Pagamento de fornecedores: 8 dicas de como fazer o controle

Quais os riscos de atrasar o pagamento de fornecedores?

Atrasos nos pagamentos a fornecedores podem resultar em uma série de riscos para a empresa. Por exemplo, um caminho é a companhia contratada priorizar outros clientes que pagam em dia e entregar seus pedidos por último — cenário que leva a problemas de abastecimento.

Perder posições na lista de preferência também pode resultar em diminuição da qualidade, principalmente em itens classificados como estratégicos ou de gargalo na matriz de riscos de fornecedores, considerando que apresentam mais concorrência e risco de abastecimento.

Em situações mais graves, é possível perder parcerias por completo. É claro que isso seria consequência de atrasar o pagamento de fornecedores específicos com certa frequência, mas vale citar que essa não é uma situação tão improvável quando ocorrem falhas na gestão de fornecedores.

Para não errar neste ponto, leia as dicas do artigo: "Gestão de fornecedores: como fazer esse gerenciamento com excelência?"

Como criar uma política de pagamento de fornecedores?

A política de pagamento de fornecedores é um documento que centraliza todas as regras e procedimentos a seguir para monitorar, enviar e gerir os valores pagos para esses parceiros comerciais.

Por meio dessa definição, fica mais fácil garantir que os pagamentos sejam feitos da forma certa, em tempo hábil e em uma sequência financeira favorável e segura tanto para quem paga quanto para quem recebe.

Para criar uma política de pagamento de fornecedores para a sua empresa, o passo a passo mais indicado é:

• defina as regras de aprovação de pagamento: por exemplo, a liberação do valor atrelada à entrega de 50% do material. Aqui, é fundamental se atentar às particularidades de cada contrato, se não houver padronização das cláusulas;

• alinhe com o departamento financeiro o fluxo de pagamento: registre as etapas na política para todos do time de compras saberem exatamente que fazer, como o momento certo de enviar a nota fiscal para o setor;

• aponte os responsáveis por cada etapa do processo: distribua as tarefas de acordo com o cargo da equipe de compras e procurement;

• redija a política em uma linguagem clara: use termos de fácil compreensão por todos, inclusive os fornecedores;

• revise e escolha o modo de divulgação aos interessados: prefira canais de fácil acesso, a exemplo do e-mail ou intranet.

Confira também: "Regras de políticas de compras: veja as 8 que não podem faltar!"

Quais os melhores meios de pagamento de fornecedores?

Em linhas gerais, os melhores meios de pagamento de fornecedores são os menos burocráticos, que garantem um fluxo de envio dos valores simples, rápido e seguro, que facilitam a gestão financeira de quem paga e de quem recebe, e que tem taxas transacionais baixas.

Pode acontecer de o fornecedor apontar os métodos de pagamento que aceita. Nesses casos, a área de compras precisa passar a informação para o departamento financeiro e confirmar se a opção é viável para a empresa.

Porém, em linhas gerais, a escolha dos meios de pagamento se relaciona a critérios como:

• porte do negócio;

• valor a transferir;

• frequência de envio de dinheiro;

• histórico de relacionamento com o fornecedor;

• liquidez o método;

• custos relacionados à transação financeira.

Alguns bons exemplos de meios de pagamento usados no mercado B2B são:

• Pix;

• boleto bancário;

• duplicatas;

• transferências bancárias;

• cartão de débito ou de crédito (geralmente usados para compras de baixo valor)

Na hora de decidir qual usar, avalie também quanto o método ajuda no controle de pagamento de fornecedores — por exemplo, em atividades como conciliação bancária, que consiste em comparar os registros internos da empresa ao do extrato bancário.

Confira também: "Gestão de gastos corporativos: 5 desafios e como resolvê-los"

8 dicas para manter o pagamento de fornecedores em dia

Agora que ficou clara a importância da organização de pagamentos aos fornecedores e todos os benefícios do controle para a sua empresa e rede de abastecimento, que tal algumas dicas para aprimorar a atividade?

As melhores são:

• planeje as compras;

• faça um mapeamento de pedidos;

• acompanhe o fluxo de caixa e o estoque;

• faça o controle de pagamentos pela melhor data;

• negocie melhores formas de pagamento a fornecedores;

• atente-se aos prazos;

• evite atrasos nas renegociações;

• utilize ferramentas digitais.

Vamos aos detalhes?

1. Planeje as compras

Tudo começa na gestão de fornecedores, processo para o qual recomendamos desenvolver uma lista das demandas de suprimentos e serviços que sua empresa precisa adquirir externamente. 

Vale destacar que esses itens também devem ser classificados pela matriz de risco, conforme já comentamos.

Com esses dados, crie uma lista de prioridades e organize as compras a fazer. Dessa forma, o time de compras e procurement tem a chance de partir de um fluxo mais organizado e seguro para manter o abastecimento da operação.

2. Faça um mapeamento de pedidos

O próximo passo é, com base na verba disponível em um período, mapear os pedidos e antecipar as datas de quitação. 

Assim, é possível criar um planejamento de pagamento a fornecedores que já indica como a sua empresa deve lidar com essa responsabilidade, economizando muitos recursos.

3. Acompanhe o fluxo de caixa e o estoque

Dois indicadores de grande importância para manter em dia os pagamentos de fornecedores são o fluxo de caixa e o volume de suprimentos em estoque. Fluxo baixo pode indicar a necessidade de negociação, o que evita atrasos.

De maneira similar, estoque exorbitante de determinado item pode fazer com que seja necessário cancelar ou alterar as datas de certos pedidos, mesmo se estiverem previstos no planejamento inicial ou por meio de cálculo de ressuprimento.

4. Faça o controle de pagamentos pela melhor data

Considere as datas de recebimento do seu negócio e planeje a data ideal para pagamentos de acordo com os períodos no qual o fluxo de caixa está em alta. A medida dá mais segurança para sua organização e evita surpresas desagradáveis.

5. Negocie melhores formas de pagamento a fornecedores

É muito interessante que o comprador negocie com foco em melhores formas de pagamento a fornecedores, principalmente para compras a prazo. 

Dessa forma, a empresa tem a oportunidade de produzir e vender antes de realizar o pagamento, bem como melhorar as condições operacionais como um todo.

6. Atente-se aos prazos

Independentemente da condição de pagamento estabelecida, não perca os prazos para recompensar os fornecedores. 

Uma boa dica é, além de manter sistemas de controle como planilhas e plataformas automatizadas, criar notificações e lembretes para pagamentos.

7. Evite atrasos nas renegociações

Mesmo com todos os cuidados, riscos imprevisíveis podem resultar em atrasos no pagamento a fornecedores. 

Quando perceber que isso pode ocorrer, com base nos dados de caixa e próximos pedidos a pagar, entre em contato com a empresa parceira e procure soluções.

Com transparência e boa comunicação, é possível renegociar a data de pagamento e as condições, diminuir o impacto negativo e preservar a relação com o fornecedor.

Lembre-se de que, para desfrutar dos melhores fornecedores, sua empresa também deve ser uma boa contratante e boa pagadora. 

8. Utilize ferramentas digitais

A transformação digital para empresas proporciona vantagens, ao permitir centralizar dados importantes e automatizar pagamentos. Dessa forma, diminui problemas de falta de organização e falhas humanas, como a perda de prazos.

Por exemplo, há softwares de e-procurement que, além de facilitarem a condução de processos de homologação de fornecedores, servem para programar pagamentos ou criar alertas diversos. 

Quanto a isso, o SRM da Linkana tem um grande diferencial: nosso sistema se integra a todos os outros usados na sua empresa, como os ERPs, softwares de compras e de fornecedores, garantindo maior velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro.

Como a Linkana ajuda a construir boas parcerias com fornecedores?

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. 

Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

A Linkana já é a opção dos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Diferenciais da Linkana

Nossa solução se destaca das outras disponíveis no mercado porque é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funcione. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA → Temos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL → Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

Preencha agora o formulário abaixo e confira como levar todas essas funcionalidades para a sua empresa!