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Como estruturar um departamento de compras? 4 passos fundamentais

Written byLeo Cavalcanti

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May 8, 2023

May 8, 2023

May 8, 2023

Se sua equipe não toma o cuidado necessário na hora de precificar o estoque, está na hora de entender como estruturar um departamento de compras. 

Afinal, um setor de compras bem planejado é capaz de virar o jogo e transformar uma necessidade em oportunidade de economia. Isso porque a compra de insumos pode diminuir os custos e maximizar os lucros, além de aumentar a eficiência dos demais setores.

Por isso, é preciso se atentar a alguns pontos importantes nas etapas de planejamento, definição de política da empresa, qualificação de fornecedores e gestão de riscos. 

Bateu a curiosidade de saber como isso funciona? Então siga a leitura deste artigo! Nele, falaremos sobre como funciona o departamento de compras e como você pode aprimorar essa atividade na sua companhia. Confira!

Qual a responsabilidade do setor de compras de uma empresa?

De maneira direta, os responsáveis por esse setor têm como incumbência adquirir matéria-prima, insumos, bens ou serviços essenciais para o funcionamento das engrenagens de uma empresa.

Porém, essa tarefa não é tão simples. O departamento de compras precisa identificar a melhor forma de realizar uma aquisição e colocar sua força em movimento, sem sobrecarregar nenhum setor e, ao mesmo tempo, manter um ritmo harmonioso — daí a importância do setor de procurement.

Em outras palavras, as funções do departamento de compras são dar munição e gatilho para otimizar as ações da organização, certificando que os custos sejam decrescentes e os ganhos relevantes.

Dica! Leia também: "5 passos de um processo de qualificação de fornecedores"

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Como estruturar um departamento de compras em 4 etapas? 

O segredo para estruturar um departamento de compras consiste em dar passos, como estes:

  1. planejamento;

  2. gestão de fornecedores;

  3. negociação;

  4. avaliação.

Cada uma dessas fases é composta por subdivisões responsáveis por sustentar o setor de procurement da empresa. Além disso, elas garantem que a aquisição de produtos e serviços colabore para o alcance das metas. Entenda, agora, cada uma delas.

1. Planejamento

O planejamento é o ponto de partida para qualquer operação de sucesso, principalmente em empresas que têm metas ambiciosas de crescimento. Por isso, um plano de negócios também está presente neste guia sobre como estruturar um departamento de compras.

Nessa etapa, defina a política interna da instituição. Isso inclui desenhar as diretrizes que regem os departamentos internos, estabelecer as normas de conduta e capacitar os colaboradores para colocar a política em suas ações.

O próximo passo seria estabelecer os objetivos do departamento de compras. Com base nas principais responsabilidades, eles devem envolver os seguintes pontos:

  • aquisição de produtos e serviços em quantidade e nível de qualidade precisos;

  • pesquisar o mercado para obter tais produtos e serviços ao menor custo, no padrão de qualidade estabelecido;

  • encontrar fornecedores confiáveis e manter uma relação promissora com eles;

  • gerenciar processos internos para manejar esses recursos e interagir com os fornecedores.

A partir dessas propostas iniciais, o último passo do planejamento é definir funções e responsabilidades. Basicamente, isso significa estabelecer quem ficará responsável por especificar cada compra, selecionar o fornecedor, negociar as condições e emitir os pedidos, entre outras funções.

2. Gestão de fornecedores 

Podemos considerar que a gestão de fornecedores é um ato complexo, já que envolve as operações de terceiros. Em paralelo, o departamento de compras precisa lidar com alianças estratégicas e potenciais riscos de parceiros comerciais.

Dito isso, a gestão de fornecedores inclui:

  • gestão e matriz de risco de fornecedores: a gestão de riscos de fornecedores envolve identificar as pendências e falhas encontradas no processo de compliance não prejudiquem a empresa, antecipando e classificando ameaças em uma matriz de riscos;


  • processo de qualificação de fornecedores: consiste na análise de compliance e governanças corporativas de fornecedores. Seu papel é coletar dados, documentos e certificados de fornecedores para garantir que eles se encontrem em conformidade junto à legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e socioambientais;


  • listagem e manutenção de fornecedores homologados: por fim, temos a listagem de fornecedores homologados, ou seja, aqueles que comprovaram o compliance no processo de qualificação e estão aptos a compor a cadeia de suprimentos da sua empresa. Essa etapa também inclui o processo de monitoramento e manutenção de fornecedores, a fim de garantir que eles permaneçam em conformidade com o passar do tempo.


3. Negociação 

A terceira etapa consiste em organizar a tarefa de negociação com fornecedores homologados.

Dificilmente uma empresa conta com apenas um fornecedor, o que, por si só, representa um grande risco à operação. Com diferentes fornecedores homologados na sua supply chain, é importante que cada necessidade tenha um orçamento aberto para diferentes tipos de fornecedores. 

A partir disso, é possível negociar o menor custo possível, desde que não comprometa o padrão de qualidade estabelecido na política da empresa.

4. Avaliação

Nesta fase, o departamento de compras considera fatores ligados ao pedido de compras, como o lead time, a precisão dos produtos requisitados e o prazo de pagamento, entre outros KPIs para compras. 

Esses indicadores são essenciais para analisar o desempenho dos fornecedores e conferir se os pedidos entregues estão integrados ao fluxo de produção da empresa.

Se você quiser entender melhor quais são os principais indicadores para o departamento de compras, veja o vídeo do Anderson R. Ferreira sobre o assunto:

Como aprimorar o departamento de compras de uma empresa? 

A partir das etapas de como estruturar um departamento de compras, o setor de procurement estará mais capacitado para tomar decisões estratégicas na aquisição de insumos, além de monitorar as duas pontas da cadeia de suprimentos: da entrada de matéria-prima à saída de produtos.

Para facilitar esse funcionamento e aumentar a concentração do departamento de compras em decisões importantes, é fundamental colocar à sua disposição dos colaboradores da área ferramentas inteligentes para otimizar a execução das tarefas.

Este é o caso da Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

Somos especializados em e-procurement, checagem de compliance e governança corporativa, por meio de processos automatizados e eficientes. O objetivo é diminuir a burocracia da qualificação de fornecedores e mitigar riscos.

Além disso, somente a solução da Linkana resolve a maior falha do mercado de procurement da atualidade, que é a ausência de uma fundação de dados de fornecedores compartilhada.

O que é a base de dados de fornecedores compartilhada da Linkana?

A fundação, ou base de dados de fornecedores compartilhada da Linkana, consiste em perfis de empresas fornecedoras devidamente preenchidos e padronizados, com dados e documentos que são reaproveitados em rede, por meio do compartilhamento de informações atualizadas entre múltiplos compradores.

Entre as diversas vantagens que seu time de compras e procurement obtém ao utilizar esse recurso estão:

  • processos de busca de fornecedores otimizado, automatizado e sem burocracia;

  • aumento da produtividade;

  • onboarding de fornecedores realizado em menos tempo;

  • análise de riscos realizada mais precisamente, entre muitas outras!

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