Ferramentas para gestão de compras: quais usar? 9 exemplos!

As ferramentas para gestão de compras são processos, metodologias e recursos digitais que aprimoram essa área e ajudam os gestores e suas equipes a fazer aquisições mais estratégicas, que evitam desperdícios, geram menos custos e contribuem para aumentar os ganhos da empresa.

Os softwares automatizam, organizam e otimizam todas as etapas do processo de compras corporativas. Também centralizam informações, geram dados para embasar tomadas de decisão e eliminam falhas comuns de se encontrar em atividades que os funcionários realizam manualmente.

Ao utilizar esses recursos, os profissionais de compras e procurement têm mais controle no fluxo de aquisição, desde a solicitação interna de materiais até a negociação com os fornecedores, o que inclui cotações, comparativos de preço, emissão de pedidos e acompanhamento de entregas.

Entre os objetivos dessas plataformas estão o aumento da eficiência da operação, redução de custos e garantia do abastecimento da empresa com os melhores prazos, condições e qualidade.

Siga a leitura e aprenda como selecionar ferramentas para gestão de compras, confira as vantagens dessas soluções e quais são os melhores softwares para o seu negócio.

Qual a importância das ferramentas para gestão de compras?

As ferramentas para gestão de compras são importantes porque funcionam como aliadas estratégicas. Quando utilizadas corretamente, além de automatizar praticamente todas as tarefas dessa área, promovem o controle total do orçamento, ajudam a evitar desperdícios e estreitam o relacionamento com os fornecedores.

Com boas plataformas para gerenciamento e aquisição de matérias-primas e serviços, os profissionais dessa área ganham agilidade e produtividade, e os processos, mais transparência.

No geral, há ainda a redução de erros manuais, a padronização de rotinas e o aprimoramento do fluxo de troca de informações entre os setores. Essa dinâmica impacta positivamente os prazos, a qualidade dos insumos e serviços e os custos operacionais.

As ferramentas para gestão de compras também geram relatórios e dados para alimentar indicadores (KPIs) que ajudam os gestores a tomar decisões mais estratégicas. Essas informações contribuem para, por exemplo, identificar gargalos, analisar o desempenho de fornecedores e ajustar o planejamento conforme a demanda do negócio.

Benefícios de uma gestão de compras

Tenha em mente que uma boa gestão de compras é altamente benéfica para a empresa. Além de ser um pilar estratégico para o crescimento do negócio, também resulta em:

• economia de recursos: ao centralizar as informações e automatizar tarefas, os profissionais dessa área evitam compras desnecessárias, têm mais dados para negociar condições melhores com fornecedores, e o controle de gastos se torna mais preciso e alinhado ao planejamento financeiro da companhia;

• otimização do tempo: as ferramentas para gestão de compras eliminam tarefas repetitivas, reduzem o retrabalho e aceleram o fluxo de aprovações. A equipe ganha mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, como análise da performance dos fornecedores e negociação de contratos mais vantajosos;

• aumento do controle sobre os processos de aquisição: com dados organizados em tempo real, os gestores acompanham todas as etapas do processo. Essa visão ampliada evita escolhas equivocadas, garante o cumprimento de prazos e aumenta a previsibilidade. Além disso, facilita auditorias e aumenta a segurança das decisões;

• construção de relacionamentos estratégicos com os fornecedores: uma boa gestão de compras cria um histórico detalhado das transações, o que facilita negociações e promove parcerias mais sólidas. Com prazos claros e processos bem definidos, a comunicação com os parceiros de abastecimento se torna mais eficiente;

• mitigação de riscos: um gerenciamento estruturado ajuda a identificar falhas em menos tempo, a prevenir fraudes no setor de compras e a manter o compliance em todas as etapas. Como os softwares registram cada movimentação, há mais segurança jurídica e menos riscos de prejuízos por contratos incoerentes.

Aprenda mais com as dicas do artigo: “Como fazer uma boa gestão de compras: 4 práticas indispensáveis!”

Principais ferramentas estratégicas para compras

As principais ferramentas estratégicas para compras são:

1. SRM (Supplier Relationship Management);

2. ERP (Enterprise Resource Planning);

3. Análise PESTEL;

4. 5W2H;

5. 5 Forças de Porter;

6. Diagrama de Ishikawa;

7. Curva ABC;

8. Matriz SWOT;

9. Matriz de Kraljic.

Entenda cada uma em detalhes!

SRM (Supplier Relationship Management)

SRM é a sigla para o termo em inglês Supplier Relationship Management, que em português significa gestão de relacionamento com fornecedores. Trata-se de uma estratégia cujo objetivo é aprimorar a comunicação e o relacionamento comercial com os parceiros de abastecimento.

O sistema SRM é um software que se baseia nesse conceito, centraliza todos os dados e informações das empresas fornecedoras e automatiza diversas tarefas, como homologação, envio e recebimento de documentos, consultas a fontes públicas, análises e aprovações.

Incluir o SRM na lista de ferramentas para gestão de compras gera vantagens, como:

• processos mais eficientes;

• aumento de qualidade nas aquisições e contratações;

• garantia de compliance;

• otimização do relacionamento com os fornecedores desde os primeiros contatos;

• geração de dados confiáveis para embasar decisões.

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ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP significa Enterprise Resource Planning — ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. É um software de gestão empresarial que integra diversos setores de uma mesma empresa, como compras, financeiro, vendas, estoque, logística e contabilidade.

Esse sistema promove a centralização dos dados, o que facilita o controle de processos, a rastreabilidade das informações e a comunicação entre os departamentos. Assim, todos os profissionais inserem e acessam dados em tempo real, em uma única plataforma.

Inclusive, a integração de ERP com SRM resulta em vantagens, como:

• menos falhas de comunicação entre os setores da empresa;

• mais embasamento para as tomadas de decisão;

• centralização de informações com melhor aproveitamento de dados;

• aumento da produtividade dos times;

• redução de gastos e de desperdícios;

• diminuição de erros e da necessidade de retrabalho;

• aprimoramento da gestão de fornecedores.

Análise PESTEL

A análise PESTEL é uma ferramenta que analisa fatores externos que podem impactar uma organização. A sigla refere-se a essas causas:

• (P) políticos;

• (E) econômicos;

• (S) sociais;

• (T) tecnológicos;

• (E) ecológicos;

• (L) legais.

Esse recurso ajuda a entender o cenário macroeconômico e antecipar possíveis impactos nas decisões de compra.

Para utilizar a análise PESTEL, o time de compras e procurement deve avaliar como as variáveis de cada fator externo afetam a atuação dos fornecedores, os preços que cobram, a disponibilidade de insumos, os prazos de entrega e a qualidade dos itens/serviços.

Estão entre as vantagens dessa ferramenta para gestão de compras o alinhamento das aquisições ao que acontece no mercado e no mundo, a prevenção de riscos que comprometem as operações e as tomadas de decisão mais seguras.

5W2H

O 5W2H é um modelo de planejamento que estrutura as ações por meio de sete perguntas:

• What? — O quê?

• Why? — Por quê?

• Where? — Onde?

• When? — Quando?

• Who? — Quem?

• How? — Como?

• How much? — Quanto?

Essa ferramenta serve para organizar as etapas de um processo — como decisões de compras — e cada pergunta direciona como os profissionais devem agir perante os critérios que levam às escolhas certas.

O 5W2H é um recurso vantajoso porque garante clareza, evita erros de execução e facilita o acompanhamento dos resultados.

5 Forças de Porter

As 5 Forças de Porter são um modelo de análise que ajuda a mensurar o nível de concorrência em um setor. O recurso facilita identificar e entender o poder de argumentação dos fornecedores e o grau de rivalidade no mercado no qual atuam.

Essa ferramenta para gestão de compras funciona a partir da avaliação de cinco pontos:

• poder dos fornecedores;

• poder dos clientes;

• ameaça de novos entrantes;

• ameaça de produtos substitutos;

• rivalidade entre concorrentes.

O resultado permite desenvolver estratégias de negociação com os fornecedores, identificar riscos no fornecimento e criar diferenciais competitivos.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa — Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe — é um recurso visual para identificar, organizar e analisar as causas de um problema ou resultado específico de um processo.

Para a área de compras, contribui para, por exemplo, investigar falhas, atrasos ou inconsistências nos pedidos, entregas e negociações com fornecedores.

Para utilizar o Diagrama de Ishikawa, a equipe precisa definir um problema central e mapear todas as possíveis causas. Após, devem dividi-las em categorias, como materiais, mão de obra e impacto ao meio ambiente. Essa separação permite enxergar a raiz do problema com clareza.

Essa é uma ferramenta para gestão de compras que gera benefícios, como:

• facilidade na resolução de problemas complexos;

• definição mais rápida de ações corretivas;

• impedimento de repetição de falhas;

• colaboração entre os times;

• análise crítica dos processos.

Curva ABC

A Curva ABC é um método de categorização que tem como base o valor ou a relevância de cada produto, serviço ou fornecedor.

Quando utilizada como uma das ferramentas para gestão de compras, facilita a classificação dos insumos conforme o impacto financeiro que causam no estoque ou no volume total de compras da empresa.

Assim, a Curva ABC ajuda a aprimorar a gestão de estoque, definir prioridades e melhorar o controle financeiro da companhia.

Matriz SWOT

A Matriz SWOT é uma análise de ambiente interno e externo que tem como base quatro fatores: forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats).

No departamento de compras, auxilia no planejamento estratégico e no processo de escolha de fornecedores. Para utilizá-la, os profissionais responsáveis pelas aquisições precisam identificar os pontos fortes e fracos internos, além das oportunidades e ameaças externas inerentes ao processo de compras.

A Matriz SWOT facilita a análise da cadeia de abastecimento e revela quais ações e medidas maximizam resultados e minimizam riscos.

Matriz de Kraljic

A Matriz de Kraljic é uma ferramenta que classifica os itens que a empresa compra, ou serviços que contrata, conforme o risco que cada um gera para o fluxo de fornecimento e o impacto no funcionamento do negócio.

Esse recurso ajuda nas tomadas de decisão, pois revela o nível de atenção, esforço e estratégia que cada categoria precisa receber.

Para utilizá-la, é necessário agrupar os itens/serviços em grupos e distribuí-los em quatro quadrantes: estratégicos, alavancáveis, não críticos e de gargalo. Cada um exige um tipo de abordagem distinta, e é o que resulta em escolhas melhores.

Além disso, a Matriz de Kraljic evita rupturas no fornecimento e ajuda a construir uma base de compras mais sólida a partir da seleção correta dos tipos de fornecedores que a empresa precisa.

Aproveite e leia também: “O que é matriz estratégica de compras? Quais benefícios? 4 dicas para aplicar”

Como selecionar ferramentas para gestão de compras?

O passo a passo de como selecionar ferramentas para gestão de compras inclui:

1. Mapear as necessidades da empresa: avalie os gargalos, os objetivos estratégicos e o nível de maturidade do setor de compras. Essa análise evita a escolha de soluções complexas demais ou limitadas para a realidade do negócio;

2. Definir os critérios de seleção: estabeleça quais funcionalidades são indispensáveis, a exemplo de integração com outros sistemas, relatórios personalizados, automação de fluxos e controle de estoque;

3. Pesquisar diferentes tipos de ferramentas: confira quais modelos atendem melhor ao porte, segmento, rotina e às necessidades do seu negócio;

4. Analisar o custo-benefício: compare os valores de implantação, mensalidade e manutenção com os retornos que a ferramenta pode oferecer;

5. Solicitar demonstrações ou testes gratuitos para softwares: a fim de analisar, na prática, a usabilidade da solução e todos os recursos que oferece;

6. Verificar a escalabilidade da solução: confirme se o sistema tem capacidade para acompanhar o crescimento da companhia e da base de fornecedores;

7. Checar o suporte e o treinamento: certifique-se de que o fornecedor oferece atendimento técnico ágil, treinamento para os seus colaboradores e atualizações constantes;

8. Consultar feedbacks e cases de uso: pesquise depoimentos, leia as histórias de sucesso de quem já usou a ferramenta para confirmar a credibilidade e os possíveis resultados.