Controle de compras: o que é, qual a importância e como fazer?

O controle de compras é uma prática que tem por objetivo gerenciar tudo o que é adquirido e necessário para uma empresa funcionar adequadamente

No caso, estamos nos referindo à gestão de aquisição de matéria-prima e de contratação de serviços para que isso seja feito no volume necessário para manter o fluxo de produção da companhia.

De forma prática, consiste em saber quando e quanto comprar, de modo que essa definição não gere déficit ou superávit no estoque de insumos. No que se refere à contratação de terceiros, é uma maneira de não firmar contratos onerosos para o negócio.

Considerando que o setor de compras e procurement de uma empresa é uma das bases para o seu crescimento, fazer um bom controle de compras é um dos melhores caminhos para reduzir custos e viabilizar a lucratividade da companhia, especialmente quando o fator qualidade também é colocado em pauta.

Somado a esses pontos, esse gerenciamento de compras contribui para a identificação de bons fornecedores, capazes de realmente atender às necessidades e às demandas da empresa.

Mas como fazer todo esse gerenciamento e garantir resultados como esses que acabamos de citar? Siga a leitura deste artigo para conferir o que é, qual a importância e como fazer um controle de compras realmente eficaz.

O que é controle de compras?

O controle de compras pode ser definido como um conjunto de práticas que contribuem para um negócio adquirir, de maneira consciente, tudo o que é necessário para a continuidade das suas atividades.

Esse modelo de gerenciamento tem como principal objetivo alinhar três pontos, que são:

  • os níveis de estoque;

  • a necessidade de matéria-prima, insumos e serviços terceirizados;

  • parte financeira do negócio.

De forma prática, é possível dizer que a proposta dessa gestão é garantir que será comprado somente o que a empresa precisa, na quantidade necessária e no tempo certo, a fim de evitar desperdício e gasto financeiro desnecessário.

Qual a importância do controle de compras?

A importância do controle de compras engloba pontos como:

  • aumento da economia na aquisição de bens e serviços;

  • melhora no controle de qualidade dos itens que estão sendo adquiridos;

  • aprimoramento da gestão de estoque e da gestão financeira;

  • obtenção de bom fluxo de compras;

  • evita que a empresa fique sem insumos para o seu funcionamento.

Como fazer controle de compras? 5 boas práticas

Para fazer um controle de compras realmente efetivo e funcional para o seu negócio, algumas das boas práticas que podem ser adotadas são:

  • tenha um bom gerenciamento de estoque;

Estruture um planejamento de compras

O planejamento de compras pode ser definido com um documento no qual estão todas as diretrizes que devem ser seguidas para o bom funcionamento desse setor.

Por isso, ele deve abranger pontos como:

  • projeção de vendas da empresa, visto que esse indicador apontará quanto de matéria-prima é necessária para atender a essa demanda;

  • cronograma de compras, que indicará quando as aquisições devem ser feitas a fim de evitar interrupções no fluxo de produção do negócio;

  • definição das etapas de aquisição, a exemplo de como devem ser feitas requisições dos demais departamentos da empresa ao setor de compras.

Busque por bons fornecedores

Estabelecer uma boa gestão de fornecedores é parte primordial desse processo. Por meio desse gerenciamento é possível encontrar fornecedores e prestadores de serviço com capacidade de atendimento para suprir as necessidades da empresa no prazo estimado.

Esse alinhamento de modo de trabalho faz toda a diferença na hora de garantir o ritmo de produtividade do negócio, evitando que a companhia sofra desabastecimento que influencie nas suas entregas e, consequentemente, no relacionamento com os clientes finais.

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Aprenda a negociar

Mas além de encontrar fornecedores qualificados, é essencial saber negociar com eles. Essa negociação inclui a busca pelo melhor preço e também ajustes quanto aos prazos de entrega.

Quanto a esse último fator, a ideia é que as datas sejam favoráveis tanto para quem compra quanto para quem vende, garantindo, especialmente, que isso não afete a qualidade dos produtos e/ou serviços contratados.

Já ao que se refere aos gastos com aquisição, tentar valores menores é um dos objetivos de todos os compradores. 

No entanto, é preciso ter em mente que o saving de compras a qualquer custo pode afetar negativamente o relacionamento com os fornecedores, e também refletir na qualidade do que será entregue.

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Tenha um bom gerenciamento de estoque

Não há como controlar as compras adequadamente sem alinhar esse processo ao gerenciamento de estoque da companhia. Somente dessa forma se tem uma visão ampla do que precisa ser adquirido, quando e em qual quantidade.

Por esse motivo, se os setores de compra e estoque da empresa forem separados, é primordial que a comunicação entre esses dois departamentos aconteça de maneira fluida, eficiente, transparente e rápida.

Isso evita entraves, ruídos na troca de informações e, principalmente, o desabastecimento da companhia.

Treine adequadamente o seu time de compras

O treinamento adequado do time de compras é outro fator que influencia diretamente no funcionamento desse setor.

Cursos de gestão de fornecedores, por exemplo, ajudam os profissionais de procurement a fazerem negociações melhores, a estabelecer bons relacionamentos e parcerias, a se manterem atualizados quanto às novidades do mercado, entre outros pontos relacionados.

A soma de tudo isso ajuda os colaboradores a terem mais segurança nas suas atuações, a tomarem decisões mais rápidas e assertivas e a gerar mais e melhores resultados para a empresa.

Como melhorar o controle de compras?

Elaborar um relatório de compras completo e de fácil compreensão, construir um relacionamento estratégico com fornecedores, e contar com uma boa solução tecnológica, são algumas maneiras de melhorar a gestão de compras da sua empresa.

Quanto a ter um sistema voltado para o setor de compras e procurement, você pode contar com a Linkana.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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