Como montar um fluxograma de compras? Passo a passo completo!
Independentemente do ramo de atuação, manter a organização e a padronização dos processos de aquisição de insumos e serviços terceirizados pode ajudar a potencializar os resultados obtidos por uma empresa. E uma das melhores formas de estruturar essa sistematização é aprendendo a como montar um fluxograma de compras.
Isso porque essa ferramenta ajuda em diversos pontos da gestão da cadeia de suprimentos, como: reduzir gastos com compras desnecessárias e a garantir o fluxo produtivo do negócio.
Sobre isso, vale ressaltar que toda organização conta com um departamento responsável pela aquisição de bens e matéria-prima. Esse processo, por sua vez, impacta diretamente no ritmo de fabricação e entrega dos produtos e/ou serviços comercializados pela companhia.
Apenas com essa breve explicação, já dá para ter uma boa ideia do tamanho da responsabilidade da gestão de compras, pois um simples erro é capaz de gerar diversos prejuízos empresariais, incluindo financeiros e de imagem.
Com todos esses pontos em mente, que tal descobrir o passo a passo completo de como montar um fluxograma de compras realmente eficiente para sua empresa? Continue a leitura e confira!
O que é fluxograma de compras?
O fluxograma de compras pode ser definido como um mapeamento de todas as etapas do processo de aquisição de insumos e contratação de serviços de uma empresa. Por meio dessa ferramenta visual, é possível ter uma visão macro de todas essas fases.
Com isso, os gestores e profissionais dessa área conseguem identificar gargalos e problemas operacionais, reduzir tempo e custos, engajar os colaboradores em busca de um objetivo comum, entre diversos outros pontos relacionados.
Aqui, vale salientar que o processo de compras é iniciado assim que algum recurso é demandado. Após a solicitação, é necessário estruturar o processo para que não haja erros e perdas de prazos que possam inviabilizar alguma atividade empresarial.
Comumente, quem recebe todos os pedidos da empresa é o departamento de compras, vindos dos mais diversos canais, tais como e-mail, telefone, pessoalmente ou intranet, dependendo do modelo de trabalho do negócio.
Por isso, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para que o processamento seja feito de modo padronizado, sem confusão, atritos, ruídos ou problemas entre a área que solicitou e a que efetivou a aquisição.
Dica! Não deixe de ler este artigo: "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"
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Por que criar um fluxograma de compras? 7 vantagens!
Como já foi ressaltado aqui, é extremamente importante os responsáveis pela área de compras elaborar um fluxo de trabalho objetivo, completo e claro para que a dinâmica e o dia a dia desse departamento siga fluído, assertivo e rentável.
Mas antes de falarmos como montar um fluxograma de compras para chegar a esses resultados, confira alguns dos diversos benefícios você e seu time podem obter ao usar essa ferramenta:
padronização das operações;
obtenção de visão macro e otimizada de todo o processo de compras;
melhora do entendimento sobre divisão de demandas;
aprimoramento do acompanhamento da execução das atividades;
maior clareza e transparência para todos os envolvidos;
agilidade da rotina de trabalho;
identificação mais clara sobre os responsáveis e a ordem das tarefas que precisam ser executadas.
Como montar um fluxograma de compras? 5 passos
O passo a passo sugerido que você siga para montar um fluxograma de compras para o seu negócio é:
Identifique e converse com os responsáveis pelas compras
Estabeleça objetivos e metas
Registre o fluxograma de compras atualmente usado
Crie o fluxograma de compras ideal
Monitore os resultados
1. Identifique e converse com os responsáveis pelas compras
Quem será a pessoa encarregada de gerir o mapeamento do processo de compras? Quem fará parte dessa equipe? Quais são as responsabilidades de cada envolvido? Essas são algumas das primeiras perguntas que você precisa responder antes de começar a montar o fluxograma de compras do seu negócio.
Outro ponto importante é conversar com todos que fazem parte do fluxo de compras, perguntando cada detalhe dos processos de trabalho a fim de entender como as operações são executadas na prática.
O objetivo de entrevistar os profissionais envolvidos não é o julgamento, mas, sim, o entendimento de qual dinâmica está sendo adotada até o momento.
Por isso, seja gentil e ouça com atenção. Aqui, é indispensável que o colaborador confie em quem está fazendo as anotações, sem se sentir coagido ou constrangido por sua atuação nesse processo.
2. Estabeleça objetivos e metas
Após ouvir os envolvidos nas atividades de compras e saber quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo, é hora de elaborar a estratégia. Essa, por sua vez, só pode ser estruturada com foco em objetivos mensuráveis.
Por isso, reúna o time e defina metas de curto, médio e longo prazo, com datas possíveis de atendimento para entregas.
Sobre isso, pense em questões como:
O que você precisa mudar no processo atual?
O que gera desperdício de tempo ou de custos?
Qual parte precisa ser alinhada à estratégia corporativa?
O que e como fazer para otimizar o fluxo de compras?
Os objetivos podem ser relacionados aos aspectos operacionais ou mais estratégicos, por exemplo:
redução de gastos desnecessários para ajudar a elevar a competitividade da empresa no mercado de atuação;
mudanças no processo de compras para atender a um novo modelo de negócio ou de gestão;
resolução de problemas na comunicação entre setores ou dentro do próprio departamento de compras;
diminuição da burocracia que resulta em atraso no tempo de reposição de materiais e insumos;
má escolha dos recursos comprados, gerando aquisições de baixa qualidade ou com valor acima do esperado;
falta de padronização dos processos da área;
escolha equivocada de fornecedores;
atrasos constantes no recebimento de insumos e, consequentemente, na entrega dos produtos ao cliente final da empresa.
3. Registre o fluxograma de compras atualmente usado
O terceiro passo de como montar um fluxograma de compras consiste em olhar para atrás e fazer um levantamento do fluxo atualmente utilizado pelo setor.
Por esse motivo, para entender verdadeiramente o que está acontecendo e a forma que as atividades são realizadas, é bastante interessante desenhar a atual dinâmica adotada.
Para facilitar essa visualização, você pode utilizar um quadro branco, uma folha de papel ou um computador, registrando de uma maneira que facilite a compreensão de todo o processo de compras usado no momento.
A partir dessa base fica mais fácil seguir para os passos seguintes e, com isso, montar um fluxograma de compras realmente alinhado com as novas necessidades da companhia.
4. Crie o fluxograma de compras ideal
Após compreender como o fluxo do setor de compras estava acontecendo, chegou o momento de construir o fluxograma desejado.
Com a análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas, elabore uma versão desejada do mapeamento de compras.
Não se esqueça de simplificar e automatizar ao máximo cada etapa, principalmente as questões relacionadas à burocracia excessiva.
5. Monitore os resultados
Com o fluxograma estruturado é a hora de implementá-lo no negócio. Mas não pense que o trabalho acaba a partir do momento que ele é compartilhado e colocado em prática.
É indispensável que os responsáveis acompanhem as tarefas executadas e vejam se estão sendo cumpridas de acordo com as novas diretrizes.
Se for preciso, faça mudanças e adaptações. Afinal, a dinâmica de trabalho é mutável e o fluxograma de compras precisa acompanhar essas transformações, ou seja, a melhoria precisa ser contínua.
E por falar em adequações, tenha em mente que o passo a passo de como montar um fluxograma de compras que acabamos de explicar deve seguir de inspiração para a montagem do ideal para a sua empresa.
A gestão de compras precisa ser flexível para aceitar modificações e transformações, para que se adequem com precisão à rotina de trabalho e ao planejamento estratégico empresarial.
Somente dessa forma consegue-se realmente alcançar os resultados esperados para o crescimento da companhia.
Qual modelo de fluxograma usar?
Calma, que ainda não acabou! Afinal, o aprendizado sobre como montar um fluxograma de compras precisa abordar a teoria e a prática, não é mesmo? Por isso, mostraremos agora alguns modelos de ferramentas de fluxo mais usadas pelas empresas.
Saiba ainda que a palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional. Mas, na prática, ela representa uma das notações que podem desenhar os processos. O que muda de uma notação para outra são seus ícones.
Conheça as principais notações:
Fluxograma: disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint);
EPC (Event-driven Process Chain);
UML (Unified Modeling Language);
IDEF (Integrated Definition Language);
Value Stream Mapping;
BPMN (Business Process Model and Notation);
Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de compras para o seu negócio, coloque a mão na massa!
O ideal é monitorar constantemente o processo e envolver a todos do time, pois o sistema de melhoria contínua deve ser feito por toda a equipe.
Como melhorar a gestão de compras do seu negócio?
O fluxograma de compras é apenas uma das diversas ferramentas que podem ser usadas para aprimorar o gerenciamento desse setor. No dia a dia, os profissionais precisam de muito mais do que apenas diretrizes para realizarem suas atividades.
O uso de sistemas próprios de gestão de fornecedores, por exemplo, ajuda a aprimorar todas as etapas de contratação de empresas fornecedoras, indo da identificação das mais aptas à efetivação do contrato.
Como reflexo, o fluxo de compras também é melhorado, visto que o seu negócio contará com fornecedores qualificados, comprometidos e empenhados para atender sua empresa.
Como a Linkana pode ajudar nesse processo?
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Com isso, terão vantagens como:
redução da carga de trabalho dos compradores;
aumento da produtividade;
diminuição da burocracia e do ruído para solicitar documentos e informações aos fornecedores;
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