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Centralização de compras: o que é e quais são as vantagens?

Written byLeo Cavalcanti

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May 7, 2023

May 7, 2023

May 7, 2023

Centralização de compras é processo no qual a aquisição de insumos, matéria-prima e serviços necessários para o fluxo produtivo de uma empresa acontece por meio de uma única fonte. 

Dependendo do porte do negócio, essa fonte pode ser um profissional designado exclusivamente para essa tarefa, ou um departamento inteiro que tenha apenas essa responsabilidade.

Quanto à implementação de uma estratégia desse tipo, é muito importante que você tenha em mente que existem diversas maneiras de estruturar o processo de compras da sua empresa. 

Nesse cenário, uma das formas de fazer isso é conhecendo melhor conceitos como descentralização e centralização de compras, bem como as vantagens que cada um deles oferece.

Por isso, neste artigo, trouxemos os três tipos mais comuns de compras centralizadas e o contexto que melhor se adequa a cada um. Siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo.

O que é centralização de compras? E descentralização de compras?

Como os próprios nomes sugerem, centralização de compras é um processo no qual todos os pedidos de aquisições são direcionados para uma única área ou profissional da empresa, os quais se tornam responsáveis por todas as etapas que envolvem essa tarefa.

Já a descentralização de compras segue o caminho inverso, ou seja, refere-se a um processo de aquisição no qual é preciso contatar diversos setores da companhia, até que o item ou serviço seja efetivamente comprado.

Exemplo de centralização e descentralização de compras

Para que esses contextos fiquem mais claros, imagine o seguinte cenário: você ocupa o cargo de gestão em uma empresa ou, até mesmo, presencia um processo de aquisição indiretamente.

Após uma longa avaliação de qual seria a melhor ferramenta para lidar com o processo X do negócio, você conclui que será necessário adquirir um novo software para a área de TI.

Esse novo sistema será usado por toda a empresa, mas como sua área foi a principal interessada, você mesmo endereça a necessidade de adquiri-la. 

Porém, aqui vem, por vezes, uma parte difícil: como — ou melhor dizendo, para quem —  você vai solicitar a compra dessa ferramenta?

É claro que você não será capaz de adquiri-la sozinho. Então, pergunta para seu superior direto como abrir o processo de compra e logo é retornado com a seguinte pergunta:

“Qual é o valor anual da ferramenta?”

Ao respondê-lo, por exemplo, que a ferramenta custaria anualmente em torno de US$100,000, há aquele pequeno silêncio de alguns minutos no chat: será que a ferramenta é muito cara? 

Enfim, surge uma resposta: você precisará fazer uma solicitação ao setor financeiro, abrindo um ticket explicando a necessidade da aquisição.

Mas, afinal, por que seu chefe fez essa pergunta a você? E por que o setor financeiro precisa analisar a compra, sendo que a ferramenta é de TI?

Esse processo retrata claramente um processo de compra híbrido entre o centralizado e o descentralizado. Todavia, quais são as vantagens de adotar esse processo e, ainda, há vantagens em adotar um processo de compras apenas centralizado ou descentralizado?

Responderemos sobre isso logo adiante!

Dica! Leia também: "Melhores técnicas de compras para negociar com fornecedores"

Quais são as vantagens da centralização de compras?

Um processo centralizado de compras retrata a aquisição de potenciais ferramentas, produtos, cursos e/ou outros serviços feitos por apenas uma área específica

Como no exemplo citado acima, o centralizador pode ser a própria área financeira, ou outro setor ou profissional designado para essa tarefa.

Isso significa que mesmo que coordenador, gerente ou até mesmo uma pessoa que ocupe a cadeira de presidência, não terá a autonomia de realizar uma compra sem antes abrir um ticket para ser aprovado (e muitas vezes a aquisição executada) pela área central.

Lembrando que uma boa estratégia para o setor de compras é fundamental para aprimorar os resultados. Por isso, é tão importante verificar qual se enquadre melhor às necessidades da sua empresa.

Contudo, no que se refere, especificamente, às vantagens de adotar esse processo, as que mais se destacam são:


  • padronização de processos;


  • mais equilíbrio e priorização no uso das verbas;


  • aprimoramento do controle das finanças.


Padronização de processos

Ao tornar uma área a responsável direta por todas as aquisições em uma empresa, por meio da centralização de compras, os processos se tornam mais padronizados e, portanto, mais confiáveis. 

Além disso, é possível seguir um planejamento de compras e usar os recursos financeiros com maior inteligência.

Não é difícil imaginar potenciais confusões e erros humanos que podem ser gerados se, por exemplo, cada gestor tiver a autonomia de realizar compras de centenas de milhares de reais.

Então, como garantir que a compra foi feita de maneira segura? E como atestar a segurança dos dados do cartão da empresa? Somado a essas questões, como realmente saber que aquela aquisição já estava aprovada por todas as pessoas que deveriam aprová-la?

Por fim, times que têm mais conhecimento sobre contabilidade, certamente, poderão pensar na melhor forma de executar uma compra para o momento financeiro atual do negócio.

Por exemplo: saber quais dias são os autorizados para realizar determinadas compras, quanto tempo deve se esperar para a aprovação de uma aquisição, entre outros.

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Mais equilíbrio e priorização no uso das verbas

Ao centralizar as compras, você aumenta as chances de o time responsável ter uma visão mais ampla do cenário de aquisições da empresa. 

Na prática, isso significa que aquela área será capaz de priorizar determinadas aquisições em detrimento a outras, por exemplo, em um momento no qual não há verba o suficiente para adquirir mais de uma nova ferramenta.

Ainda, mesmo que haja verba disponível, pode não ser positivo para o balanço da empresa contratar um novo software naquele determinado mês e/ou dia do mês e, sim, aguardar para o próximo ciclo.

Aproveite e leia também: "Compras estratégicas: descubra a importância e entenda como aplicar na sua empresa"

Aprimoramento do controle das finanças

Por fim, a centralização das compras propicia um melhor controle das finanças da empresa, pois, ao definir uma área responsável, há uma maior visibilidade das compras executadas em um determinado período.

Assim, mesmo em caso de dúvidas, fica muito mais fácil recorrer a um time do que tentar descobrir quem foi o comprador em meio a todos os funcionários — mesmo que de cargos de liderança — da empresa.

Quais são as vantagens da descentralização de compras?

Apesar de a centralização ser muito interessante em vários pontos, é pertinente lembrar que nem tudo são flores e, assim, há também vantagens em não adotar uma postura centralizadora. 

As duas principais são:


  • maior autonomia para os times;


  • mais agilidade nos processos.


Maior autonomia para os times

Ao tornar o processo de compras descentralizado, os times têm mais autonomia para adquirir ferramentas que julgarem úteis, desde que cumpram alguns critérios, como um teto de gasto.

Assim, há um maior empoderamento das equipes, ao dar independência para tomar as decisões que sugerem ser boas para o negócio.

Mais agilidade nos processos

Por fim, uma vantagem clara da descentralização de compras é uma maior agilidade que isso atribui aos processos de aquisição de alguma ferramenta, equipamento e/ou serviço.

Isso porque, nesse formato, não há a necessidade de que seu pedido entre em uma longa fila de espera, aguardando para ser analisado por um dos raros responsáveis pela aprovação, o que pode demorar de dias até meses, dependendo da empresa.

Quais outras formas de melhorar a gestão de compras do seu negócio?

Além de definir a ordem e os formatos dos processos de aquisição, usar a tecnologia como aliada é um dos caminhos mais indicados para melhorar a gestão de compras do seu negócio.

Isso porque não basta saber o que e como comprar, mas de quem adquirir. Neste ponto, entra a importância de encontrar fornecedores compatíveis com as necessidades e realidade da sua empresa.

Para isso, contar com uma base de dados de fornecedores compartilhada otimiza essa jornada, deixando-a muito mais dinâmica, desburocratizada, prática e rápida de ser realizada.

O problema é que a ausência de uma fundação de dados de fornecedores compartilhados é a maior e mais significativa falha dos sistemas de procurement disponíveis atualmente no mercado.

Pensando em resolver essa questão, a Linkana desenvolveu o Perfil Universal do Fornecedor.

Com os perfis de fornecedores compartilhados da nossa solução, dados e documentos de empresas fornecedoras são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

Ao usar essa solução, a busca por fornecedores compatíveis com o seu negócio é realizada em bem menos tempo, e com diminuição de riscos, entre diversas outras vantagens.

Quais são os outros diferenciais da Linkana?

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