Entenda o que é centro de serviços compartilhados e como implementá-lo em apenas 5 passos

Muitas empresas têm como meta uma busca constante de fazer mais com menos. E não são apenas as tecnologias que possibilitam alcançar esse objetivo: metodologias como a do Centro de Serviços Compartilhados também cumprem esse papel.

Se você quer reduzir custos e otimizar processos, continue a leitura para entender o que é Centro de Serviços Compartilhados e como implementar essa técnica na sua organização em apenas 5 passos.

O que é Centro de Serviços Compartilhados?

Também conhecidos como CSCs, os Centros de Serviços Compartilhados são unidades operacionais que reúnem uma variedade de funções de apoio da empresa. De marketing e administração até finanças e recursos humanos, esses centros podem atender várias unidades (como no caso de franquias) da mesma empresa de uma vez, otimizando a mão de obra.

De forma organizada, padronizada e assertiva, o setor absorve o tempo gasto nas unidades em atividades burocráticas e rotineiras, como na padronização de atividades cadastrais, ou otimização de processos logísticos, por exemplo.

Com o apoio dos CSCs para apoiar as unidades nas dúvidas e problemas rotineiros, elas podem focar seus esforços em demandas que agregarão valor para o consumidor final e, como benefício, aumentar o faturamento.

Como implementar um Centro de Serviços Compartilhados?

Compreender as necessidades e rotinas da empresa

Não é possível começar a implementar um Centro de Serviços Compartilhados sem antes compreender o funcionamento atual da empresa e todas as necessidades nos diferentes setores. 

Também é válido entender quais dos processos atuais da empresa são os de menor complexidade e baixo valor agregado. Se for possível colher estatísticas de desempenho dessas tarefas, não deixe de efetuar este passo. Esses números ajudarão em uma comparação futura com os resultados obtidos pelo CSC.

Um Acordo de Nível de Serviço também é recomendado. Nele, é possível criar a base de todo o planejamento do CSC, como a quantidade de pessoas envolvidas nos processos e tempo de entrega dentro de cada jornada.

Seleção de ferramentas de apoio

Os softwares são uma importante peça dentro do CSC, pois eles são um dos responsáveis em garantir a eficiência do Centro. Sistema de atendimento ao cliente e comunicação, softwares de controle e de gestão para Recursos Humanos são apenas alguns dos “ajudantes” que farão parte da rotina no núcleo.

Não se esqueça que não só o preço é fator decisivo, mas também a qualidade deles. Como essa decisão impactará processos a longo prazo, busque profissionais de cada setor para entender quais são as especificidades e quais são os principais benefícios que cada ferramenta deve ter.

Treinamento das equipes do Centro de Serviços Compartilhados

Agora que sua empresa já selecionou os colaboradores e as ferramentas que estarão no CSC, é importante unir as partes por meio de treinamentos para capacitá-los. Além disso, os clientes finais também devem participar desse processo para estarem cientes de como e quando acionar o núcleo. 

Essa capacitação também ajuda os usuários a compreender que a empresa está passando por uma otimização, reduzindo a resistência de algumas pessoas por mudanças.

Implementação do CSC

Com o CSC divulgado, chegou o momento de colocá-lo em funcionamento e entender quais processos estão funcionando e quais precisam ser adaptados.

Para evitar um grande choque na empresa, muitas optam pela integração gradual das áreas ao CSC, adicionando poucos setores de cada vez para entender a execução do projeto e realizar os ajustes necessários para melhorar o desempenho do projeto.

Algumas dicas importantes nessa etapa são a implementação de uma ouvidoria, para que os funcionários possam relatar suas experiências e a documentação do processo de implementação, para que a diretoria possa acompanhar o acompanhamento do processo.

Monitoramento

Todos os setores foram unificados com sucesso? Não pense que o trabalho acabou! 

Agora inicia o trabalho de monitoramento, para verificar se as solicitações estão sendo atendidas e se o atendimento é satisfatório. Acompanhar o processo de perto ainda permite que os pontos que necessitam de melhorias sejam identificados rapidamente e corrigidos.

Também é aqui que todos os dados recolhidos no início do processo podem ser utilizados, para entender por meio dos indicadores do Centro de Serviços Compartilhados quais pontos estão funcionando corretamente e quais possuem gargalos que precisam ser eliminados.

Entendeu o que o Centro de Serviços Compartilhados pode fazer pelo seu negócio?

Agora que você conheceu o processo de implementação de uma Central de Serviços Compartilhados, é importante tirar um momento para reforçar as vantagens desta implementação para a empresa.

Para o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), o principal benefício do que o Centro de Serviços Compartilhados oferece é a redução de custos:

Mas alguns outros benefícios que podemos citar sobre o CSC são:

  • Maior produtividade
  • Aprimoramento da comunicação entre setores
  • Mais controle na tomada de decisões
  • Aumento da qualidade do serviço/produto
  • Apoio no crescimento do negócio
  • Experiência de atendimento personalizada
  • Padronização de processos
  • Maior satisfação de clientes

São muitos benefícios que o Centro de Serviços Compartilhados oferece, não é mesmo? Mas para que ele tenha o impacto desejado e traga o retorno esperado é necessário um investimento financeiro, assim como de tempo e de tecnologias para tornar o processo o mais efetivo possível.

Esses investimentos, por sinal, são importantes em todas as empresas para um maior controle e produtividade. 

Na área de Procurement, por exemplo, uma alternativa mais inteligente e eficiente é a plataforma da Linkana, que conta com a confiança de empresas como Porto Seguro, Nivea, Basf e Comgás, entre outras companhias.

Com esse software, a sua equipe terá enormes ganhos em eficiência e segurança na automação de processos como a homologação e cadastros de fornecedores.

Quer ver a quantidade de informações que a Linkana pode automatizar nos seus processos de homologação? 

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.