Auditoria de compras: importância + dicas para escolher entre interna ou externa
Ao pensar em auditoria de compras, muitos podem pensar que se trata de uma caça às bruxas, buscando culpados por maus resultados. Mas não é bem assim, o papel da auditoria em compras é garantir que o planejamento está sendo executado e que a estratégia adotada traz bons resultados para a empresa.
O setor de compras tem uma tarefa muito mais complexa do que apenas encontrar o fornecedor com a oferta mais em conta. Como todos devem saber, economia vem do melhor custo-benefício. Se o recurso obtido prejudica o produto final e a imagem da empresa, mesmo que mais barato, ele não compensa.
Por esse motivo, auditorias no processo de compras ganham cada vez mais espaço no ambiente das empresas.
A prática vem para avaliar se a gestão de compras segue um direcionamento adequado, controlado e de resultados mensuráveis, além de ter um papel essencial na análise de Compliance e governança corporativa.
A auditoria de compras pode ser interna ou externa, cada modelo trazendo suas próprias diretrizes de execução, vantagens, desvantagens e melhor aplicabilidade. Conheça todos esses detalhes e tenha toda informação necessária para tomar a decisão estratégica mais adequada.
Importância da auditoria em compras
Presumir que uma tarefa está sendo executada de maneira adequada e trazendo os resultados esperados é algo inconcebível para administradores de empresas. De certa forma, mecanismos de controle precisam ser verificados constantemente para manter a organização saudável.
O setor de Compras é responsável por decisões que influenciam em todas as operações de uma empresa, incluindo na qualidade do produto que chega ao consumidor e na imagem que este tem da marca em si.
Erros nesse processo podem resultar em muitos problemas para um empreendimento, por exemplo:
Queda no faturamento;
Linha de produção interrompida;
Abastecimento interrompido;
Falta de estoque;
Estoque em excesso;
Custos elevados de produção;
Aplicação de multas;
Entre outros.
Cabe então a auditoria em compras identificar tais ameaças, seus riscos para a empresa e quais medidas devem ser adotadas para solucionar o problema. Para isso, o auditor responsável precisa conhecer os mecanismos de controle da empresa, como KPI para compras, os processos internos de cada setor e o histórico da empresa.
Dispondo dessas informações, ele é capaz de compreender os riscos de cada aquisição, possíveis fontes de ameaças e falhas, conflitos em normas e outros eventos de não conformidade, que posteriormente devem passar por ajuste para sanar tais dificuldades.
Auditoria externa X Auditoria interna
A auditoria em compras pode ser interna ou externa, isto é, realizada pela própria gestão da empresa, ou conduzida por auditor especializado. Cada modelo atende expectativas diferentes e tem suas aplicações principais. Veja como funciona cada uma delas.
Auditoria externa em compras
A auditoria externa, também chamada de auditoria independente, é o modelo de auditoria em compras conduzida por um consultor, uma terceira parte. O principal foco da auditoria externa é detectar e prevenir falhas ocorridas por conta da política interna da empresa, principalmente aquelas que afetam a lucratividade.
Realizado por profissional ou empresa de auditoria sem relação com a contratante, é o modelo mais indicado para apresentar resultados periódicos para acionistas e investidores, comprovando os números dos indicadores de desempenho gerados internamente.
Vantagens e desvantagens da auditoria externa
A auditoria em compras realizada no modelo externo ou independente é mais indicada para comprovar os relatórios mensais e obter um parecer livre de presunções.
Objetiva e eficiente, a grande vantagem da auditoria externa é o aumento da confiança dos acionistas e investidores na empresa, que obtém a comprovação de que os números apresentados estão corretos, com processos internos funcionando corretamente e garantindo a eficiência das políticas adotadas no setor de compras.
Através do relatório produzido na auditoria externa, se garante o respeito ao planejamento no setor de compras e a conformidade nas aquisições efetuadas.
Em caso de identificar falhas nos processos, é possível realizar ajustes precisos na estratégia de Compliance, gestão de riscos e diretrizes da governança corporativa, bem como mudanças na equipe.
Entre as desvantagens da auditoria externa, temos a necessidade de contratar uma empresa ou profissional capacitado e confiável, que respeite a confidencialidade e ética na sua atividade. Além disso, o foco da auditoria externa não é identificar fraudes, mesmo que elas possam ser constatadas durante a análise.
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Quando optar pela auditoria externa?
A auditoria externa no setor de compras é recomendada para análises periódicas de médio a longo prazo, sendo principalmente semestrais ou anuais.
Como demandam investimento e planejamento adicional, é mais indicada para empresas com maior patrimônio e faturamento, visto a importância dos dados apresentados para os stakeholders.
Elas também são indicadas para avaliar o resultado de mudanças nos estatutos de uma empresa. Caso a política interna tenha passado por alterações, após certo período é indicado realizar a auditoria externa para avaliar o desempenho do setor de compras sob as novas diretrizes.
Auditoria interna do departamento de compras
A auditoria interna em compras é realizada por um membro do quadro de colaboradores da empresa, seja ele ligado ou não ao setor de compras e contabilidade.
Conhecendo as políticas e processos da empresa, esse modelo de auditoria em compras é indicado para avaliar se os objetivos do setor estão sendo atendidos, como isso tem sido feito e identificar as necessidades que precisam ser supridas para obter os melhores resultados.
A partir das informações levantadas pela auditoria em compras feita internamente, é possível otimizar a tomada de decisões estratégicas para o setor, além de justificar cada uma delas.
Vantagens e desvantagens da auditoria interna
A auditoria interna no setor de compras é essencial para monitorar os indicadores e garantir o seu registro na rotina de uma empresa. Ela cobra ações de maneira imediata e garante que cada processo está sendo respeitado.
Ao dispor de maior conhecimento das políticas e processos estabelecidos pela gestão de compras, a auditoria interna é mais eficiente para identificar erros e possíveis fraudes, mantendo um monitoramento constante das atividades dos funcionários.
Sua aplicabilidade facilitada permite mitigar riscos como contratações equivocadas de fornecedores e realização de pagamentos indevidos, auxiliando a proteger as finanças da empresa e atestar o Compliance da gestão de compras.
Entre as desvantagens do modelo de auditoria em compras, temos o fato do colaborador precisar ser deslocado para tal atividade. Além disso, é necessário tomar medidas preventivas para garantir que o auditor seja imparcial e verdadeiro em sua análise.
Como a avaliação é feita de dentro para fora, por profissionais envolvidos diretamente na operação do departamento de compras, a confiabilidade para investidores é um pouco menor.
Quando escolher a auditoria interna?
A auditoria interna do departamento de compras é recomendada principalmente para monitorar as atividades e aquisições, garantindo o respeito e eficiência dos processos internos desenhados no planejamento.
A cada etapa da operação, a auditoria em compras pode se manter presente e fornecer insights importantes para a tomada de decisões. Sua aplicação é mais ágil e facilitada, pode ser feita para avaliar medidas de curto prazo através de análises bimestrais ou trimestrais.
Vale lembrar que a auditoria interna em compras também considera o histórico da empresa, portanto pode ser adotada para acompanhar a evolução do desempenho do setor de compras, somando os valores de relatórios anteriores.
Como escolher entre auditoria externa ou interna para Compras?
A partir das informações apresentadas, vemos que uma modalidade de auditoria em compras não substitui ou sobrepõe a outra. Elas têm aplicações diferentes e os dados obtidos em cada uma delas pode contribuir para outra.
Para definir se é melhor realizar a auditoria externa e independente ou interna no departamento de compras, deve-se considerar sempre o objetivo da ação, para que essas informações serão utilizadas e a quem elas irão responder.
De maneira resumida, a auditoria interna responde às necessidades internas, voltada para garantir a operação de acordo com as diretrizes estabelecidas no planejamento e evitando desvios de conduta. Já a auditoria externa comprova as informações dos indicadores de desempenho, comprovam a eficiência das práticas adotadas e garante maior confiança para o investimento.
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Viu só como cada modelo de auditoria em compras tem sua aplicação? Agora depende de você identificar o momento ideal para conduzir cada uma delas.
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