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Gestão de Fornecedores

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Como automatizar a homologação de fornecedores? 3 passos!

Written byLeo Cavalcanti

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November 27, 2023

November 27, 2023

November 27, 2023

Saber como automatizar a homologação de fornecedores trará para sua empresa muito mais eficiência, praticidade, padronização e otimização de processos, aumento da produtividade dos profissionais responsáveis por essa atividade, redução de erros, aprimoramento da gestão de riscos, entre diversas outras vantagens relacionadas.

O motivo de resultados tão significativos como esses é que o time de compras e procurement deixa de realizar a homologação das empresas fornecedoras manualmente, e passa a contar com uma ferramenta tecnológica que realiza essa tarefa em poucos cliques.

Outro benefício alcançável com essa prática é que o tempo necessário para execução dessa atividade diminui, deixando os profissionais livres para se dedicarem a questões mais estratégicas, a exemplo de estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores.

Como você pôde ver apenas com essa explicação inicial, reduzir trabalhos manuais na homologação de fornecedores — por meio automatização — traz uma série de retornos positivos para o seu negócio, concorda?

E como tornar isso uma realidade na sua empresa? Como centralizar dados de fornecedores para otimizar esse processo? Qual solução usar para atingir resultados tão bons?

Siga a leitura deste artigo e confira, em detalhes, tudo sobre esse tema, incluindo quais erros não cometer e como automatizar a homologação de fornecedores da sua companhia.

Quais os principais erros na homologação de fornecedores?

Para saber como ser mais eficiente na homologação de fornecedores, um dos primeiros passos é identificar os erros que comumente são cometidos durante a realização dessa atividade. 

Ao ter essa visão, você e seu time de compras e procurement estarão cientes de quais falhas precisam evitar, o que contribui para otimizar esse processo e obter muito mais resultados com ele.

Pensando dessa forma, os principais erros na homologação de fornecedores que não devem ser cometidos são:

  • considerar apenas o preço;

  • não solicitar a documentação necessária;

  • ignorar o atendimento a boas práticas ESG;

  • deixar de verificar questões trabalhistas;

  • não automatizar o processo de homologação.

1. Considerar apenas o preço

A homologação de fornecedores é um processo que tem como objetivo promover a escolha do parceiro ideal para compor a cadeia de abastecimento de um negócio

Para isso, a empresa fornecedora precisa atender a uma série de critérios, que devem estar alinhados com as necessidades, cultura e valores da companhia contratante. Quanto a isso, cada empresa tem total liberdade para definir os requisitos que um fornecedor precisa cumprir para ser contratado.  

Em meio a todos os parâmetros que podem ser adotados, o preço não pode ser o principal deles. 

Ainda que sejam extremamente importantes para manter a saúde financeira da companhia, os valores praticados pelos fornecedores precisam estar alinhados também à qualidade. Do contrário, os produtos e/ou serviços entregues aos clientes finais correm o risco de serem seriamente afetados.

Dica! Aproveite e leia também: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

2. Não solicitar a documentação necessária

A consulta do cartão CNPJ do fornecedor é uma das primeiras etapas da homologação de fornecedores. Pelo Cadastro Nacional de Pessoa Jurídicas, é possível verificar o status da empresa junto à Receita Federal, porte, descrição da atividade econômica, entre outras informações que ajudam a escolher um parceiro de negócio.

Porém, esse não deve ser o único documento analisado. Para não errar no processo de homologação, não deixe de solicitar também os característicos do ramo de atuação, a exemplo de certificações, licenças ambientais e outros relacionados.



3. Ignorar o atendimento a boas práticas ESG

Por falar em licença ambiental, negligenciar a análise das práticas ESG adotadas pelo fornecedor é outro erro de homologação que não pode ser cometido. Isso porque, se essa empresa atuar em desacordo com questões socioambientais e de governança, poderá elevar os riscos para o seu negócio caso a contrate.

Em situações como essa, sua companhia pode ter problemas reputacionais, de imagem, jurídicos, financeiros, entre outros relacionados.

Entenda mais sobre esse impacto lendo o artigo: "ESG de fornecedores: quais impactos causam na sua supply chain?"

4. Deixar de verificar questões trabalhistas

As questões trabalhistas seguem a mesma linha. Contudo, ainda há muitos profissionais de procurement que deixam de verificá-las, acreditando que a gestão de funcionários do fornecedor é apenas de responsabilidade dele.

Apenas para você ter uma ideia, a Lei da Terceirização — Lei n° 13.429 de 31 de março de 2017 — diz que a contratante tem responsabilidade subsidiária sobre os débitos da terceirizada. 

Um exemplo disso é, se os salários dos colaboradores terceirizados não forem pagos, cabe a quem contratou arcar com essa despesa.

Somado a esse ponto, fornecedores envolvidos com práticas trabalhistas ilegais, como uso de mão de obra escrava ou infantil, também trazem uma série de riscos reputacionais e jurídicos para que os contrata.

5. Não automatizar o processo de homologação

Por fim, realizar o processo de homologação manualmente é outro grande erro, pois isso potencializa as falhas, eleva o tempo necessário para a finalização dessa atividade e afeta negativamente a produtividade dos profissionais de compras e procurement. 

A melhor forma de evitar tudo isso, e obter os resultados que citamos logo na abertura deste artigo, é adotando sistemas próprios para a automatização da homologação de fornecedores.


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E como automatizar a homologação de fornecedores?

O processo de como automatizar a homologação de fornecedores é composto por três passos principais, que são:

  • identifique as necessidades da sua empresa;

  • pesquise no mercado soluções que supram essas carências;

  • opte por um sistema robusto que automatize várias etapas da homologação.

1. Identifique as necessidades da sua empresa

Cada empresa tem um fluxo de homologação próprio. Por isso, antes de buscar um sistema para automatizar essa atividade, você deve levantar como esse processo é feito no seu negócio, a fim de identificar quais partes podem ser melhoradas.

A ideia, portanto, é verificar quais são os setores envolvidos na homologação de fornecedores, como é a dinâmica de transferência de uma etapa para outra, quem são os responsáveis, entre outros pontos relacionados que formam o fluxograma dessa atividade.

2. Pesquise no mercado soluções que supram essas carências

Com o fluxo devidamente definido, o segundo passo de como automatizar a homologação de fornecedores consiste em fazer uma boa pesquisa de mercado para encontrar um sistema que se alinhe às necessidades da sua empresa.

Existem diversos tipos de softwares de gestão de fornecedores disponíveis. O ideal é aquele que atende especificamente à demanda apresentada pelo seu negócio, que ajude a elevar a produtividade dos times, e a identificar de forma otimizada os melhores fornecedores para a sua companhia.

3. Opte por um sistema robusto que automatize várias etapas da homologação

A homologação de fornecedores é composta por diferentes etapas, tais como:

  • envio do convite à empresa fornecedora;

  • preenchimento do formulário pelo potencial parceiro;

  • revisão das informações e documentos enviados;

  • entre outras.

É fundamental que todas sejam automatizadas pelo sistema escolhido. Do contrário, ficarão atividades que continuarão sendo feitas manualmente, e isso não é o ideal, concorda?

Um software que garante a automatização de todas as etapas desse processo é o oferecido pela Linkana. Com esse sistema, você e seu time de compras e procurement analisam e homologam fornecedores em poucos segundos, e não mais em semanas. 

Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e confira tudo o que oferecemos!

https://youtu.be/T4CMXDrgswQ?si=OU2HzQg8gE_7WLoD

Como automatizar a homologação de fornecedores com a Linkana?

Ao automatizar a homologação de fornecedores da sua empresa com a ajuda da Linkana, você tomará decisões de fornecimento da mesma maneira que as maiores corporações do Brasil: utilizando nossos Perfis Universais de Fornecedores, que conta com informações padronizadas de cadastro, risco, ESG e D&I.

Além disso, seu processo de homologação se tornará muito mais preciso, prático e dinâmico, pois nosso sistema conta com alertas e notificações que apontam em qual etapa o fornecedor está, compartilhamento de status via link que pode ser enviado a pessoas externas ao software, e muito mais!

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