O setor de compras de uma empresa é responsável por mais que apenas a compra de produtos.
Pesquisas, negociações, tomada de decisões – tudo isso logo no início da cadeia de suprimentos. A área de compras é essencial nas operações da cadeia de suprimentos para garantir a saúde da cadeia e pela qualidade do produto final.
Vamos entender mais sobre como a função compras se situa na cadeia de suprimentos e como tornar essa área mais eficiente e estratégica?
Qual a importância da área de compras na cadeia de suprimentos?
Já começo de cara afirmando que uma cadeia de suprimentos sem um departamento de compras é uma cadeia deficiente.
Muitos ainda possuem um certo preconceito por essa área por acreditar que ela apenas serve para “gastar dinheiro”, mas a verdade é que a compra é o ponto de partida para os fluxos de uma empresa, que eventualmente chegam até o consumidor final e então geram a rentabilidade do empreendimento.
Portanto, essa área é a responsável por identificar a melhor maneira de realizar uma aquisição e colocar as engrenagens da empresa em movimento em um ritmo harmonioso, sem sobrecarregar ou travar alguma das etapas de produção, atrapalhando também os prazos de entregas aos clientes.
Como aumentar a eficiência no setor de compras na cadeia de suprimentos?
Adotar o strategic sourcing
Um conceito que leva inovação às compras, o strategic sourcing transforma uma “central de pedidos” em um departamento com uma visão ampla e metódica para conduzir os processos de aquisição com inteligência e estratégia, buscando maior eficiência operacional.
Também conhecida como matriz estratégica de abastecimento, essa metodologia utiliza a matriz de Kraljic como base para definir a importância de cada um dos insumos da cadeia de suprimentos.
Com essa definição em mãos, o departamento de Procurement consegue distinguir o que deve ser priorizado focando nos parceiros disponíveis na rede de fornecedores, encontrando assim a melhor oferta para abastecer a empresa.
Utilizar a matriz de Kraljic para definir prioridades
Se a sua empresa tem como meta realizar compras mais estratégicas, a matriz de Kraljic deve se tornar parte da rotina de Procurement.
Considerando o impacto financeiro (custo direto de um produto levando em consideração a oferta disponível no mercado) e o risco de abastecimento (grau de importância dos suprimentos e quais os riscos gerados por alterações no abastecimento), a equipe de compras consegue distribuir os insumos em quatro diferentes quadrantes:
- Itens não críticos – Encontrados em abundância e de baixa importância nas operações da empresa;
- Itens de gargalo – Baixo impacto financeiro, porém o abastecimento pode ser desafiador pelo número reduzido de fornecedores;
- Itens de alavancagem – Grande impacto financeiro e baixo risco de abastecimento;
- Itens estratégicos – Com classificação alta nos eixos de risco de abastecimento e impacto financeiro, são essenciais para a lucratividade do negócio e fornecidos por poucas empresas no mercado.
No vídeo abaixo, Nivaldo Pereira de Souza explica em detalhes essa metodologia que podem fazer a diferença na gestão de compras na cadeia de suprimentos:
Implementar KPIs para compras
Quando implementados no setor de compras, os Indicadores-chave de performance são responsáveis por reunir dados sobre a qualidade dos insumos adquiridos pela equipe para garantir que a relação com os fornecedores está sendo saudável para o negócio.
Como o fluxo de compras da empresa precisa contar com a qualidade, agilidade, comprometimento e custo adequado dos fornecedores, os indicadores fornecem os dados necessários para fazer esse checklist e avaliar os fornecedores ativos, bem como procurar novas tecnologias para a cadeia de suprimentos.
Dentre os principais KPIs para compras, podemos citar:
- Valores dos produtos
- Qualidade de produtos
- Qualidade das entregas
- Precisa das entregas
- Prazos de pagamento
- Evolução dos custos
- Performance
- Lead time
Elaborar um programa de compliance em compras
A elaboração de um programa de compliance em compras significa a criação de uma série de normas e requerimentos cujos quais o setor devem estar em conformidade para embarcar mais segurança e eficiência à empresa.
Por consequência, estar em compliance em compras significa que os fornecedores homologados e a gestão da cadeia de suprimentos estão de acordo com as regras de conduta definidas, seguindo os parâmetros quantitativos, qualitativos e de ética, estabelecidos na política de compras e compliance de uma empresa.
O compliance também é importante para ajudar no combate à fraudes, falhas de fornecimento e conservação de uma conduta ética pela contratante e seus fornecedores, mantendo a sua idoneidade e boa reputação.
Levar a tecnologia para dentro do setor de Procurement
Um dos principais desafios da área de compras é atender às demandas de diferentes áreas da empresa.
Entretanto, tecnologias como Inteligência Artificial e Machine Learning – expõe a IA a vários exemplos até que ela possa reconhecer padrões e agir a partir deles – podem ajudar na compreensão dessas necessidades e melhorar a cadeia de suprimentos.
Com esse tipo de tecnologia, uma companhia que monitora constantemente os pedidos realizados consegue revelar padrões de consumo e analisar os históricos de diferentes áreas.
Com esses dados, a IA consegue realizar uma comparação da lista de solicitações com o que está sendo processado em tempo real e fazer estimativas mais realistas sobre o custo previsto para uma compra ou até quando haverá uma nova demanda.
Já na gestão de fornecedores, a IA e o Machine Learning agregam mais eficiência e objetividade aos processos. Inclusive, existem softwares que são capazes de automatizar o processo de homologação de fornecedores e compliance para mitigar riscos e diminuir a burocracia envolvida nesse processo.
Um desses softwares, que inclusive engloba vários dos tópicos que abordamos até agora, é a Linkana.
Uma plataforma de e-procurement especializada na homologação de fornecedores, ela utiliza tecnologias como o RPA e o Machine Learning para realizar consultas públicas e emissão de certidões corporativas, garantindo que eles não ofereçam ameaças à imagem e à operação da sua empresa.
