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Software de e-procurement: 6 benefícios e como escolher

Written byLeo Cavalcanti

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February 3, 2022

February 3, 2022

February 3, 2022

E-procurement é o termo utilizado para a compra de produtos e serviços por meios eletrônicos, com foco nas relações B2B, ou business-to-business, que envolvem as negociações de insumos, matérias-primas e serviços terceirizados entre empresas.

Apesar de também acontecer por meio de canais como fax, telefone e e-mail, através da comunicação direta entre empresas contratantes e fornecedores, o setor se destaca no uso de ferramentas digitais, os softwares de e-procurement.

Softwares de e-procurement são programas e plataformas digitais que visam agilizar o processo de compra, mantendo nível mínimo de riscos e burocracia, ao mesmo tempo que fazem a ponte entre empresas com necessidades específicas e fornecedores qualificados.

Nesse artigo, vamos mostrar os benefícios do uso de softwares de e-procurement, exemplos e mostrar como implementar esse tipo de ferramenta nas diferentes etapas do processo de compra de insumos.

Software de e-procurement: o que é? Quando utilizar?

Como mencionado na introdução, os softwares de e-procurement tem como objetivo usar a tecnologia para tornar o processo de Procurement de uma empresa mais eficaz, ágil e seguro.

Presentes em diferentes etapas de uma negociação B2B, outro objetivo do e-procurement é atuar como um hub, conectando através da internet empresas que muitas vezes teriam dificuldades elevadas de se encontrar e realizar negócios lucrativos através dos meios tradicionais.

A partir disso, cada ferramenta irá se especializar em uma dessas áreas do processo de compras e Compliance, essenciais para decisões que envolvam:

  • Processo de qualificação e homologação de fornecedores;

  • Gerenciamento de fornecedores homologados;

  • Cotação de pedidos;

  • Negociação de contratos;

  • Pedidos de compra e reposição de estoque;

  • Pagamentos e cobranças;

  • Follow up de transações.

Assim, vemos que todo o processo de compras pode ser automatizado e otimizado através de softwares de e-procurement. 

Como usam tecnologias avançadas de eficácia comprovada, permitem que a gestão de fornecedores diminua os riscos à operação e ainda concentre os esforços da equipe em decisões estratégicas e complexas.

6 benefícios de softwares de e-procurement

Os benefícios de softwares de e-procurement para a negociação e operação de compras e Compliance vai além das vantagens internas. As plataformas digitais de procurement também contam com pontos positivos para os fornecedores que participam delas.

Para facilitar a compreensão, separamos uma lista de 6 benefícios de implementar o e-procurement no processo de compras e Compliance da sua empresa, veja:

1. Menos burocracia

De início, podemos ver que a diminuição da burocracia é um dos grandes diferenciais do uso de softwares de e-procurement no processo de compras da empresa. 

Isso acontece pela objetividade na busca por informações. Uma vez que o processo é automatizado, ele faz a pesquisa de informações, coleta dados e disponibiliza relatórios, sem que precise passar por muitas etapas manualmente, como solicitações de documentos e checagem do registro do fornecedor em órgãos responsáveis.

2. Custos e riscos reduzidos

O investimento em soluções de e-procurement é exponencialmente reduzido quando comparamos o valor requerido com o que seria preciso para manter uma equipe executando o processo de compras manualmente, com ferramentas inadequadas e defasadas.

Além de reduzir os custos do processo, softwares de e-procurement são excelentes ferramentas para mitigar riscos da relação com fornecedores, desde o processo de qualificação até a manutenção de fornecedores homologados.

Capazes de encontrar e analisar uma quantidade superior de documentos e informações sobre fornecedores, softwares de e-procurement usam tecnologias avançadas que um profissional experiente teria dificuldades para acompanhar.

Cuidando dessa parte burocrática e massante, tais profissionais podem executar análises e decisões estratégicas com muito mais assertividade e concentração.

3. Facilidade de acompanhamento

Falando em executar análises, esse é outro benefício interessante oferecido por softwares de e-procurement. 

Em um processo tradicional, é necessário encontrar a documentação do fornecedor, avaliar sua pertinência e validade, para depois coletar os dados presentes e incluí-los no processo de qualificação de fornecedores, lembrando que cada documento pode se encontrar em um formato ou estar alocado em uma estrutura diferente.

Softwares de e-procurement contam com plataformas de acesso, que facilitam o acompanhamento das informações de fornecedores, status da negociação, notificações de alertas e ações necessárias, entre outras. 

Tudo isso sinaliza de forma clara quando é preciso interferir na análise, disponibilizando um panorama geral de fácil visualização.


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4. Processo mais eficaz

Com tudo que apontamos anteriormente, fica fácil identificar o aumento na eficácia da negociação com fornecedores a partir do uso de softwares de e-procurement. 

O ganho de eficiência vem ao diminuir burocracia, tempo gasto e mão de obra empregada na ação. Ao mesmo tempo, aumenta a qualidade e riqueza de informações, facilita o acompanhamento das etapas e a tomada de decisões.

5. Qualificação personalizada

Empresas com necessidades específicas e atuação em nichos de mercado únicos precisam de fornecedores em Compliance com áreas determinadas. No uso de softwares de e-procurement é mais fácil personalizar o processo de qualificação de fornecedores com base na área de atuação pretendida.

O melhor é que essa personalização é conduzida com a mesma eficiência citada anteriormente, independente do cenário. Mantém assim a qualidade e agilidade do tratamento de fornecedores a partir de uma plataforma digital de procurement.

6. Foco na estratégia

Quer um exemplo de como o e-procurement pode ajudar a sua empresa? Por melhor que seja a sua equipe de profissionais do mercado, se ela ficar sobrecarregada ou distraída com tarefas burocráticas, menor será o tempo dedicado à tomada de decisões estratégicas importantes.

Por isso, automatizar o processo de procurement e Compliance com o uso de softwares e plataformas digitais é tão importante. Com eles cuidando da parte chata e basicamente mecânica, a gestão da empresa pode se concentrar no mercado e na execução do planejamento para alcançar as metas definidas.

Essa vantagem é pertinente para a aplicação do strategic sourcing, abastecimento estratégico, de fato o e-procurement é uma ferramenta indispensável para esse conceito. Veja os motivos no vídeo abaixo, feito por Renato Honorato:

https://youtu.be/gZeBrxKfUb0

Como escolher soluções de e-procurement?

Sabendo desses benefícios, é importante ter noção que o mercado tem uma grande variedade de softwares de e-procurement disponíveis. Para escolher o e-procurement, aqui estão alguns pontos de relevância.

  • Tecnologia empregada: avalie a tecnologia utilizada pelo software e busque entender seu funcionamento, bem como analisar sua longevidade;

  • Valor de investimento: a relação custo-benefício deve ser priorizada na hora de definir qual solução será escolhida;

  • Segurança: como os dados são muitas vezes sigilosos e pertinentes à operação da sua empresa, certifique-se que o software ou plataforma de e-procurement garante a segurança e proteção;

  • Usabilidade: confira se a plataforma ou software tem uma utilização facilitada, sem demandar muito esforço para compreender seus recursos.

Conheça a Linkana

A Linkana é uma plataforma de e-procurement especializada na qualificação e homologação de fornecedores, utilizando o Machine Learning para atualizar e otimizar o seu atendimento em cada nicho de mercado. 

Nosso objetivo é diminuir riscos, agilizar a pesquisa de fornecedores e garantir que eles não oferecem ameaças à imagem e operação da sua empresa.

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