O que faz um gestor de contratos? Entenda sua importância!

5 benefícios da gestão de contratos para as empresas

O gerenciamento correto e pontual de contratos traz para o seu negócio diversos pontos positivos. Entre os que mais se destacam estão:

1. redução de riscos: como os jurídicos, financeiros e reputacionais;

2. melhora do relacionamento com os parceiros comerciais: principalmente pela otimização e transparência desse fluxo;

3. aumento da eficiência operacional: afinal, há o aprimoramento das etapas de gerenciamento dos documentos;

4. garantia de compliance: com o devido atendimento de leis e normas;

5. possibilidade de elevar a lucratividade: decorrente da formalização de acordos comerciais mais benéficos para a sua empresa.

O que é e qual a função de um gestor de contratos?

O gestor de contratos é o profissional responsável pela administração de toda a documentação contratual de uma empresa, e atua em diferentes etapas do ciclo de vida desses documentos, bem como no relacionamento com os envolvidos, a depender do modelo de negócio.

Por exemplo, é função desse gestor elaborar documentos para pré-acordos, negociar entre as partes e revisar qualquer alteração no texto necessária para a formalização da parceria. 

Seu trabalho também precisa estar alinhado aos critérios de compliance jurídico, identificar possíveis erros e incongruências nos termos, entre outros fatores que evoluem para riscos operacionais, legais e financeiros.

Na prática, o gestor de contratos é muito mais que um simples profissional designado para fiscalizar documentos desse tipo. 

Inclusive, é relevante apontar que ele também tem essa responsabilidade no meio empresarial, ao participar do combate a fraudes e outros eventos ligados ao descumprimento do acordo firmado nos parâmetros assinados.

Dessa forma, ele evita muitos erros na gestão de riscos, ao observar a viabilidade, a conformidade e o cumprimento de cada documento.

Já no que se refere ao armazenamento de documentos, vale destacar que o gestor de contratos é responsável direto pela garantia da segurança dos dados contidos nos acordos que, em muitos casos, podem conter informações sigilosas. 

Por essa razão, ele também precisa conhecer os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Qual a diferença entre gestor de contrato e fiscal de contrato?

Para ficar mais clara a diferença entre o gestor de contrato e fiscal de contrato, podemos estabelecer que o gestor participa ativamente de todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, enquanto a fiscalização ocorre apenas após a sua formalização, garantindo que a execução ocorra conforme previsto.

O fiscal de contratos detém uma abordagem estritamente técnica, focada no cumprimento de cláusulas e avaliação de resultados. Por outro lado, o gestor tem um entendimento administrativo e jurídico, e auxilia desde a concepção do documento até a sua finalização formal.

9 desafios enfrentados pelos gestores de contrato

Como você deve ter percebido, esse cargo é de extrema importância para as empresas e, também por isso, tem um nível de responsabilidade significativo.

Essa é uma das razões pelas quais é comum os gestores de contratos terem que enfrentar diferentes desafios em suas rotinas, e entre os mais recorrentes estão:

• mudanças frequentes nas legislações e regulamentações;

• cláusulas contratuais complexas;

• gerenciamento do altos volumes de contratos;

• déficit de recursos humanos para suporte;

• falta de padronização em documentos desse tipo;

• comunicação ineficiente, tanto interna quanto externa;

• ferramentas de gestão de contratos obsoletas;

• controle e monitoramento preciso de prazos;

• resolução de conflitos e adequação de interesses.

Como se tornar um gestor de contratos?

Para trabalhar nessa função, é indicado que a pessoa interessada tenha formação acadêmica em uma dessas áreas:

• Administração de Empresas;

• Direito;

• Gestão Financeira.

No que se refere às habilidades de um gestor de contratos, as que costumam ser procuradas pelos empregadores são:

• capacidade de negociação;

• boa comunicação;

• aptidão para resolver conflitos;

• gerenciamento de tempo;

• organização;

• adaptabilidade a mudanças de cenário;

• senso crítico, ético e analítico;

• bom gerenciamento de risco;

• rapidez nas tomadas de decisão;

• conhecimento de ferramentas de gestão. 

Se manter por dentro das alterações do setor por meio do acompanhamento de tendências na gestão de contratos é um diferencial.

Aproveite e leia também: "Veja 7 habilidades de um gerente de compras de sucesso!"

Qual a importância do gestor de contratos para a gestão de fornecedores?

Um fator que vale ser ressaltado é a importância do gestor de contratos para a gestão de fornecedores. 

A depender da operação de uma empresa, ela pode apresentar uma demanda elevada de contratos para formalizar a compra de suprimentos ou mesmo a contratação de prestadores de serviços terceirizados.

Nesse ponto, o profissional se torna peça-chave para a análise de toda a documentação contratual, e pode atuar até mesmo na seleção de fornecedores e monitoramento da cadeia de suprimentos. 

Assim, garante que os valores obtidos pela parceria se tornem bons resultados, sem correr riscos financeiros, jurídicos ou operacionais.

Como esse gestor participa do gerenciamento de fornecedores?

A atuação desse gestor pode ser bastante estratégica para a sua empresa, especialmente se ele tiver como foco do trabalho a contribuição para o seu negócio alcançar o melhor custo-benefício possível e para garantir a qualidade do que é contratado.

Para ficar mais clara como pode ser essa participação, lembre-se que o gestor de contratos é o responsável pela elaboração, análise e controle desse documento. Logo, se notar que alguma cláusula tem potencial de gerar prejuízos para a companhia, pode alertar os profissionais de compras e procurement quanto a isso.

Nesse cenário, sua colaboração na gestão de fornecedores pode incluir pontos como:

• otimização de custos;

• fortalecimento do relacionamento comercial;

• melhoria da qualidade de produtos e serviços;

• garantia de compliance e mitigação de riscos.

Veja detalhes de cada um.

Otimização de custos

Por avaliar pontualmente todas as cláusulas contratuais, esse gestor tem a capacidade de identificar oportunidades e condições melhores para a empresa, a exemplo de mudanças nos prazos de pagamento, retirada de taxas e redução de percentuais de multas em casos de descumprimento ou desacordos.

Com isso, ele abre caminho para a diminuição de custos e contribui com a saúde financeira do negócio.

Fortalecimento do relacionamento comercial

A parte burocrática de uma parceria comercial nem sempre é simples. A depender do que é negociado, e a forma como isso é feito, há um sério risco de atritos entre as partes envolvidas.

Um gestor de contratos preparado costuma ter minutas previamente elaboradas, e pode ajustá-las conforme as exigências e necessidades da nova contratação. 

Essa prática otimiza o tempo necessário para fechar o acordo, e pode ser uma ótima maneira de estreitar o relacionamento comercial com os contratados logo no início da parceria.

Melhoria da qualidade de produtos e serviços

Usando a cadeia de suprimentos como exemplo, você deve saber quanto é importante acompanhar o desempenho dos fornecedores durante todo o período contratual, não é mesmo?

Trazendo isso para a gestão de contratos, o gestor pode solicitar os resultados dessa avaliação à área de compras para decidir se é viável, ou não, continuar com a relação comercial.

Ao fazer isso, ele ajuda a empresa a manter a qualidade dos produtos e/ou serviços comercializados, já que o abastecimento é a base para a fabricação ou entrega de soluções que serão entregues aos clientes finais.

Garantia de compliance e mitigação de riscos

E, obviamente, a parte jurídica é a que mais se destaca quando o assunto é a participação do gestor de contratos na gestão de fornecedores.

Cabe a ele garantir que o acordo firmado com esses parceiros não descumpra nenhuma lei ou norma. Dessa forma, a empresa fica protegida de diversos riscos que vão além do legal e incluem também financeiro e reputacional. 

Sobre esse tema, não deixe de ler esse tema: "O que é compliance em compras e como obter sucesso nesse conceito?"

Como a tecnologia ajuda no suporte à gestão de contratos?

Com todas essas responsabilidades, podemos entender que o trabalho do gestor de contratos segue uma metodologia pautada pela organização e atenção aos detalhes, o que pode ser prejudicado por um volume extenso de dados e documentos a serem gerenciados.

Para manter a gestão de documentos em pleno funcionamento, é recomendado o uso de ferramentas digitais. Serviços como ERPs são desenvolvidos para manter um registro seguro e organizado de contratos, entre outras funções interessantes para a eficiência de uma operação.

De todo modo, também é possível optar também por ferramentas de e-procurement, que servem para dar suporte às interações do departamento de compras, inclusive na elaboração, proposição e formalização de contratos.

Como a Linkana ajuda nesse processo?

Ao longo deste artigo, comentamos algumas vezes sobre o papel da gestão de contratos para garantir a compliance da empresa, com destaque para quando direcionamos o olhar para a contratação de fornecedores. 

É justamente no gerenciamento desses parceiros comerciais que a Linkana pode ajudar e agilizar esse processo.

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