Entenda o que é TCO e como calcular os custos de produtos e serviços

Em geral, as empresas têm em comum a oferta de bens e serviços, o que envolve custos diretos, indiretos e não aparentes. Saber dessas despesas certamente o ajudará a entender o que é TCO.

TCO, ou Custo Total de Propriedade (Total Cost of Ownership), é uma suposição sobre os gastos obtidos com algum produto ou serviço dentro de um determinado período. Estar por dentro desse cálculo melhora a relação com os fornecedores durante a compra de suprimentos.

Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é TCO, mostrar a relação direta de tempo e dinheiro e como fazer o cálculo. Continue com a gente e boa leitura!’

O que é TCO?

TCO é uma métrica que calcula os custos de vida de um produto desde a sua venda. 

Esse tipo de avaliação é essencial para as empresas, uma vez que ela analisa os custos de compra e de todos os fatores que permeiam esse material, como a manutenção de equipamentos e o tempo de durabilidade de um produto, por exemplo.

Nos últimos anos, as empresas perceberam a necessidade de pesquisar não somente o custo de aquisição dos produtos, como a sua duração.

Com o passar do tempo, o TCO em compras ganhou relevância no mercado, tornando-se parte do cotidiano tanto das empresas quanto dos consumidores em geral.

Por fim, o TCO envolve diversos critérios para a tomada de decisões, desde a aquisição, planejamento, até a manutenção e a operação durante o período útil.

Vamos exemplificar? Supomos a compra de um veículo que custa R$20 mil no momento da aquisição. O TCO se refere ao custo de fatores adicionais, como, por exemplo, o seguro do veículo, o IPVA, a manutenção, a garantia, o custo mental, o que podemos compreender que o veículo em um ano custará, em média, R$25mil.

Isso significa que o TCO abrange todos esses custos, ampliando o campo de visão de quem negocia antes do contrato assinado.

Qual a importância do TCO?

O TCO tem relevância para a metodologia de strategic sourcing. Isso significa que, para passar pelas etapas do processo de contratação de fornecedores, por exemplo, é essencial fazer o cálculo completo do que será gasto, avaliando desde o custo do parceiro (o que ele representa no mercado, o valor do seu trabalho) à contratação de fato.

Ou seja, dentro da etapa de negociação em strategic sourcing, o TCO irá analisar as condições do produto ou serviço perante à concorrência, o que levará o negociante a ajustar o preço antes da contratação. 

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Como calcular o TCO?

O cálculo do TCO é baseado em três fatores: aquisição, implementação e suporte/manutenção, são eles que determinam o valor de um produto. Seguindo a premissa do exemplo acima, o TCO de um carro, vamos conhecer um por um:

  • Custos de aquisição: essa categoria relaciona a compra das peças para compor o veículo, a depreciação e o tempo gasto em horas de trabalho para pesquisa de mercado com relação à negociação dos fornecedores;
  • Custos de implementação: aqui entram custos de configurações de sistema, de tecnologia e mudanças de equipamentos;
  • Custos de suporte e manutenção: aqui surgem outras funcionalidades, como licenças, garantias, atualizações, contratações de fornecedores externos e de recursos humanos

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O que são custos diretos e indiretos?

Os custos que citamos até o momento em TCO em compras podem ter suas subdivisões que representam a natureza das operações envolvidas, sendo de ordem direta e indireta. Entenda como funcionam as classificações:

  • Custos diretos: esse tipo de característica se refere à quantificação de itens de um produto, incluindo a aquisição de tecnologia, suporte, gerenciamento, desenvolvimento e comunicação;
  • Custos indiretos: estão relacionados ao cliente, portanto, não envolve a quantificação. Aqui são calculados o suporte e atividades reparadoras ligadas à queda de produtividade por contratempos e erros.

Como definir o custo de vida de um ativo?

Ao adquirir conhecimento sobre o que é TCO, você pode conversar com sua equipe para decidir que atitudes tomar sobre os custos dos produtos e serviços, válido para uma comunicação mais abrangente com os fornecedores.

Por outro lado, também é importante considerar o tempo de vida útil dos itens, que podem ser classificados como:

  • Vida depreciável: significa o tempo em que um produto pode ser desvalorizado. Esse tipo de bem durável tem, em média, 5 anos de usabilidade;
  • Vida econômica: tempo em que a aquisição gera retorno financeiro, calculado conforme os custos para manter e operar o produto. Se os custos ultrapassarem o retorno de investimento, isso significa que a vida econômica do produto também está no fim.

O que considerar para o cálculo de TCO em compras?

Alguns fatores são preponderantes para que o cálculo de TCO resulte em soluções esperadas. Para isso, é importante que a empresa leve em consideração os seguintes aspectos:

Propostas bem definidas 

No procedimento de análise dos custo total de propriedade, o gestor deverá ter o propósito bem delineado para que as variáveis sejam analisadas de forma clara e objetiva, como, por exemplo, o levantamento de custos e recursos para implantação.

Definição dos custos 

Saber exatamente quais são os custos é fundamental para realizar o cálculo de TCO. Entre os mais comuns estão assinatura de serviços, aquisição de produtos e despesas, gastos com pessoas, e custos eventuais.

Decisão do período de cálculo 

Além de saber os tipos de custos, deve-se ter em mente o período de avaliação para o cálculo de TCO. O ciclo de vida de uma peça de carro, o tempo de realização de um projeto e o levantamento dos custos mensas de um setor são medidas que devem ser integradas no cálculo de TCO.

A importância de realizar o custo total de propriedade 

Com estratégias bem claras ao longo do processos de compras, é possível realizar o cálculo dos custos totais de maneira eficiente, pois saber o tipo de produto e o tempo de duração pode reduzir ou eliminar gastos desnecessários e evitar problemas com o consumidor.

Outro ponto interessante é que a escolha dos fornecedores também depende de um cálculo correto. Na hora de decidir sobre os parceiros, não pense somente no preço unitário oferecido, mas também no custo total ao longo do tempo.

Como diz o ditado, tempo é dinheiro. Com maior agilidade e tempo para se concentrar em decisões estratégicas, fazer um cálculo de TCO em compras se torna uma realidade para sua empresa.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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