Etapas de strategic sourcing: evite 4 erros na implementação em sua empresa

Foi-se o tempo em que a área de Procurement de uma empresa era responsável apenas pela compra de insumos e matérias-primas. Atualmente, esse setor ganhou um papel estratégico nas empresas, apoiando as outras equipes para que elas tenham o máximo de aproveitamento dos recursos financeiros e de estoque.

E para que as empresas consigam manter os custos reduzidos, muitas optam pelas compras estratégicas, também conhecidas como strategic sourcing. Entretanto, para que essas etapas de strategic sourcing tenham o melhor resultado possível, é importante ficar de olho em alguns erros que não só podem – como devem – ser evitados.

Continue a leitura e descubra quais são esses riscos e quais ferramentas de strategic sourcing podem ajudar a evitá-los.

Quais são as etapas de strategic sourcing?

O setor de compras atual faz muito mais que apenas comprar insumos, matérias-primas e produtos. Por meio de estratégias como as etapas de strategic sourcing, as empresas começaram a não só reduzir perdas e diminuir custos na área de suprimentos, mas, principalmente, sincronizar os setores da empresa, permitindo um trabalho em conjunto de modo a alcançar as metas empresariais.

A partir dessa visão estratégica, os itens passam a ser mais que seu valor e qualidade, e se tornam objetos de estudos sob o custo total dele. Para quem deseja ter essa metodologia na empresa, essas são etapas de implementação do strategic sourcing:

1º passo: Colete dados da cadeia de suprimentos
2º passo: Use os dados para entender as prioridades da empresa
3º passo: Avalie e altere o orçamento com base nas necessidades
4º passo: Determinar as próximas compras
5º passo: Selecionar os melhores fornecedores para as demandas
6º passo: Compre e acompanhe as entregas dos produtos

O CRA (Conselho Regional Administrativo) do Rio de Janeiro abordou o strategic sourcing em uma palestra que mostra os impactos positivos que ela pode ter em um negócio.

Entretanto, existem erros que podem atrapalhar a performance da metodologia de compras estratégicas de uma equipe de Procurement, que você pode descobrir logo abaixo. Vamos lá?

Quais são os principais erros na implementação do strategic sourcing?

Fazer compras em quantidades erradas

Vamos começar por um dos erros mais básicos que um setor de Procurement pode fazer: equívocos relacionados às quantidades de pedidos – tanto um excesso como uma falta de insumos.

Enquanto um excesso de estoque significa gastos relacionados a armazenamento e possíveis perdas por causa de datas de validade, uma falta de insumos pode colocar a produção e as entregas em risco, deixando os clientes insatisfeitos com a empresa. 

Um planejamento de compras bem feito é essencial para que a empresa esteja preparada para a execução das etapas anteriores e também para possíveis alterações caso ocorram acidentes ao longo da cadeia.

Não ter um controle rigoroso do estoque

Colocamos esses dois erros em sequência porque eles se “complementam”. Muitas vezes, o erro nas encomendas de insumos e matérias-primas pode acontecer pois a empresa não possui um controle rigoroso de estoque. 

A gestão de compras precisa estar integrada com as vendas e o estoque, com controle e organização especialmente a respeito da armazenagem. Isso evita uma outra possibilidade de erro de estoque: a chance de um vendedor encontrar algo no sistema como disponível apenas para descobrir após a venda que o produto está em falta.

Um acompanhamento dos níveis de estoque pode ser a diferença que a sua equipe busca para tornar o processo de compras mais eficiente, por isso é essencial ter um balanço de todos os materiais que estão em estoque atualmente. Além disso, não deixe de fazer checagens periódicas para evitar falhas em contagens que comprometam a imagem da empresa.

Não estabelecer KPIs no planejamento de compras

Não adianta querer que sua empresa cresça e se torne uma referência no mercado se ela não possui metas que a ajudarão a alcançar o patamar desejado. Os indicadores-chave de desempenho, ou Key Performance Indicatores, são os companheiros ideais para quem quer seguir corretamente todas as etapas de strategic sourcing.

É através desses indicadores de desempenho que se torna possível o acompanhamento de resultados que eleva os índices de produtividade, integra de maneira mais efetiva as diferentes áreas da empresa e ajuda a determinar quais são os pontos fortes, possíveis melhorias e prioridades do negócio.

São vários os KPIs que podem ser usados na gestão de compras. Mas as principais métricas, de acordo com o texto KPI para compras: 9 indicadores essenciais para acompanhar são:

  • Custo de produtos
  • Qualidade de produtos
  • Precisão da compra
  • Savings
  • Lead time
  • Qualidade das entregas
  • Evolução de custo
  • Prazo de pagamento
  • Performance de fornecedores

Sabemos que implementar 9 diferentes KPIs simultaneamente em uma empresa é algo complexo, portanto avalie com a sua equipe quais esses indicadores melhor apoiam as ambições da companhia.

Ter parcerias com fornecedores ineficientes

As parcerias são grande parte do sucesso de um negócio. Por isso, sua empresa precisa realmente conhecer os fornecedores e terceiros que escolheu chamar de parceiros. Prazos e preços são apenas algumas das métricas que sua empresa deve observar para entender quem é esse parceiro.

Vamos supor que sua empresa precisa renovar os celulares usados pelas equipes de vendas. A diferença entre ter fornecedores eficientes e ineficientes é a maneira em que cada um deles olhará para essa demanda.

Enquanto um fornecedor indica quaisquer aparelhos, olhando apenas para o orçamento, outro parceiro buscou entender as necessidades da equipe para entender qual a demanda e o uso que esse equipamento terá. Qual você diria que foi uma compra mais estratégica e assertiva?

Portanto, busque sempre fornecedores especializados nas suas necessidades e com uma equipe preparada para lhe apoiar. Ademais, é essencial que você crie parcerias apenas com empresas confiáveis e que estão de acordo com os Compliances necessários para garantir o bom funcionamento do negócio.

Mas não se preocupe: existem tecnologias que podem ajudar com essa parte do trabalho. Por exemplo, a Linkana oferece um software que automatiza todo o processo de qualificação de fornecedores e Compliance, agregando segurança e eficiência à sua gestão de Procurement.

É com ferramentas de strategic sourcing como essa que as empresas conseguem mitigar riscos e reduzir a burocracia, otimizando processos e tornando as etapas de strategic sourcing ainda mais eficazes.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.