criar um ciclo de abastecimento contínuo.
Como surgiu a metodologia strategic sourcing?
A metodologia de strategic sourcing é inspirada em ferramenta chamada Matriz de Kraljic que divide o processo de compra em quatro partes para avaliar o grau de risco e a importância de cada compra e fornecedor para uma empresa.
O objetivo é que os itens de cada categoria sejam avaliados com mais precisão e tenham uma estratégia de aquisição bem definida. As categorias da Matriz de Kraljic são:
itens não críticos;
itens de alavancagem;
itens de gargalo;
itens estratégicos.
Esse esquema é representado por um gráfico no qual o eixo vertical corresponde ao impacto/importância do item no negócio (alto ou baixo) e no eixo horizontal, a dificuldade de obtenção (maior ou menor) no mercado.
Com essa divisão, cada categoria possui as seguintes características:
Itens não críticos: são aqueles com baixo impacto nas atividades da empresa e com dificuldade de obtenção menor, pois são itens que possuem vários fornecedores no mercado.
Itens de alavancagem: são os itens que tem bastante importância nas operações, mas que também são fáceis de obter, pois existem muitos fornecedores e a empresa tem um grande poder de barganha nas negociações.
Itens de gargalo: são itens que apesar de não terem um grande impacto nas atividades, contam com poucos fornecedores no mercado. Por isso, a empresa precisa criar uma boa rede de fornecedores para não ter dependência de apenas um.
Itens estratégicos: são importantes para as operações da empresa, mas existem poucos fornecedores especializados. Então, a empresa precisa buscar parcerias de longo prazo para manter o abastecimento.
A partir das categorias da Matriz de Kraljic, a equipe de compras pode criar uma estratégia de aquisição vantajosa, ora explorando o poder de compra/barganha da empresa ora a relação com os fornecedores, de acordo com a disponibilidade de oferta de um determinado item.
Assim, o strategic sourcing trabalha em cima da relevância de cada item dentro da cadeia de suprimentos e define as prioridades em cada categoria, estudando fornecedores confiáveis e boas ofertas para abastecer a cadeia de suprimentos.
Por que implementar strategic sourcing?
O principal motivo para implementar o strategic sourcing é ter um processo de compra eficiente e de qualidade.
Ao consolidar essa estratégia, a equipe consegue se orientar melhor a cada aquisição, seguindo os padrões definidos e escolhendo entre os fornecedores qualificados qual é a melhor opção para fechar a compra.
O strategic sourcing também ajuda as empresas serem mais eficientes financeiramente, pois evita desperdícios e a realização de pedidos em cima da hora.
Quando a urgência é o fator principal, acaba-se pagando um preço maior em uma compra, pois não existe tempo hábil para pesquisar. Sem contar o risco do fornecedor não conseguir atender, caso seja um item estratégico, por exemplo.
Esses fatores reforçam a importância de começar a planejar a implementação do strategic sourcing se o objetivo da sua empresa é ter um processo de compras melhor estruturado.
Quer aprender como fazer na prática? Confira o passo a passo no próximo tópico.
Como fazer strategic sourcing? 7 passos da metodologia
A criação e implementação do strategic sourcing é um trabalho de médio a longo prazo. O processo exige muitas coletas de informações, análises e estudos para definir as melhores práticas de compra para a empresa.
Em média, um projeto pode durar de 3 a 6 meses, mas dependendo do tamanho e da complexidade da estrutura operacional do negócio, pode durar mais tempo. Afinal, cada empresa tem uma realidade quando se trata de cadeia de suprimentos.
Via de regra, para fazer strategic sourcing é necessário passar pelas seguintes etapas:
Análise de necessidades e definição de padrões;
Mapeamento de suprimentos;
Análise de mercado e de fornecedores;
Definição da estratégia de compra;
Cotação de produtos e serviços necessitados;
Negociação e definição de fornecedores;
Acordos e estratégia de evolução.
Entenda o que é feito em cada etapa a seguir:
1. Análise de necessidades e definição de padrões
O primeiro passo para fazer strategic sourcing é levantar as necessidades de aquisição de insumos para cada operação da empresa. A lista pode incluir tanto compras de produtos quanto contratações de serviços.
Nessa etapa, os departamentos da empresa trabalham em conjunto para informar os dados relativos a cada área para, no final, o setor de compra ter um mapeamento completo das operações da empresa.
Para dividir o volume de trabalho, a equipe de compras pode ter um grupo responsável para fazer esse levantamento. Nos departamentos, os gestores podem ser os responsáveis pelos repasses.
Além de listar o que precisam, é importante que os gestores informem os padrões de cada item: o preço médio de compra, a quantidade e a frequência com que cada item deve ser reposto. No final, calcula-se a verba gasta por cada área e também o gasto total da empresa.
2. Mapeamento de suprimentos
A segunda etapa do processo para fazer strategic sourcing em compras é o mapeamento dos suprimentos. Isso significa definir qual o seu papel e a sua importância nas operações da empresa.
Esse trabalho tem relação com um dos aspectos analisados pela Matriz de Kraljic que considera o impacto/relevância que cada item possui no andamento das atividades
Existem insumos com características técnicas específicas e padrões de qualidade que devem ser atendidos. Então, é importante que o setor de compra tenha esses parâmetros claros para auxiliar na procura e escolha dos fornecedores.
Por fim, no mapeamento também podem ser definidos indicadores de desempenho de cada categoria de insumos para facilitar o estudo dos resultados da gestão de strategic sourcing.
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3. Análise de mercado e de fornecedores
Com o mapeamento dos suprimentos realizados, a próxima etapa do strategic sourcing é analisar o mercado e os fornecedores que atendem cada categoria.
Essa análise corresponde ao eixo horizontal da Matriz de Kraljic que ajuda a entender quais mercados são maiores e quais são considerados nichos, pois são informações que interferem no processo de compra.
Com essa visão, a busca por fornecedores também pode ter uma orientação melhor, já que a equipe de compra consegue perceber onde existe mais e menos disponibilidade.
Nesta etapa, a equipe também pode definir quais são os critérios de compliance, sustentabilidade e governança indispensáveis para as futuras análises de qualificação e homologação dos parceiros de negócio.
4. Definição da estratégia de compra
A quarta etapa do processo de strategic sourcing começa com uma base de informações muito rica que auxilia a equipe na definição da estratégia de compra da empresa.
A equipe de Procurement conhece as necessidades da empresa, a importância de cada suprimento e como é o mercado fornecedor para cada categoria.
Com esses dados é definida a estratégia de fornecimento e elaborada a matriz em que cada item é colocado dentro do seu quadrante correspondente. Assim, ao fazer uma compra, as informações sobre a classificação do item podem ser verificadas facilmente.
Dessa forma, podem ser levantadas diversas cotações, por exemplo, para conseguir o melhor custo-benefício em uma compra.
5. Cotação de produtos e serviços necessitados
É a partir da estratégia de compra que a etapa de cotação de produtos e serviços pode ser melhor executada com a aplicação do strategic sourcing.
Partindo da lista de fornecedores qualificados, a equipe de compras pode solicitar propostas para diferentes empresas com as especificações do item que precisa de reposição.
Em alguns casos, existem companhias que abrem concorrência para que os fornecedores enviem suas Request for Proposal (RFP ou Solicitação de proposta).
Com isso, é possível comparar preços, condições de entrega e logística, qualidade, agilidade, comunicação, etc. para classificar os melhores fornecedores que atendem o pedido. Esse trabalho é fundamental para tomadas de decisão assertivas.
Além do RPF, existem também outros dois tipos de requisições que podem ser solicitadas durante a fase de cotação:
RFI (Request for Information): é um processo de coleta de informações de fornecedores em potencial de um bem ou serviço. As RFIs devem ser redigidas pela empresa-cliente e enviadas aos fornecedores em potencial. Geralmente, o documento segue um formato que facilita a comparação com outras RFIs;
RFQ (Request For Quotation): é a sigla para Solicitação de Cotação que especifica todos os detalhes que a empresa precisa que tenha no documento de cotação para facilitar a comparação entre os critérios durante o processo de decisão das compras.
6. Negociação e definição de fornecedores
Depois de considerar todos os pontos mais importantes de cada proposta, a próxima etapa de strategic sourcing é a negociação e a definição dos fornecedores.
O setor de compras pode negociar forma de pagamento, preço, um adiantamento na entrega, entre outros pontos para conseguir fechar negócio com o melhor fornecedor.
No processo de negociação podem ser usados diferentes tipos de estratégia como:
Leilão holandês: também chamado de leilão reverso, a empresa estabelece um valor mínimo e máximo para uma determinada compra e vai ajustando a medida que recebe as propostas dos fornecedores até chegar na melhor oferta de um dos fornecedores qualificados;
Leilão inglês: a partir da solicitação para a compra de um bem ou serviço, a empresa solicita propostas para os fornecedores e, ao final do processo de negociação, o vendedor com menor valor vence, considerando-se também a qualidade do serviço/produto oferecido;
Leilão japonês: é uma estratégia em que a empresa compradora tem um valor sugerido para a compra de um produto ou serviço e apresenta para os fornecedores qualificados e, assim, as propostas vão sendo filtradas. Dessa forma, o processo vai acontecendo em rodadas até que se consiga chegar no valor proposto ou até abaixo, seguindo os critérios estabelecidos para compra.
Caso a empresa concorde e também solicite ajustes razoáveis e que não vão prejudicar a estratégia de abastecimento, o parceiro pode ser selecionado.
Vale destacar aqui a importância de registrar os acordos e os detalhes que o fornecedor informar sobre suas operações. Assim, essas informações vão servir de histórico para futuras negociações, agilizando o processo.
7. Acordos e estratégia de evolução
A última etapa do strategic sourcing em compras é o fechamento dos acordos que devem ser formalizados com um contrato entre as partes.
Depois de investir tempo e energia na criação de toda essa estrutura para abastecer melhor a empresa, cada fornecedor que chega até a etapa final deve ser gerenciado estrategicamente.
Então, planeje como evoluir nas parcerias fechadas especialmente de itens estratégicos e de gargalo que possuem poucos fornecedores no mercado.
Fortalecer o relacionamento com empresas fortes e confiáveis é a forma mais inteligente de guiar as compras de um negócio, pois a confiança ajuda na evolução da parceria.
Quais são as ferramentas de strategic sourcing?
Para conduzir tantas etapas é importante contar com o auxílio de ferramentas de strategic sourcing que facilitam a visualização da ordem das compras, orientam as análises, auxiliam nas definições e ajudam a gerenciar parceiros.
Listamos a seguir algumas dessas ferramentas e explicamos suas funções dentro de um processo de strategic sourcing em compras.
Curva ABC
A curva ABC é uma ferramenta de strategic sourcing que serve para classificar e ordenar dados de acordo com o seu grau de importância.
No caso da compra de suprimentos, baseado nos critérios pré-definidos pela equipe do que é mais ou menos importante para manter as operações, é criada uma ordem de prioridade para a realização dos pedidos.
Os insumos são classificados em três categorias:
A: os menos importantes;
B: de importância média;
C: os mais urgentes e prioritários.
Então, ao receber um pedido ou identificar uma demanda operacional, a equipe de compras pode verificar a classificação atribuída e checar os detalhes necessários para fazer o pedido. O objetivo é que nenhuma área deixe de ser abastecida.
Análise SWOT
A análise SWOT não é só uma das ferramentas de strategic sourcing. O seu formato de análise pode ser aplicado em diferentes contextos para obter uma visão mais ampla do cenário analisado.
A sigla SWOT vem das palavras em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats. Em português correspondem a forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por isso, é comum a ferramenta ser referida como análise FOFA.
Cada categoria de insumos e os fornecedores pode ser analisados em relação a esses fatores para que a equipe de compras saiba quais são:
as forças que as demandas da empresa têm em relação ao mercado;
as oportunidades que podem ser aproveitas;
as fraquezas inerentes ao processo e que exigem cuidado e/ou correções;
as ameaças e como elas podem ser dribladas.
Matriz de Kraljic
A Matriz de Kraljic é uma ferramenta essencial dentro do strategic sourcing, pois auxilia na definição da estratégia de compras, colocando cada insumo em uma categoria, de acordo com seu impacto nas operações e a disponibilidade no mercado.
Esses fatores são essenciais para manter um bom controle financeiro dos gastos em cada área, além de evitar o desabastecimento.
A matriz também ajuda a visualizar onde a empresa terá mais poder de barganha e onde ela estará mais condicionada ao poder de barganha dos fornecedores.
5 Forças de Porter
Outra das ferramentas de strategic sourcing são as 5 Forças de Porter que ajudam a analisar o grau de competitividade que uma empresa tem dentro do mercado onde negocia.
O criador da ferramenta, Michael Porter, estabeleceu os seguintes forças:
Ameaça de produtos substitutos: são os produtos de outras empresas que atendem os mesmos clientes de forma diferente e, às vezes, até superior à sua;
Ameaça de entrada de novos concorrentes: é a análise de fatores que ainda favorecem a chegada de mais empresas e quais as consequências em relação a saturação do mercado;
Poder de negociação dos clientes: se os clientes tem diversas opções e tempo para pesquisar, eles podem influenciar o mercado em relação ao preço e reivindicar melhorias de qualidade e outros fatores;
Poder de negociação dos fornecedores: é influenciado pela procura e disponibilidade no mercado, o que gera mais controle em relação ao preço e benefícios a serem oferecidos;
Rivalidade entre os concorrentes: a forma como cada empresa se posiciona para obter relevância no mercado, o que afeta preço e até a entrada em um novo mercado.
Depois de estudar cada força, a equipe de compras consegue saber qual dessas forças predominam e quais pontos do mercado exigem mais atenção.
Software de busca e gestão de fornecedores
O processo de busca, qualificação e homologação dos fornecedores segue os critérios de compliance e governança estabelecidos pela empresa.
Utilizar um software de busca e gestão de fornecedores facilita a pesquisa de informações sobre cada parceiro, agilizando sua validação com mais segurança e confiabilidade.
Essa ferramenta de strategic sourcing ainda tem outras funções úteis como criação de cadastro para armazenar os contatos e observações úteis sobre cada parceiro.
4 erros para evitar ao fazer strategic sourcing
Como um processo de médio e longo prazo, o strategic sourcing exige bastante empenho e atenção para evitar alguns erros que podem comprometer a evolução da estratégia.
A seguir, listamos quatro erros principais que devem ser evitados para não afetar o controle de compras e gerar outros problemas no processo. Confira!
Comprar em quantidades erradas
Fazer compras em quantidades erradas é um erro clássico e que deve ser evitado a todo custo no strategic sourcing. Isso porque seguindo as etapas acima, a equipe terá dados para orientar a quantidade de pedidos.
Vale destacar que tanto as compras em excesso quanto as compras em quantidade menor que o necessário são prejudiciais.
A primeira gera um problema de armazenamento e possível perda por causa do período de validade. Já a segunda, pode fazer com que a produção pare, afetando o prazo de entrega dos pedidos.
Por isso, ter um planejamento das compras que especifica o momento certo e a quantidade necessária que pode ser armazenada, considerando uma margem de riscos, é essencial para que a cadeia de suprimentos esteja sempre abastecida.
Não fazer controle de estoque
O estoque de suprimentos de uma empresa precisa ser bem organizado, acessível e fácil de ser movimentado, o que contribui para a fluidez das operações.
Quando o strategic sourcing não considera o controle de estoque, a estratégia de compras pode levar ao excesso ou falta como abordamos no item anterior.
Esse erro causa prejuízos financeiros, pois uma compra em excesso gera necessidade de armazenamento. Dependendo do tipo de insumo, ele pode precisar de condicionamento especial. Com isso, os gastos para tentar evitar um prejuízo, já traz uma desvantagem por si só.
Então, é importante saber e acompanhar a flutuação de cada item para que os pedidos sejam feitos no momento certo e o estoque fique na margem correta.
Ausência de indicadores de compras
Outro erro que afeta o acompanhamento do strategic sourcing de compras é não definir indicadores de compra para monitorar os resultados de cada processo.
Os indicadores de desempenho, também chamados de KPIs, fornecem resultados quantitativos que servem de parâmetro para medir a produtividade da equipe, a assertividade das decisões e como as compras estão evoluindo.
Alguns exemplos de KPIs que podem ser acompanhados para monitorar a evolução do trabalho são:
performance de fornecedores;
custo de produtos;
prazo de pagamento;
qualidade de produtos;
evolução de custo;
precisão da compra;
qualidade das entregas;
saving em compras;
lead time (tempo de espera).
Trabalhar com fornecedores sem qualificação
Todo processo de strategic sourcing é comprometido se existirem fornecedores ineficientes envolvidos nas operações.
As falhas e procedimentos mal gerenciados dos parceiros podem afetar em diferentes aspectos a gestão da empresa, comprometendo a qualidade da produção, o cumprimento de prazos, a paralisação da produção, entre outros aspectos
Por isso, os fornecedores precisam passar por uma análise detalhada que assegure que ele realmente pode oferecer o que oferta.
Ao perceber sinais que indicam o desacordo com os parâmetros da empresa, desconsidere e faça observações no sistema para não considerar a empresa para uma compra futuramente.
Quais os benefícios de strategic sourcing?
Depois de investir meses na implementação do strategic sourcing, quais benefícios são alcançados com um processo bem executado?
Acredite, pois todo esforço do setor de compras se paga em vantagens que beneficiam a organização da empresa e o relacionamento com os parceiros. Veja quais são esses benefícios:
- Diminuir os custos das operações: com o strategic sourcing, as compras são feitas pensando no melhor custo-benefício, o que ajuda a enxugar os gastos operacionais e ter uma produção mais sustentável;
- Realizar aquisições mais assertivas: o strategic sourcing também ajuda a equipe nas tomadas de decisão, fornecendo dados e informações que validam as necessidades de compras e qual ou quais fornecedores podem ser acionados e estão qualificados para atender a demanda;
- Agilizar as aquisições: mantendo um bom relacionamento com os fornecedores por meio das ações de strategic sourcing, a empresa ganha confiança da sua rede de fornecedores. Isso agiliza as compras, principalmente, quando se tem uma demanda fixa ou recorrente com um parceiro e ele também tem processos consolidados de gestão de pedidos;
- Diversificar as propostas: o strategic sourcing também beneficia os pedidos de proposta, pois ajuda a conhecer diferentes empresas e seus processos, atualizando a lista de parceiros qualificados que oferecem um bom custo-benefício.
- Ampliar as atividades de compras: com a organização do strategic sourcing em compras, é possível criar uma rede ampla de abastecimento para a empresa, o que ajuda a garantir que as compras sejam realizadas, utilizando planos de apoio à estratégia principal.
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Hora de colocar o strategic sourcing em prática
Agora que você conhece os pontos essenciais para criar um processo de strategic sourcing em compras, é hora de começar a planejar esse processo no seu negócio.
Ao longo de cada etapa, você pode contar com o apoio de ferramentas como o software de gestão de fornecedores da Linkana, uma plataforma completa para qualificação, homologação e gerenciamento de parceiros de negócio. Visite nosso site e saiba como otimizar o contato com todos os seus fornecedores.
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