Gestão de estoque em compras corporativas: 5 dicas eficientes!

Uma boa gestão de estoque em compras corporativas é essencial para reduzir gastos, garantir a continuidade das operações, aumentar a eficiência operacional, colocar em prática o planejamento estratégico e evitar aquisições desnecessárias, desperdício de insumos e uso inadequado dos recursos financeiros da companhia.

Porém, os gestores e sua equipe precisam ter em mente que devem ir além da simples contabilização do que entra e do que sai dos armazéns e prateleiras para alcançar esses resultados.

Para um controle de estoque eficiente, é preciso, por exemplo, alinhar essa prática aos objetivos da companhia e encontrar fornecedores que cumprem prazos e que trabalham com precificação justa.

Quer saber como otimizar esse gerenciamento? Então, siga a leitura e confira as cinco melhores práticas para gestão de estoque em compras corporativas.

O que é gestão de compras e estoque?

A gestão de compras e estoque são conjuntos de práticas, atividades e processos internos definidos para controlar e organizar o fluxo de aquisição de insumos, matérias-primas e/ou a contratação de serviços necessários para garantir as operações de uma empresa.

Diversas tarefas fazem parte desse gerenciamento, como:

• identificação da necessidade de abastecimento;

• definição de quantidades de itens;

• administração do orçamento liberado para cada setor;

• seleção e homologação de fornecedores;

• negociação com esses parceiros comerciais;

• conferência dos itens recebidos, a fim de confirmar se foram entregues no prazo, qualidade e quantidade esperados;

• armazenamento correto;

• planejamento estratégico de bens e serviços.

Entenda mais sobre esse último item no artigo: "Planejamento da demanda de compras: realize em 5 passos!"

5 melhores práticas para gestão de estoque em compras corporativas

Estas são as melhores práticas para você realizar uma gestão de estoque em compras corporativas muito mais eficiente:

1. prever demandas e planejar a frequência de aquisições;

2. adotar tecnologias de otimização de inventário;

3. definir estratégias de controle de estoque;

4. realizar auditorias de compras regularmente;

5. aprimorar a gestão de fornecedores.

Confira os detalhes!

1. Prever demandas e planejar a frequência de aquisições 

A previsão de demanda consiste em estimar quanto é necessário adquirir de matéria-prima, ou quais serviços contratar, para garantir a continuidade das atividades da empresa. 

Para realizar essa atividade é necessário:

• definir o período de estimativa;

• usar dados históricos para prever o volume produtivo;

• alinhar o planejamento de compras às estratégias de outros setores, principalmente marketing e vendas. 

2. Adotar tecnologias de otimização de inventário 

Não há como fazer uma boa gestão de estoque em compras corporativas sem ajuda da tecnologia, concorda?

Alguns sistemas indicados para potencializar a otimização de inventário são:

• IMS (Inventory Management System): o Sistema de Gerenciamento de Estoque auxilia em atividades como controle de níveis de estoque, rastreamento de mercadorias e previsão de demandas;

• WMS (Warehouse Management System: já o Sistema de Gerenciamento de Armazém tem como foco a organização dos armazéns e centros de distribuição;

• RFID (Radio-Frequency Identification) e IoT (Internet of Things): tecnologias que realizam o rastreamento e o gerenciamento de entrada e saída de mercadorias, matérias-primas e insumos em tempo real.

3. Definir estratégias de controle de estoque 

Como comentamos, o controle de estoque ajuda na redução de custos, no uso correto de recursos e na continuidade das atividades da empresa. Porém, esse gerenciamento precisa ser bem executado para gerar resultados como esses. 

Entre as estratégias que ajudam a alcançar esse objetivo, estão:

• Just-in-Time (JIT): metodologia que alinha o volume produtivo à gestão de estoque para reduzir desperdícios, aumentar a qualidade e melhorar a eficiência dos processos;

• Análise ABC: estratégia de categorização de itens conforme sua importância e valor;

• Estoque de segurança: define os níveis adequados de estoque para evitar rupturas e não comprometer o capital de giro.

Aproveite e leia também: "Estratégias de procurement: 8 boas práticas para otimizar essa área"

4. Realizar auditorias de compras regularmente 

As auditorias de compras são essenciais para identificar questões como:

• gastos desnecessários;

• aquisições erradas;

• superfaturamento;

• corrupção de fornecedores;

• fraudes e conflitos de interesse;

• descumprimento de políticas internas, leis e normas.

É indicado realizar essa prática periodicamente, a fim de evitar que problemas desse tipo se acumulem. O prazo ideal depende do porte da empresa, da quantidade e da frequência de compras.

5. Aprimorar a gestão de fornecedores 

A gestão de estoque em compras corporativas precisa se alinhar ao gerenciamento dos fornecedores. E um dos principais motivos é que firmar parcerias estratégicas com esses parceiros comerciais ajuda a:

• reduzir custos;

• evitar desabastecimento;

• garantir a qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços.

Utilizar um SRM — Supplier Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento de Fornecedores — faz toda a diferença, porque esse tipo de solução centraliza todos os dados da rede de abastecimento e ajuda a tomar decisões mais precisas.

No SRM da Linkana, você encontra funcionalidades como:

• homologação de fornecedores;

• análise e aprovação de cadastros;

• gestão por categoria;

• consultas automáticas às informações públicas;

• fluxo de aprovação com recomendações de risco.