Saber negociar com fornecedores e conseguir as propostas com o melhor custo-benefício é essencial para qualquer empresa que lide com a aquisição de materiais, insumos, produtos e serviços. Mas a sua organização tem usado as técnicas de compras mais eficientes para isso?
O setor de compras tem uma tarefa estratégica dentro da sua instituição: a de fazer aquisições aliando a excelência na qualidade dos produtos adquiridos junto com um controle de gastos. Por isso, é fundamental utilizar técnicas de compras, pois elas trazem como benefícios um gerenciamento financeiro com maior equilíbrio e melhores preços e prazos.
Quer descobrir como conquistar essas vantagens na prática? Confira as seis melhores técnicas de compras.
Quais são as melhores técnicas de compras? 6 soluções
As técnicas de compras apresentadas aqui podem ser adotadas por todo tipo de negócio, independentemente do seu tamanho, pois elas auxiliam a alcançar os objetivos das organizações de maneira mais rápida, além de reduzir custos e melhorar as condições das transações. Entenda cada uma delas em detalhes abaixo!
1 – Faça um planejamento de compras e estabeleça prioridades
A primeira técnica de compras que a sua organização precisa conhecer é o planejamento de compras e o estabelecimento de prioridades.
Ao programar o processo de compras, a sua empresa é capaz de se preparar de maneira apropriada para diferentes tipos de cenários econômicos e de fornecimento de materiais.
Ao fazer esse planejamento, é crucial determinar seus objetivos em relação a prazos de entrega, descontos e formas de pagamento.
Assim, é possível compreender os seus limites, estabelecer suas prioridades e não aceitar ofertas que não se encaixam dentro desse escopo. Isso evita escolhas erradas e impactos negativos na saúde financeira do seu empreendimento.
Ao negociar com os fornecedores, mostre quais são as suas prioridades e objeções, dessa forma eles podem oferecer soluções para a sua necessidade e isso aumenta o seu poder de aquisição.
2 – Pesquise bem os fornecedores antes de fechar negócio
Depois de fazer um planejamento e determinar prioridades, a próxima técnica de compras diz respeito a pesquisar os fornecedores, com o intuito de garantir os melhores produtos, serviços e ofertas.
Para isso, a sua organização precisa estar munida de informações primordiais sobre eles, como documentos e certidões atualizadas, além de investigar outros dados relevantes para a hora da negociação.
Isso é importante porque a falta de conhecimento sobre os possíveis parceiros comerciais pode levar a decisões ruins. Por isso, levante todas as possibilidades do mercado, pesquise com bastante atenção e considere cada detalhe.
Defina os critérios de avaliação deles, ponderando a sua reputação e o seu histórico, e observe alguns pontos como:
- comprometimento;
- prazo de entrega;
- variedade de produtos;
- qualidade dos materiais;
- capacidade produtiva;
- saúde financeira do negócio;
- riscos operacionais e reputacionais.
Além de fazer essa avaliação prévia, é indispensável que a sua organização monitore todo o desempenho deles ao longo do contrato, para conferir se as promessas estão sendo cumpridas.
3 – Invista em parcerias duradouras e confiáveis
Como os fornecedores têm um papel vital na rotina do seu empreendimento, é interessante investir na fidelização daqueles que se mostram confiáveis. Isso significa que eles têm produtos de qualidade, entregas no prazo, preço justo e boa negociação.
É imprescindível demonstrar que você valoriza essa relação e fortalecer esse laço para garantir transações mais confortáveis e ter um consenso com mais facilidade.
Isso pode ser atingido ao firmar parcerias de longa duração com vantagens para ambos e também por meio da oferta de benefícios aos parceiros comerciais, como veremos abaixo.
4 – Ofereça benefícios aos seus parceiros comerciais
Entre os benefícios que você pode ofertar ao seu fornecedor estão fazer pagamentos à vista ou se comprometer a assinar contratos de longo prazo.
Lembre-se que o outro lado da transação não é um adversário, e que ninguém precisa sair perdendo para o outro também ter vantagens. Afinal, a negociação busca um consenso, para que ambos saiam vencedores.
Para isso, a parceria deve ser construída por meio de um relacionamento harmônico e equilibrado.
5 – Seja flexível na negociação
Outra técnica de compras proveitosa é ser flexível na hora de negociar. Esteja aberto ao diálogo e saiba escutar o que o fornecedor pode oferecer, assim fica mais fácil articular as suas demandas específicas com o que ele propõe.
Por meio do planejamento, você já sabe quais são seus objetivos, preços ideais, prazos e objeções, ou seja, já entende onde e como é possível adaptar as suas solicitações.
O processo de compras é bilateral, ou seja, em muitos casos é preciso abrir mão de algo para que o acordo final seja bom.
Seja firme, mas tenha maleabilidade para fechar um bom contrato, desse modo você pode ter um desconto e manter os pagamentos em dia.
Uma sugestão é usar a técnica dos 10%, na qual você define um limite do orçamento e reduz em 10% para ganhar uma flexibilidade na hora de negociar, caso a sua oferta inicial não seja aceita.
6 – Tenha uma vendor list atualizada
A vendor list nada mais é do que uma lista de todas as empresas e prestadores de serviço que a sua organização prefere no processo de aquisições.
O objetivo dela é manter um padrão de qualidade nas entregas e também impor aos parceiros comerciais uma série de exigências, para que sejam responsáveis pelo descumprimento de eventuais normas contábeis ou regulatórias.
Ao manter uma lista de fornecedores atualizada, a sua organização consegue diferentes cotações e fontes de insumos, para sempre ter um plano B, caso algum parceiro não possa atender ao seu pedido no prazo ou preço fixado.
Essa técnica de compras também é útil para se relacionar bem com os seus parceiros comerciais preferidos, para que eles saibam que você tem boas alternativas. Consequentemente, a tendência é fechar negócios mais facilmente e com valores mais atrativos.
Bônus: invista na tecnologia para facilitar as compras
A tecnologia é capaz de aperfeiçoar o processo de compras, por meio de programas que automatizam tarefas como a homologação de fornecedores, gestão de documentos e controle de cotações e pedidos.
Centralizar esse tipo de informação em um só lugar agiliza o trabalho do setor de compras e otimiza o processo de aquisições, tornando-o mais organizado, dinâmico e seguro.
A sua instituição já adota as melhores soluções tecnológicas na hora de cadastrar e homologar os seus fornecedores?
Para isso, você pode contar com um software como a Linkana, responsável pelo processo de cadastro, certificação e homologação de empresas terceirizadas de maneira ágil e segura, facilitando o trabalho do setor de compras, finanças e compliance.
A Linkana permite a consulta das bases de informações públicas e privadas, uma ação fundamental para avaliar a saúde financeira, processos legais existentes e cumprimento das principais normas vigentes por parte de um empreendimento comercial, para assegurar a sua confiança e credibilidade.
O resultado de tudo isso é a contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para a empresa contratante, em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.
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