O que é a Inscrição Estadual? Veja como verificar o cadastro dos seus fornecedores

A correta emissão de notas fiscais e o devido recolhimento de ICMS são  essenciais para as empresas estarem de acordo com a lei. Por isso, é fundamental que a sua organização entenda o que é a Inscrição Estadual e saiba como averiguar a condição dos seus fornecedores junto aos estados.

Esse tipo de consulta previne questões como riscos de passivos fiscais, denegação de notas e retrabalho para as áreas de compras, compliance, fiscal e financeira. Além disso, é vital para evitar problemas por conta de inadimplência e irregularidades envolvendo os seus parceiros comerciais.

Saiba o que é a Inscrição Estadual, para que serve, quem precisa ter esse cadastro e como verificar a situação dos seus fornecedores! 

O que é a Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual (IE) é o registro formal de um negócio junto à Receita Estadual da Unidade Federativa (UF) na qual ele está estabelecido.

Por meio da IE, uma instituição ganha permissão para comercializar produtos ou serviços que tenham repasse de mercadoria e recolhem o ICMS ( Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias) devido.

Esse imposto é obrigatório para venda e revenda, atividades de comércio varejista e atacadista, importação de insumos, atividades industriais e manufatureiras.

O número da Inscrição Estadual é constituído por nove dígitos que garantem uma certidão única de cada negócio no cadastro de contribuintes do ICMS. Ele é liberado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado no qual o registro é realizado. 

Uma dúvida comum quando pesquisamos o que é a Inscrição Estadual é a sua diferença para a Inscrição Municipal (IM). 

Apesar de terem lógicas parecidas, a municipal serve para recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS), que é de responsabilidade de cada prefeitura. Ou seja, empresas que prestam serviço online e presencial precisam ter um número de IM na cidade em que estão sediadas. 

Para que serve a Inscrição Estadual?

Diante das distinções entre os tipos de registro necessários para os negócios, muitos empreendedores  podem se perguntar para que serve a Inscrição Estadual. 

Ela tem como propósito manter o estabelecimento regularizado junto à Receita Federal, pagando em dia o ICMS, além de permitir a adequada emissão da Nota Fiscal de produto para os clientes. 

Tudo isso indica que a empresa é confiável para se fazer negócios e está cumprindo com as obrigações legais perante à Receita Federal. 

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Quem precisa ter a Inscrição Estadual?

Todas as instituições que comercializam algum tipo de produto físico são obrigadas a pagar o ICMS, logo necessitam da Inscrição Estadual, que é imprescindível para conseguir recolher esse imposto e demonstrar para os estados que estão com as contas em dia.

Isso serve para qualquer tipo de mercadoria entregue fisicamente para os clientes. Quando os itens comprados são enviados, automaticamente o empreendimento deve encaminhar a Nota Fiscal.

Entre os documentos que devem ser apresentados por uma organização que precisa cadastrar uma IE estão:

  • RG;
  • CPF;
  • certificado da empresa;
  • comprovante de endereço do empreendimento e da residência;
  • fotos do estabelecimento (ou da residência se for porta a porta);
  • alvará de funcionamento;
  • e-mail válido.

Essas demandas variam entre os estados, que podem ter suas regras e etapas de processo distintas, no entanto, toda Unidade da Federação requer essa inscrição.

Aproveite e confira: 

Quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores?;

Como verificar a situação cadastral dos meus fornecedores?

Depois de entender o que é a Inscrição Estadual, muitas instituições buscam descobrir como consultá-la. 

Para isso, basta acessar o site da Sintegra e seguir o passo a passo: 

  1. clique no estado da companhia que deseja averiguar;
  2. escreva o número do CNPJ;
  3. preencha ou clique na checagem anti robô;
  4. pesquise o estabelecimento desejado.

A SEFAZ irá informar o número da IE da organização solicitada e também mostrar a condição dela, que deverá constar como habilitada.

Além disso, ainda é possível visualizar um painel com diversos dados sobre a empresa, como endereço, telefone e tipos de atividades desempenhadas.

Agora, se você precisa fazer uma investigação mais detalhada sobre as informações de CNPJ e Inscrição Estadual do seu fornecedor, para avaliar de maneira adequada os riscos fiscais envolvendo as suas contratações, pode se beneficiar de um software de e-procurement como a Linkana. 

A Linkana automatiza, facilita e aprimora o procedimento de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores por meio da coleta, ordenação e análise de uma série de documentos e dados públicos e privados para identificar riscos fiscais, operacionais, trabalhistas, ambientais, regulatórios, entre outros, a partir do CNPJ.

Com isso, a sua organização tem um processo de contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

Entre os documentos, certidões e fontes examinadas pela Linkana estão a “Certidão de Débitos Tributários Não Inscritos do Estado”, emitida pela Secretaria da Fazenda do Governo do Estado (SEFAZ), e um levantamento no Cadastro Centralizado de Contribuinte (SINTEGRA) da Secretaria da Fazendo do Governo do Estado – SEFAZ. 

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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