Sistema de gestão de contratos de fornecedores: por que usar?

Por que a gestão de contratos é crucial para o seu negócio?

Uma gestão de contratos completa e realizada com precisão é crucial para o seu negócio porque aumenta a segurança jurídica, aprimora a eficiência operacional e promove um controle financeiro mais adequado.

Com processos de gerenciamento devidamente estruturados, você e seu time protegem a empresa de multas e penalidades legais decorrentes do descumprimento de cláusulas contratuais, tanto por falhas do seu negócio quanto por erros dos fornecedores.

Uma boa gestão de contratos também otimiza o acompanhamento de prazos e obrigações, o que leva à redução de riscos operacionais, a tomadas de decisões mais confiáveis e à construção de parcerias estratégicas sólidas com os fornecedores.

Além disso, impacta positivamente o lucro do negócio. Segundo a World Commerce & Contracting, consultoria com foco na construção de relacionamentos comerciais confiáveis ​​e de alto desempenho, a má administração contratual pode custar cerca de 9% da receita anual das empresas.

Significa, portanto, que ao realizar a gestão de contratos corretamente, a sua empresa economiza.

Desafios decorrentes da ausência de uma gestão de contratos eficaz

Todavia, quando o gerenciamento contratual é negligenciado, os desafios para a sua empresa tomam proporções significativas, por exemplo:

• descontrole sobre reajustes de valores: sem um monitoramento adequado, há a chance de o seu negócio pagar valores indevidos decorrentes de reajustes automáticos ou da falta de renegociação de preços;

• dificuldade em gerenciar múltiplos contratos: quanto maior o número de fornecedores, mais complexa a supply chain, o que torna o acompanhamento manual ineficaz;

• falta de flexibilidade em negociações: informações desestruturadas levam ao desconhecimento e deixam o seu time sem argumentos para buscar condições contratuais melhores nas renovações;

• falhas de comunicação com as outras áreas da empresa: uma gestão de contratos ineficiente compromete a troca de informações e afeta o trabalho dos outros setores, como o financeiro, e tende a gerar retrabalho, ineficiência nos processos internos e desentendimentos entre os times;

• problemas de adaptação a mudanças regulatórias: o gerenciamento incorreto compromete a adequação às alterações de leis e normas e aumenta o risco de penalidades legais para a sua empresa.

Dica! Temos um artigo que ajudará você a evitar esses transtornos. Confira: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!”

O que deve conter em um contrato de fornecimento?

Saber o que deve conter em um contrato de fornecimento é o primeiro passo para uma gestão de fornecedores eficaz. Afinal, esse documento registra o acordo comercial e protege as partes envolvidas de pontos de vulnerabilidade e adversidades ao longo da parceria comercial.

Portanto, o contrato de fornecimento precisa ter cláusulas e informações claras para evitar interpretações dúbias. Precisa também abranger todos os aspectos que os representantes da empresa contratante e da fornecedora conversaram e alinharam ao longo do processo de negociação.

É certo que cada contrato tem pontos específicos e particulares, compatíveis com o perfil dos negócios envolvidos e com o tipo de parceria que firmaram. Porém, em linhas gerais, um contrato de fornecimento deve ter:

1. identificação das partes;

2. descrição do objeto do contrato;

3. condições de entrega;

4. preço e formas de pagamento;

5. garantias e responsabilidades;

6. cláusulas de rescisão;

7. cláusulas críticas;

8. disposições gerais;

9. assinaturas;

10. anexos e documentos complementares.

Vamos aos detalhes?

1. Identificação das partes

Os primeiros elementos de um contrato de fornecimento são as informações detalhadas sobre as partes envolvidas, como:

• nome dos responsáveis e representantes legais;

• endereço da empresa;

• razão social;

• CNPJ ou CPF, no caso de pessoas físicas.

O objetivo é garantir a identificação correta de cada participante e facilitar a divisão de direitos e deveres ao longo do contrato, bem como reivindicações jurídicas futuras, se necessário.

2. Objeto do contrato

O objeto do contrato é a descrição detalhada do que será fornecido. Isto é, qual é o produto ou serviço alvo daquela negociação comercial.

Trata-se de uma cláusula de extrema importância, pois detalha as características da solução, insumo, matéria-prima ou serviço que a empresa contratou. Deve incluir, por exemplo:

• dimensões;

• funcionalidades;

• aplicações;

• quantidades;

• especificações técnicas.

Essas informações ajudam a evitar ambiguidades e garantem que as partes tenham uma compreensão clara das obrigações que cada uma assumiu no contrato.

3. Condições de entrega

A cláusula com as condições de entrega deve incluir detalhes sobre a frequência do abastecimento, o prazo de envio dos itens, a forma (modais de transporte) ou a data de execução dos serviços, conforme o objeto do contrato.

Além disso, é essencial ter a definição sobre o local de entrega, que é o endereço exato para onde o fornecedor enviará os produtos ou prestará o serviço, a fim de registrar o acordo logístico.

No que se refere às condições de transporte, é essencial especificar quem é o responsável — se a empresa fornecedora ou a contratante — e se haverá custos adicionais relacionados a essa atividade.

4. Preço e formas de pagamento

O contrato de fornecimento precisa de especificações quanto ao valor total do fornecimento para garantir a ambas as partes clareza sobre o montante negociado. No caso de produtos, precisa detalhar também os preços unitários.

Outra informação crucial é a condição de pagamento, a exemplo de pagamento à vista ou parcelado, e os prazos para a quitação. Também é importante mencionar eventuais penalidades que serão aplicadas se houver atraso no pagamento.

5. Garantias e responsabilidades

A cláusula de garantia deve estipular, por exemplo, condições de troca, devolução dos itens, refazimento de serviços ou reembolso financeiro, caso o fornecedor entregue produtos/serviços fora das especificações acordadas.

Precisa definir também até que ponto essas tratativas são responsabilidades de quem fornece, e quais procedimentos e atitudes são vistas como falhas da empresa contratante e, por esse motivo, geram perda da garantia.

6. Cláusulas de rescisão

As condições de rescisão em um contrato de fornecimento apontam diferentes situações que levam ao rompimento do acordo comercial. A cláusula precisa incluir ainda diretrizes sobre as notificações necessárias e os prazos para a interrupção no fornecimento.

Contempla também as consequências da rescisão, com a especificação do que ocorrerá em caso de término do contrato, a exemplo da devolução de valores pagos ou dos produtos, para garantir que ambas as partes compreendam seus direitos e obrigações nesse contexto.

Essa abordagem ajuda a evitar conflitos futuros e garante a realização de um processo rescisório transparente e honesto, se necessário.

7. Cláusulas críticas

Para as cláusulas críticas, entenda a definição de regras e diretrizes, como:

• confidencialidade: parâmetros que asseguram a não divulgação a terceiros de informações sensíveis ou estratégicas;

• penalidades específicas: características do modelo de negócio, ramo de atuação da empresa contratante ou da fornecedora;

• força maior: a exemplo de atrasos ou falhas na execução de suas obrigações devido a desastres naturais, guerras ou autoridades governamentais, por exemplo.

8. Disposições gerais

A parte das disposições gerais do contrato de fornecimento inclui cláusulas sobre como lidar com alterações contratuais — por exemplo, ajustes na quantidade de insumos, ou endereço para a prestação do serviço. A ideia é assegurar a formalização correta das modificações e evitar mal-entendidos.

Também entra neste trecho do documento o foro responsável por resolver disputas relacionadas ao contrato, que é o local ou a jurisdição onde serão julgadas as questões legais que geram disputas judiciais.

9. Assinaturas

Assim como outros tipos de contrato, o de fornecimento só tem validade quando assinado pelos representantes legais das empresas. Em alguns casos, pode exigir assinaturas de testemunhas e reconhecimento de todas em cartório.

10. Anexos e documentos complementares

Tabelas de preços, cronograma de entrega ou implementação, certificações, comprovantes fiscais e políticas de compliance, são alguns exemplos de anexos e documentos complementares que podem, ou não, acompanhar um contrato de fornecimento.

Se houver essa necessidade, é importante listar todos os elementos acessórios, a fim de evitar perdas, extravio ou conflito de informações no futuro.

Como elaborar um contrato de fornecedores?

O passo a passo de como elaborar um contrato de fornecedores inclui:

1. identificar as partes;

2. definir o objeto;

3. descrever os direitos e deveres;

4. estabelecer preços e condições de pagamento;

5. definir o prazo de entrega;

6. apontar garantias e responsabilidades;

7. determinar cláusulas de rescisão;

8. incluir pontos críticos;

9. estipular penalidades;

10. aprovar a minuta;

11. recolher as assinaturas.

Entenda!

1. Identificar as partes

É fundamental identificar corretamente as partes envolvidas, com dados como nome dos responsáveis, razão social das empresas e CNPJ/CPF, para garantir a validade legal do contrato e evitar confusões futuras.

2. Definir o objeto

Em seguida, deve-se descrever detalhadamente os produtos ou serviços alvo da contratação. Essa parte é crucial para garantir o entendimento claro do objetivo da parceria comercial e assegurar que ambas as partes alinhem expectativas.

3. Descrever os direitos e deveres

Por meio de cláusulas respaldadas em leis, a exemplo do Código de Defesa do Consumidor, e normas específicas do ramo de atuação das companhias, é possível definir claramente os direitos e deveres de cada parte no contrato.

4. Estabelecer preços e condições de pagamento

O quarto passo de como elaborar um contrato de fornecedores consiste em detalhar o valor e as condições de pagamento.

O objetivo é facilitar o cumprimento do compromisso monetário que a empresa contratante assumiu, e deixar claro para a empresa fornecedora quanto receberá ao executar a sua parte no acordo.

5. Definir o prazo de entrega

Na sequência, os responsáveis pelo contrato de fornecedores precisam especificar as datas de entrega. Essa medida é essencial para alinhar os cronogramas de ambas as companhias e evitar problemas como ruptura de estoque.

6. Apontar garantias e responsabilidades

O passo seguinte consiste em criar cláusulas sobre as garantias que a empresa fornecedora oferece e as responsabilidades de cada parte no que se refere a esse critério.

Dessa forma, fica claro até que ponto o produto/serviço tem cobertura, como troca ou devolução.

7. Determinar cláusulas de rescisão

Nesta etapa, o objetivo é estabelecer as condições para rescisão do contrato e deixar claro e devidamente alinhado o que cada parte precisa fazer quando a parceria finalizar ou for interrompida antes do prazo.

8. Incluir pontos críticos

Este é o momento para incluir cláusulas críticas, como de confidencialidade ou exclusividade. É importante também apontar critérios de proteção às informações sensíveis e medidas para evitar a divulgação indevida de dados estratégicos.

9. Estipular penalidades

Aqui, a ideia é estipular as penalidades em caso de descumprimento de alguma cláusula. Deve-se, por exemplo, apontar multas e situações que levam à rescisão automática do contrato.

10. Aprovar a minuta

Após a elaboração de todas as cláusulas, o contrato de fornecimento precisa da aprovação das partes. Para tal, o responsável pela elaboração do documento deve enviar uma minuta à outra empresa. Cabe a esse representante ler todos os tópicos e indicar ajustes, se necessário.

11. Recolher as assinaturas

O passo final consiste na coleta das assinaturas, processo que pode ser tanto presencial quanto digital. No segundo caso, por meio de um sistema de gestão de contratos de fornecedores que oferece essa funcionalidade, ou um software específico.

Dica! Este artigo ajudará você: “Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento”

Como gerir contratos de fornecedores?

Porém, não basta elaborar um bom documento contratual. Para proteger sua empresa, é essencial que você e seu time saibam como gerir os contratos de fornecedores.

Para aprimorar o seu gerenciamento, considere adotar estas boas práticas:

1. escolha um local de armazenamento seguro, mas de fácil acesso aos profissionais autorizados, como na nuvem;

2. realize auditorias regulares para verificar a conformidade com os termos do contrato e identificar possíveis riscos;

3. revise e atualize os contratos regularmente para adaptá-los a mudanças no mercado, necessidades do negócio, dos clientes finais ou nas condições do fornecedor;

4. use um sistema de gestão de fornecedores para eliminar tarefas repetitivas, centralizar informações e emitir alertas sobre prazos de renovação ou término dos contratos.

Aproveite e leia também: “O que faz um gestor de contratos? Entenda sua importância!”

Qual o melhor sistema de gestão de contratos de fornecedores?

O melhor sistema de gestão de contratos de fornecedores é aquele que atende pontualmente às necessidades da sua empresa, ou que permite personalização conforme o seu fluxo de trabalho.

Também é importante que o sistema tenha uma interface intuitiva e fácil de usar, facilite o acesso às informações e tenha camadas de proteção de dados, como a criptografia.

Um bom sistema de gestão de fornecedores inclui ainda funcionalidades diversas, como rastreamento de prazos, alertas de renovação e relatórios analíticos que ajudam a monitorar o desempenho dos fornecedores.

Idealmente, deve ser integrável a outros sistemas que a sua empresa já utiliza, como ERP e SRM, para gerar aproveitamento de dados e promover uma gestão mais eficaz, produtiva e livre de erros.

Aproveite e leia também: “SRM integrado: 7 vantagens para a sua empresa!”

Como melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa?

Além de usar um bom sistema de gestão de contratos de fornecedores, outra forma de melhorar o gerenciamento desses parceiros comerciais é incluir na rotina da sua empresa outras ferramentas tecnológicas, como um SRM.

Com o SRM da Linkana, por exemplo, você e seu time economizam tempo na homologação ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida. Assim, desde o início, têm muito mais controle dos fornecedores.

Confira, no vídeo abaixo, uma demonstração de como funciona o SRM da Linkana:

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